Кейс. «Хочу, чтобы календарь был прямо в ECM-системе»

Продолжение серии Искусство тайм-менеджмента в ECM. Задачи и/или календари.

Эта «хотелка» третьего заказчика на первый взгляд показалась вполне вразумительной. Действительно, если задачи приходят в ECM-систему, то в ней же логично видеть их виде календаря. Другой вопрос – что они на самом деле ожидают от календаря, и как это связано с ECM.

Плюсы планирования задач в календаре ECM-системы

1. Пользователь видит единое окно, без надобности переключаться между разными программами.

Хотя мое мнение, с вашего позволения, это удобство только кажущееся. Дело в том, что уровень интеграции программных продуктов развивается бешенными темпами и вызвать одну программу из другой, для выполнения определенных операций, давно не является проблемой.

2. Экономия на ПО и услугах поддержки.

С другой стороны приложения для планирования часто встроены в офисное ПО, которое стоит у сотрудника по умолчанию, либо он использует бесплатные приложения. Так что аргумент тоже слабый.

Минусы планирования задач в календаре ECM-системы

1.     В первую очередь – ограниченный функционал и гибкость планирования времени.

Для начала вспомним, что ECM-система по определению заточена под решение определенных задач, связанных с документами, бизнес-процессами и потоками работ (content management, docflow, workflow), а планирование – это другой класс систем (стратегическое, оперативное, календарное и т.д.).

Расскажу случай из своей практики: потребовалось мне однажды распланировать работу по долгосрочной задаче на несколько дней по паре часов. Во внешнем приложении-календаре это можно было сделать без всяких проблем, а вот внутреннем оказалось проблемой. ECM-cистема, не предоставляла более гибкого функционала под решение задач второстепенных, если бы она «подминала» под себя все возможности, ее стоимость перевалила бы за космос. Наверняка, у вас есть и свои собственные примеры: невозможность выдать права доступа на свой календарь внешним сотрудникам, отсутствие интеграции с гаджетами и другими приложениями, менее удобное планирование и т.д.

2.     Подобный календарь будет закрывать только задачу планирования рабочего времени (бизнес-календарь).

А многие хотят планировать еще и свое личное время. Какие варианты решения здесь есть? Первое – это выгрузка бизнес-календаря и его синхронизация во внешней системе с личным, второе – «тащить» личный в календарь в ECM, т.е. фиксировать в ней какие-то свои личные дела. Второе – точно в корне неправильно, т.е. опять склоняемся к тому, что планирование должно происходить во внешнем календаре и ECM-система должна предусматривать возможность удобной интеграции.

3.     Доступ к бизнес-календарю ECM-системы скорее всего будет доступен для просмотра только с рабочего места сотрудника.

Это продолжение п.1. Хотя разработчиком могут быть предусмотрены и web-приложения, и различные мобильные устройства, но все же совершенно не факт, что они будут полнофункциональны в части работы с календарями.

Пример как может быть реализована интеграция

В Задании в СЭД есть кнопка:

При ее нажатии в календаре появляется событие

Отмечу, что по этому кейсу, наверное, и нет 100-процентного варианта решения. Многое зависит от функционала конкретных решений, привычек и бизнес-культуры. Но лично я за отдельные внешние приложения-календари, заточенные под оперативное планирование, которые не только позволяют работать с любых устройств, в любом месте и в любое время, объединять несколько календарей, и обладают более широким функционалом.