Холодное лето 2010 (часть 1)

Написав статью «В половине двенадцатого с северо-запада» о внедрении СЭД и отослав ее своим друзьям, занимающим высокие посты в  компаниях, я получил в ответ примерно одинаковые комментарии. Суть состояла в следующем: «Нет, ну ты напиши побольше про меня, про руководителя, и зачем оно мне надо - детально, с примерами». Естественно, на данный момент, в их компаниях СЭД не установлен (видимо где-то я не дорабатываю J). Поэтому решил написать статью, в которой постараюсь описать полный цикл внедрения СЭД, начиная с презентации и заканчивая сдачей в промышленную эксплуатацию. А чтобы не «грузить» уважаемых читателей, разделю ее на несколько частей, которые буду публиковать по мере написания.

Да, еще читатели возмущались, как несправедливо автор обошелся с Василием: «так нормальный парень, работу работает, зачем ты так с ним?!». Обещаю, в первой же части, исправиться.

Посвящается друзьям…

Все имена, фамилия и должности не являются вымышленными, а события могли бы происходить на самом деле.

Холодное лето 2010

Часть 1. Пресейл

 7.00. Сигнал будильника на мобильном телефоне. Подъём. 7.10, 7.20. Подъё-оом. 7.30. ПОДЪЕМ. Ну встал, встал. В ванную на ощупь с закрытыми глазами. Интересно, кто-нибудь еще использует настоящие будильники? Ну те будильники, которые в будильниках, а не в мобильных телефонах. С 7.30 до 8.00 сбор и только одна мысль – какого … надо так рано вставать, и что это - жизнь или «бытие мое», и как тяжело быть директором, да и вообще просто тяжело. Но Заказчик! ждет…

Запуск двигателя, педаль в пол и покатили, и кажется отпустило: утро прелестное и не такое уж сумрачное, ветер вроде теплый, и дождь не дождь, а так, одинокие капли воды. Выехал на Щелковское шоссе, тут же уперся в ряд машин… – говно утро.

Включил радио, поет группа «5ivesta family» - «Разве может быть без снега вьюга? Разве могут люди друг без друга? Твои безумные идеи, орхидеи и внимание, но много лет должно пройти до понимания…». Хм, молодцы, взяли советских времен музыку и припев, и старый хит стал новым. Незачем заново изобретать велосипед – правило на все времена и для всех областей.

Так, к делу. Что известно о Заказчике – производит и продает современные высокотехнологичные материалы, головной офис в Москве, несколько заводов в Подмосковье и регионах. Народу вроде много, человек 500, рабочих мест с компами меньше, людей, которые знают куда жать, еще меньше. Предвижу первый вопрос – «Как быстро ваш СЭД принесет прибыль Компании?». Не приносит СЭД прибыли, не приносит, а сокращает издержки и расходы…

Заехал на третье транспортное, потом съехал на Бакунинскую улицу, остановился около Елоховского собора – ну где этот Кирилл?! Дал же Бог сотрудников. Ну почему не могут сами проводить презентации, «производить впечатление», везде надо за ручку водить. Как маленькие.

Кирилл поднимался по эскалатору из метро Бауманская и думал: «Интересные люди, генеральные директора. Ну почему одному не съездить на презентацию?! Рассказал бы, показал, нет, надо тащить с собой еще кого-то. Был же манагер, Вася. Ездил, договаривался. Правда потом фиг реализуешь все его и Заказчика фантазии, но ездил же…»

– Здорово, Кирилл, еще не курил? Прыгай.

– Привет.

– Спорим, я знаю вопрос, который нам зададут сразу после презентации?

– «А почему так дорого»?

– Блин… спорим, я знаю два первых вопроса, которых нам зададут?

Настроение ухудшилось…

Через 3 минуты уже были на месте, зашли внутрь, и первое, что бросилось в глаза это симпатичная молодая девушка.

– (шепотом) Кирилл, смотри, какая хорошая  девушка, пока не началось.

– (шепотом) Что началось?!

– Здравствуйте, вы не нас ждете?

– А вы на презентацию? Тогда вас. Возьмите пропуска и проходите за мной.

– Кирилл, бери пропуска (шепотом) и присмотрись к девушке, правильная девушка, пока не началось.

– (шепотом) Да что началось то?

– Меня зовут Аня.

– Очень приятно, это Кирилл. А скажите, пожалуйста, какую должность вы занимаете?

– Я PM - руководитель проектов.

– Ммм.. А чем вы занимаетесь?

– Ну, я слежу, чтобы все наши ай-ти специалисты вовремя все делали, сдавали отчеты, планы и т.п.

– (шепотом) Началось!!! Надо будет объяснить, чем администратор проекта отличается от руководителя проекта.

– (шепотом) Культуру в массы.

Пока Кирилл, подключал ноут к проектору и загружал необходимое ПО, в переговорной собрались сотрудники Компании. Лица у них были не очень счастливые: половина, наверняка не понимает, кто мы, и зачем здесь они. Пора было начинать. Как обычно начинают? «Добрый день. Спасибо вам за предоставленную возможность показать нашу Систему». Выстрелить бы тому в голову, кто это придумал. Попробуем по-другому:

– Не поворачивается язык назвать это холодное, дождливое утро добрым. Поэтому – «Здравствуйте». Чаще всего поиск документа сводится к поиску человека, который знает, где этот документ лежит. И сейчас мы вам покажем, как можно обойтись без поиска этого человека.

Сотрудники улыбнулись и вроде немного взбодрились.

– Кирилл расскажет вам про основные возможности Системы электронного документооборота. А после мы ответим на ваши вопросы.

– СЭД - это аппаратно-программная платформа, а если говорить проще, то это визуальный конструктор, с помощью которого возможно автоматизировать различные процессы вашей компании. Данная платформа позволяет без участия программистов сделать большую часть, а иногда весь объем работ. Платформа позволяет легко и непринужденно настраивать рабочие места пользователя, в зависимости от выполняемых обязанностей - журналы документов, поля регистрационных карточек, шаблоны фильтров и поисков, область представлений, уведомления по электронной почте и смс и многое другое.

– Смс?

– Да, можете пойти по магазинам или просто выключить монитор и «покемарить» в свое обеденное время. А в полученной смс будет написано, кто и что от вас хочет. Теперь подробнее о представлениях – это деревовидное отображение «папок», например, все входящие документы или все договора в статусе «на согласовании». Выглядит аналогично «проводнику» в ОС Windowsи, разумеется их возможно настроить по вашим потребностям и желанию.

– Скажите, а возможно сделать так, чтобы у меня в вашей Системе была кнопка, при нажатии на которую запускалась игра Lines?

– Возможно. А это является неотъемлемой частью вашего рабочего дня?

– Нет, конечно. Это я просто так спросил… Чтобы понять возможности Системы...

– Можно даже сделать так, чтобы эта кнопка была видна определенным сотрудникам, и не видна другим, более «важным».

–  (шепотом соседу) Отличная Система.

Вот Кирилл жжет, еще пара таких высказываний, и сотрудники выстроятся к нему в очередь.

– Продолжим. Для автоматизации нового процесса необходимо создать карточку документа, подготовить шаблоны документов, настроить маршрут движения, создать отчеты. После этого возможно вносить реквизиты документа в карточку, прикреплять электронные копии документов и «двигать» документ по настроенному маршруту. А для получения сводной информации формировать отчеты, например, листы согласования, отчеты по исполнительской дисциплине, различные реестры, справки и т.п.

На данный момент уже разработаны готовые решения, реализованные на данной платформе – это «Делопроизводство», «Согласование договоров» и ряд других. Т.е. мы, используя возможности платформы, создали полноценные решения. Вы, с помощью своих ИТ-специалистов можете легко изменять и дорабатывать их. Например, можете добавить или убрать ряд полей в карточках, поменять внешний вид карточек, изменить маршрут движения документов. И я сейчас на ваших глазах это продемонстрирую.

– Начальник отдела делопроизводства. Я работаю в данной области далеко не первый год. И видел различные системы.

Монолог плавно начинает переходить в диалог. Надо вставить «свои пять копеек».

–  Я, думаю, и не первое десятилетие.

–  Вы правы, молодой человек. Расскажите поподробнее о решении «Делопроизводство».

– Давайте я расскажу, а Кирилл покажет. Решение «Делопроизводство» позволяет автоматизировать обработку следующих типов документов: «Входящие», «Исходящие», «Документы внутренней переписки», «Организационно-распорядительные документы». Для каждого типа создана отдельная карточка со своими атрибутами, соответствующие шаблоны, отчеты. Например, для исходящих документов предусмотрен следующий основной маршрут – создание проекта документа, согласование, подписание, регистрация и списание в дело и затем рассылка адресатам. Таким образом, описывается весь жизненный цикл документа. Маршрутизация является свободной и гибкой, то есть вы можете пропустить ряд этапов или «поменять» их местами. При необходимости можно использовать жесткие – заранее созданные маршруты.

– Я вижу, что это удобно и совсем не сложно. Мы сможем реально сэкономить время на обработку документов. Ну а если нам понадобится обрабатывать новый тип документов, например, нормативно-справочная информация?

– Скопируйте одну из наших карточек, назовите ее НСИ, добавьте нужные поля и работайте. Только нам не говорите, чтобы мы не расстраивались, что у нас «хлеб отбирают».

(смех в зале)

– Руководитель проектов, Аня. Мне кажется, что это очень интересная система по своим возможностям и легкостью изменений. К тому же есть ряд готовых решений, которые можно уже сейчас использовать.

– Главный бухгалтер. Вы все хорошо рассказываете, очень хорошо, клянусь, честное слово. Но вы недостаточно понимаете корпоративную ситуацию! Вы жизнь видите только из-за монитора ваших ноутбуков, клянусь, честное слово. Думаю, это недешевая система, и это в то время, когда наша Компания еще не сдала полугодовую бухгалтерскую отчетность.

Если представить, что Аня - это девушка Нина из гайдаевской комедии «Кавказская пленница», сотрудник из отдела делопроизводства – Бывалый, сотрудник из бухгалтерии – товарищ Саахов, то для дальнейшего положительного развития событий нам нужен активист Шурик.

– Начальник отдела развития информационных систем. Коллеги, мы не можем и просто не имеем права игнорировать развитие информационных технологий. В конце концов в других странах давно используют такие системы. Они помогают сократить издержки компаний и в итоге повысить благосостояние сотрудников.

А вот и «Шурик».

– Вот вы сейчас автоматизируйте отдел бухгалтерии, и у меня будет к вам небольшое, но ответственное поручение...

Так… пора ехать отсюда, пока нас ненароком не посвятили во всю «корпоративную ситуацию».

– Прошу прощения, если вопросов по СЭДу больше нет, то с вашего разрешения мы бы покинули вас. А вы подумайте, насколько вам интересна, и может быть полезна данная Система.

– Ты куда, Кирилл, в офис или дома сегодня поработаешь?

– Если нет встреч рабочих групп, то я бы домой.

– Добро. Докину до метро, а то дождь опять пошел.

– Смотри, смотри. Да вон, на перекрестке, чувак зарядник для сотового продает водителю

– Тебе зачем? Решил зарядник сначала купить, а потом машину?

– Да это же Василий наш, ну менеджер.

– Хм.. молодец, физический труд облагораживает. А лето не очень в этом году…

– И не говори, даже не покупались толком.