Канбан на практике: как использовать доски на ИТ-проектах

Что такое Канбан: история возникновения и принципы

В своей практике я сталкивался со многими подходами к управлению проектами: кто-то предпочитает классику, кто-то выбирает гибрид, кто-то — гибкость.

На ИТ-проектах обычно используют Канбан-методологию. Этот подход пришел к нам из Японии 50-х годов. Мастера одного небезызвестного завода крепили на общую доску карточки, где прописывали свои потребности в производственных мощностях. Так материалы поставлялись исключительно по требованиям, а не впрок. Благодаря чему удалось оптимизировать использование ресурсов.

Метод оказался рабочим и «вышел» за пределы промышленной сферы, когда бизнесмен Дэвид Андерсон приспособил Канбан к разработке и внедрению программного обеспечения.

Главные принципы:

• визуализация рабочего процесса;
• WIP-лимиты — ограничение количества задач в работе;
• постоянное отслеживание основных метрик и их корректировка;
• приоритизация задач;
• регулярные командные встречи;
• непрерывная поставка ценности.

Основным визуальным инструментом Канбан-методологии является доска. Она может быть физической или цифровой. На ней размещаются столбцы, каждый из которых — этап работы. Участники команды распределяют свои задачи (тикеты) по колонкам. Инструмент помогает визуализировать рабочий процесс, отслеживать прогресс и выявлять узкие места (где застревают задачи).

Пример Канбан-доски

5 главных плюсов Канбан-досок: практический опыт

Мы используем цифровые доски как основной инструмент на ИТ-проектах внедрения, в том числе масштабных: когда трудовые затраты превышают 10 тыс. часов, а численность команды начинается от 30 человек. В этом нам помогают «Agile-доски» от Directum Projects — российской системы управления проектами. Расскажу о главных преимуществах решения:

1. Доски адаптируются под потребности команд.

Как правило, мы создаем сразу несколько визуальных пространств для задач:

• команды управления, где решаются организационные вопросы;
• команды аналитиков, где специалисты управляют процессами проектирования и работают с требованиями;
• команды разработчиков, где фиксируются задачи по доработке и настройке системы.

На каждую доску назначаются ответственные — обычно это тимлид команды. Чтобы выстроить прозрачное взаимодействие между участниками команды и избежать недопониманий, правила работы с доской закрепляются в тикете.

Правила работы с доской

Доски могут быть максимально простыми, когда команда работает всего с тремя колонками («Бэклог», «В работе» и «Выполнено») или посложнее: на наших проектах у аналитиков и разработчиков добавляются столбцы «Сбор информации и анализ», «Описание», «Рецензирование», «На согласовании у заказчика».

Удобно, что команды могут адаптировать доски под свои потребности:

• использовать собственные метки, чтобы быстрее ориентироваться в задачах;
• настраивать свимлайны, чтобы визуально разграничить все работы;
• добавлять свои колонки, чтобы ни один этап не остался незамеченным.

Настройка свимлайнов

Права доступа гибко разграничиваются: в нашем случае отделы не видят доски друг друга, а команда управления имеет доступ ко всей информации. Так руководители верхнеуровнево отслеживают работы и подключаются к решению проблем, если что-то идет не так.

2. Задачи визуализируются в едином цифровом пространстве.

Канбан-доска объединяет все работы в одно окно: задачи больше не теряются, участники видят актуальный статус проекта и могут планировать свою загрузку. В тикетах собрана необходимая информация — например, описание задания, дедлайны, приоритет, ответственные, трудозатраты. Чтобы оценить работы конкретного участника команды, мы используем фильтры. Так видно, сколько задач было завершено, сколько — находятся в работе, сколько — сотрудник сможет взять на себя «сверху».

Еще один инструмент контроля — накопительная диаграмма потока. С ее помощью наша команда оценивает, насколько быстро проходят задачи между этапами, где появляются «бутылочные горлышки» и не перегружены ли участники.

Накопительная диаграмма потока

3. Можно управлять большими командами и смежными отделами.

С Канбан-досками управление командами становится проще: все данные, в том числе, ссылки на документы и итоги, закрепляются внутри тикетов. Если кто-то из участников привык работать через обычные задачи, можно отправить их напрямую с доски.

Сохранять хороший рабочий темп и не перегружать сотрудников помогут WIP-лимиты. Мы устанавливаем нормы задач для каждой колонки, кроме этапов «Бэклог» и «Выполнено». Лимиты обсуждаем вместе с сотрудниками, которые работают с досками. Так планирование становится более эффективным. По моему опыту, количество задач на одного специалиста в среднем должно равняться 3. Так человек будет сконцентрирован на решении наиболее приоритетных вопросов.

Изменения на проекте не остаются без внимания: руководители и участники команд гибко настраивают уведомления. Например, когда на тикет назначаются ответственные или появляется комментарий к задаче, поступают оповещения на саму доску, в папку «Входящие» или на электронную почту.

4. Отслеживается прогресс проекта.

Еще один важный лимит, который мы используем на ИТ-проектах, — количество дней, когда тикеты находятся без движения. Ограничения мы настраиваем для каждой колонки (не больше одной рабочей недели). Если тикет «застрял» на одном из этапов, это сигнал для руководителя: требуется дополнительное внимание.

Просроченные задачи подсвечиваются красным

На регулярных встречах мы обсуждаем выполнение проекта: где возникли проблемы, в правильном ли направлении движется команда. Такие синхронизации помогают не упустить из вида важное и фиксировать все решения по проекту на организационной доске.

5. Выстраивается сильная и мотивированная команда.

Канбан-доски создают культуру партнерства, где каждый человек может влиять на правила работы, предлагать свои решения и видеть загрузку других участников. Благодаря тому, что рабочий процесс становится полностью прозрачным, сотрудники мотивированы завершать задачи в срок, сокращаются риски, что где-то возникнет конфликт или простой.

Конечно, доски не смогут охватить полный цикл управления проектами: здесь нужна комплексная система для планирования сроков, бюджетов и ресурсов, организации документооборота и базы знаний, сбора отчетности в разных разрезах. Если вы находитесь в поиске программного решения, изучите полезный гайд «Как выбрать ИСУП». Внутри собраны сравнительные таблицы и опросы. Надеюсь, что это поможет вам выбрать правильное ИТ-решение. Удачи, и да прибудет с нами сила Канбан!