Кейс «Хочу видеть на какое время запланировано исполнение моей задачи»

Продолжим разбирать ситуации, связанные с планированием, как их видят заказчики, и как они решаются с помощью ECM-системы.

Этот кейс уже другого заказчика, и относился он первоначально к блоку согласования договорных документов.

Интерес в данном случае был как у рядовых сотрудников отдела продаж, которым хотелось прозрачно понимать какой срок займет согласование их договоров, так и у руководителей департаментов, к которому данный договор ушел, чтобы понимать общую загрузку отдела.

Решение как помочь руководителю стандартными средствами ECM-системы мы нашли быстро – с помощью графических виджетов (см.рис.5) руководитель может оперативно определить текущую загрузку своего отдела.

Рис.5. Рабочее место руководителя с настроенными виджетами по своему департаменту

С рядовыми сотрудниками дело обстояло сложнее и причина тому – конфиденциальность. По умолчанию просто так увидеть какие договора «висят» на согласовании у Натальи Ивановны система сотруднику просто не даст, поскольку права доступа на «не его» договоры будет отсутствовать. Правильно ли это – решать каждому конкретному заказчику, ибо права доступа при необходимости можно перенастроить.

Попробуем порассуждать далее о «точном времени рассмотрения». К исполнению типовых задач любой сотрудник обычно подходит последовательно. Вспомните, когда вы спрашиваете Наталью Ивановну: «Когда вы посмотрите мой договор?». Она отвечает обычно что-то вроде: «У меня еще два договора висят, твой – третий». Итого – конкретное упоминание времени отсутствует, хотя и вы, и Наталья Ивановна понимает, что на рецензирование одного договора у нее уходит примерно полчаса, следовательно, до вашего она доберется, наверное, через 1 час.

Проблема в «наверное». Всегда могут всплыть обстоятельства, которые эти расчеты нарушат: либо один из первых двух договоров окажется «сложным», либо Наталью Ивановну отвлекут на какое-то важное совещание и т.д… На собственном опыте могу сказать, что даже планирование всех задач в календаре всей организацией на корпоративном уровне не исправит положение. Во-первых, потому что календарь другого пользователя по-прежнему является конфиденциальной информацией, а во-вторых, всегда найдутся другие, более приоритетные дела, которые легко сместят ваш договор на второй план, особенно если он не имеет статус «В приоритете».

В конечном счете, в последней части нашего кейса мы с заказчиком не нашли решения, но, что самое интересное, оно и не понадобилось, так как скорость обработки договоров, исполнительская дисциплина и прозрачность, с внедрением СЭД, повысилась до такого уровня, что вопрос был снят. Однако, если у вас есть вариант решения, прошу поделиться опытом – это будет интересно и поучительно.