Константин Истомин, DIRECTUM: Новая стратегия направлена на создание идеальной ECM-системы цифрового предприятия

2018 год для компании Directum стал показательным в плане задач, которые приходилось решать. Каждый второй проект включал нестандартные процессы и подходы. О важных внедрениях, особенностях замещения иностранных и устаревших систем, а также ключевых приоритетах развития решений Directum в интервью TAdviser рассказал исполнительный директор компании Константин Истомин.

Каковы его ключевые итоги 2018 года для компании?

Главный показатель нашей работы — это реализованные проекты, то есть решенные бизнес-задачи клиентов. Прошедший год показал стабильный рост количества проектов: это и новые проекты по внедрению или замещению систем (дочерние компании ПАО «Газпром»), и развитие текущих клиентов. Особого внимания заслуживают проекты, где решались нетривиальные задачи документооборота: конфиденциальное делопроизводство (Группа ЧТПЗ), кадровый документооборот (ООО «Локомотивные технологии»), развитие Региональной системы исполнения регламентов (Правительство Рязанской области), внедрение искусственного интеллекта (АО «ОДК») и др.

Мы анонсировали несколько инновационных решений: от интеллектуальных сервисов до чат-ботов. В их основе лежат актуальные потребности бизнеса, с которыми мы регулярно сталкиваемся.

Весь спектр решений и принципиальные подходы к работе отражены в новой долгосрочной стратегии DIRECTUM DigitALL. И сегодня мы предлагаем своим заказчикам не просто СЭД со стандартным набором функций, а комплексную интеллектуальную ECM-систему для решения задач цифрового предприятия. 

Важным событием для компании стал выпуск версии 3.0 системы DirectumRX.  Это новая точка отсчета — теперь DirectumRX не просто легкое облачное решение для небольших компаний, это современная функциональная ECM-система с продуманной эргономикой и встроенной средой разработки. Система по-прежнему доступна как в облачной, так и в локальной поставке и обеспечивает работу нескольких тысяч пользователей.

Какие важные нововведения появились в решениях DIRECTUM?

Мы не просто следим за трендами, мы изучаем предметные области, разрабатываем решения и самое главное — применяем их на практике.

Ключевое нововведение, которое появилось в решениях компании DIRECTUM в 2018 году, — это искусственный интеллект. Уже сейчас заказчики обрабатывают документы с помощью интеллектуальных сервисов DIRECTUM Ario, им доступны разные возможности: извлечение фактов из текста, автоматическая классификация и распределение потоков писем, договорных документов, первички; выявление изменений в документах, определение ответственного исполнителя и умный поиск.

Выпущено решение «Долговременный архив», которое обеспечивает управление бумажным архивом и юридически значимое хранение электронных документов с соблюдением всех процедур архивного делопроизводства.

Для вовлечения в цифровые процессы всех сотрудников разработаны корпоративные чат-боты. Также чат-боты активно используются в решении по обмену электронной транспортной накладной (ЭТрН) в сервисе обмена Synerdocs.

К слову, Synerdocs стал первым российским сервисом, который позволяет компаниям обмениваться электронными транспортными накладными. Используют его все участники цепочки поставок — транспортно-логистические компании (ТЛК), грузополучатели и грузоотправители.

Новые возможности появились в решении для организации сквозных процессов в холдинге — взаимодействие между компаниями может и должно быть простым и контролируемым. В области межкорпоративного документооборота расширяется список коннекторов к сервисам обмена, доступны инструменты тонкой настройки бизнес-процессов — прямо из ECM-системы документы отправляются контрагентам и контролируется их возврат.

Расскажите о новых проектах, выполненных компанией за последний год.

Последний год стал очень показательным в плане задач, которые приходилось решать. Каждый второй проект — это нестандартные процессы и подходы. Так, например, завершился проект в Группе ЧТПЗ. Порядка 7 000 пользователей в 100 городах работают в единой ECM-системе. Что нетривиального в проекте — реализовано конфиденциальное делопроизводство, учтены все требования к хранению и обмену документами с грифом в электронном виде.

В 2018 году развивались крупные проекты. ПАО «Сургутнефтегаз» и его дочернее общество ОАО «Калининграднефтепродукт» перевели в электронный вид работу с бухгалтерской документацией. В первом случае автоматизация коснулась регистров бухгалтерского учета, во втором — налажен юридически значимый обмен документами между подразделениями.

В ООО «Локомотивные технологии» реализовано решение по оценке персонала. Благодаря прозрачности процедур и понятной методике оценки персонал замотивирован развивать собственные навыки для соответствия компетенциям и корпоративным целям.

Интересны проекты по внедрению интеллектуальных сервисов в ПАО «Объединенной двигателестроительной корпорации» (ОДК) и в АО «ОДК-Авиадвигатель». Компании обрабатывают потоки входящих бумажных документов с помощью DIRECTUM Ario. Всего за прошедший год мы реализовали 8 проектов с внедрением искусственного интеллекта, среди них, конечно, есть и пилотные проекты.

Среди проектов в государственном секторе нужно отметить внедрение системы в Мурманской областной Думе, работы в Правительстве Рязанской области: мультирегиональность и интерактивные формы заявлений для ЕПГУ, работа в СМЭВ через системы-интеграторы.   

Стартовали масштабные проекты внедрения единого долговременного архива документов в крупных компаниях. Во всех случаях это крупные компании, где порядка 10 000 пользователей информационных систем. В таких организациях накоплены большие объемы не только бумажных, но и электронных документов, поэтому управление их хранением становится весьма актуальной задачей.

С каждым годом все более востребованы мобильные решения. DIRECTUM Solo для руководителей активно используется в АО «Гражданские самолеты Сухого», Группе ЧТПЗ, в Правительстве Вологодской области. С DIRECTUM Jazz работают сотрудники в АО «Главкосмос», «ВР-Ресурс», АО «ОДК — Газовые турбины».

Множество проектов клиенты выполняют самостоятельно: это и внедрение с нуля, и развитие текущих решений. Общую картину и масштаб проделанной работы мы видим на ежегодном конкурсе ИТ-проектов и решений DIRECTUM Awards. Последний конкурс, который завершился в марте 2019 гола, собрал 85 заявок. Среди участников отметились ПАО «Т Плюс», ПАО «Русполимет», ПАО «Совкомбанк», фармацевтические компании АО «Гедеон Рихтер - Рус» и Biocodex.

Были ли среди новых проектов внедрения, в которых замещался иностранный продукт?

Я уже упоминал проект в Группе ЧТПЗ, там замещалась иностранная система электронного документооборота. Миграция исторических данных, накопленных за 10 лет использования EMC Documentum, стала отдельной масштабной задачей проекта.

На проекте нашего партнера в АО «Гражданские самолеты Сухого» (АО «ГСС») также замещалась система EMC Documentum. На базе DIRECTUM создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.

В дочерних обществах ПАО «Газпром» сейчас ведутся проекты внедрения с замещением систем на платформе Lotus. В пользу DIRECTUM сыграли сразу несколько факторов: наличие в портфеле готовых решений и возможность их адаптации, интеграционные механизмы с системами SAP и наш опыт ведения масштабных проектов, в том числе в других компаниях общества.

Насколько наработан процесс замещения зарубежных ИТ-решений?

Для эффективного внедрения наших продуктов в компании есть специальная технология, учитывающая многолетний опыт замещения, в том числе и зарубежных ИТ-решений. Особой разницы нет, чей продукт замещать — отечественный или иностранный, алгоритм действий принципиально одинаков.

Каждый второй проект внедрения сейчас — это замещение устаревшего ПО. Большинство компаний-заказчиков уже имеют опыт работы с системами электронного документооборота, и сегодня достигли той степени зрелости, когда есть понимание задач и конечной цели цифровизации.

Технологию внедрения с замещением системы практикуют и наши партнеры. Они обладают достаточно высокими компетенциями, чтобы самостоятельно реализовывать такие проекты: ПАО «Ил» (Танаис), издательский дом Conde Nast (Акелон), АО «ОДК» («Современные технологии»), Правительство Ярославской области («ФИНЭКС Качество») и т.д.

Условно минимальный план замещения состоит из нескольких этапов:

• анализ заказных наработок под клиента и накопленных исторических данных в замещаемом ИТ-решении;
• развертывание и настройка системы DIRECTUM;
• обучение пользователей клиента;
• миграция исторических данных из замещаемого ИТ-решения;
• поддержка сотрудников клиента на этапах тестовой и опытной эксплуатации.

При переходе на новую систему мы призываем клиентов стремиться к более высоким результатам. Это не должна быть замена ради замены, нужно оценивать эффективность действующих процессов и пересматривать их при необходимости, переходить на полностью цифровую форму, расширять использование по охвату задач и пользователей. Нужно выходить на новый уровень управления — на новый уровень цифровизации.

Каких, по вашему мнению, доработок требуют законодательные решения в сфере ИТ-импортозамещения?

Импортозамещение сегодня — это не столько закон, сколько рекомендация и направления развития. Да, в действующих НПА иногда не хватает конкретики и однозначности трактовок, но в целом на уровне законодательства уже сделано достаточно. Политическая воля объективно есть и понятна всем, импульс уже дан — реальное движение в направлении импортозамещения есть.

Нужно ли что-то улучшать в законодательстве? Дискуссионный вопрос. Сейчас нужна грамотная плотная работа ИТ-профессионалов на местах. Не заниматься достижением показателей по импортозамещению, а создавать надежные и эффективно работающие системы. Важно, чтобы выделялось финансирование. Тогда останется только поддерживать весь этот огромный сложный механизм.

Каковы планы развития ваших продуктов на ближайшие годы? Какие направления для вас будут в приоритете?

Направления развития продуктов компании отражены в стратегии DIRECTUM DigitALL, которая обеспечивает комплексный подход для реализации идеальной ECM-системы современного цифрового предприятия. Какие направления включает в себя стратегия:

• Юридическая значимость электронных документов, которая должна обеспечиваться во внутренних и внешних процессах компании: важно поддерживать работу с разными видами ЭП, выстраивать интеграцию с сервисами ЭДО, правильно организовывать долговременное хранение документов с сохранением их юридической значимости.
• Омниканальность — это различные варианты доступа к корпоративной информации и услугам за пределами «стационарной» ECM-системы: мобильные приложения, чат-боты, интеграция с корпоративными порталами, встраивание в сторонние приложения.
• Удобство пользователей при взаимодействии с решениями. Мы уделяем особое внимание проработке интерфейса (UI/UX), стараемся облегчить адаптацию пользователей за счет встроенной системы обучения, для повторяющихся рутинных операций в системах предусмотрены мастера действий и конструкторы документов.
• Интеллект и роботизация берут на себя часть рутинных операций пользователей. Интеллектуальные сервисы используются для автоматической классификации документов, извлечения фактов из текстового слоя, на базе чего могут сравниваться разные версии документов, формироваться аннотации и т.д. Кроме того, с использованием интеллектуальных сервисов реализуется умный поиск (Smart Search).
• Набор бизнес-решений, готовых к внедрению, также постоянно расширяется и совершенствуется. Нам важно дать клиенту решение конкретной задачи бизнеса, учесть все требования и особенности процессов, реализовать их на самом современном уровне цифровизации. Сейчас это и кадровые процессы, и командировочные расходы, и закупки, и даже бухгалтерия.
• Мощная ECM-платформа — это основа цифрового предприятия, поэтому имеет значение ее масштабируемость, возможность быстрой адаптации и интеграции с другим ПО. Крупным организациям и холдингам актуально построение ECM-системы с распределенной архитектурой, чтобы решение было оптимальным по функциональности и трудоемкости сопровождения.

Все направления важны, но наиболее трендовыми сейчас являются интеллект и роботизация (RPA-системы), а также юридическая значимость.  Последнее особенно актуально в контексте кадрового документооборота.

Совместно с Министерством труда и социальной защиты мы участвуем в проработке законодательных аспектов кадрового делопроизводства. Также компания DIRECTUM входит в состав тематических групп по программе «Цифровая экономика». Наиболее обсуждаемые вопросы связаны как раз с правильным хранением документов и обеспечением их юридической значимости.

Все это делается для того, чтобы наши решения были максимально готовы к переходу на полностью цифровое взаимодействие всех сотрудников и контрагентов.