Ломаем барьеры: как экосистемный подход улучшает управление проектами

Основные барьеры в работе над проектом

Одна из серьезных проблем в проектной деятельности заключается в том, что часто участники проекта работают в разных информационных системах. Это порождает барьер к получению общей информации, которая представляет собой основные показатели: денежные и трудовые затраты, сроки, риски и пр. Руководителю очень важно быть в курсе, на какой стадии находится проект и существуют ли проблемы с его выполнением.

Помимо информационного барьера встречаются сложности во взаимодействии команды. Например, когда приходится обмениваться документами или отчётностью вне информационной системы через сторонние сервисы. Такой процесс не только замедляет координирование между участниками проекта, но и может существенно повлиять на качество конечного продукта.

Как остаться в ресурсе и с ресурсами при планировании проекта? Когда мы говорим про управление проектом, то подразумеваем не только планирование и сбор отчётов руководителями и ответственными сотрудниками, но и работу конечных исполнителей в едином информационном поле. Чтобы создать условия для эффективного взаимодействия всей команды, подойдет экосистемный подход. При таком методе в едином контуре над проектом работают внутренние сотрудники компании, среди которых топ-менеджмент, руководители департаментов и подразделений, проектные офис и команда, а также внешние пользователи, в лице клиентов, поставщиков, партнеров и других заинтересованных сторон.

Экосистема — это прежде всего среда, в которой информация распространяется быстро и бесшовно.

Преимущества и недостатки экосистемного подхода

Есть большое количество плюсов работы в экосистеме. Мы выделяем наиболее важные:

• увеличивается качество и скорость коммуникации между участниками, а самое главное — процесс становится прозрачным;

• повышается эффективность работы над проектом благодаря тесной координации усилий каждого члена команды;

• появляется возможность быстро реагировать на изменения в проекте и минимизировать риски и их последствия;

• укрепляются отношения с партнерами, клиентами и подрядными организациями (исполнителями).

Недостатков у подхода не так много, но они тоже имеются. В первую очередь появляются сложности с внедрением и адаптацией экосистемного подхода в организации, в том числе из-за возможного нежелания партнеров работать в чужой системе. Из-за трудности, связанной с координированием работы и коммуникации в новой системе, участники рискуют потерять контроль над всем проектом и его ключевыми результатами. Помимо этого для новых пользователей со стороны партнеров, заказчиков и подрядчиков необходимо организовать цикл обучений, что требует дополнительных ресурсов.

Требования к платформе для построения экосистемы

Чтобы извлечь максимальную пользу от экосистемного подхода в проектной деятельности, мы предлагаем обратить внимание на важные составляющие:

• простоту освоения и работы в целом, чтобы исключить долгое обучение пользователей или избавиться от него совсем;

• безопасность и конфиденциальность, так как в системе будут работать сотрудники от разных организаций, и не вся информация должна быть им доступна;

• наличие всей необходимой функциональности, чтобы участникам не приходилось использовать другие системы или сервисы, и таким образом саботировать работу в едином контуре;

• инструменты гибкой настройки экосистемы, которые позволяют адаптировать её под требования компании или проекта;

• быстрый доступ к документам и задачам проекта. В том числе для пользователей, работающих удаленно, чтобы они могли подключаться к системе с мобильных устройств.

Обзор возможностей российской системы проектного управления Рассмотрим, как можно реализовать экосистемный подход на примере Directum Projects.

В системе можно организовать управление проектом на всех уровнях и всеми заинтересованными сторонами. Для директоров, высшего руководящего состава и владельцев портфелей есть инструменты в виде удобной панели настраиваемых виджетов, дорожной карты и контрольных точек. С их помощью выстраиваются связи между проектами. Контрольная точка может быть как итоговым результатом в рамках важных стратегических задач компании, так и активатором начала или продолжения работ для ряда проектов.

Дорожная карта Портфеля и контрольные точки

На тактическом уровне в Directum Projects можно составить план проекта и утвердить его, а также управлять ресурсами, сроками, отклонениями и рисками.

Работа с планом проекта

Чтобы исполнителям было удобно работать, в системе есть инструменты для выполнения задач и их декомпозиции на более мелкие. Также можно использовать гибкие технологии в виде Agile-досок, тем самым применяя гибридный подход в проектной деятельности.

Работа в Agile-досках

В системе нашлось место и для внешних пользователей, которыми могут быть заказчики, подрядные организации, поставщики и партнеры. Можно не волноваться за сохранность информации, за нее отвечает гибкая настройка доступов, которую можно применить как к конкретному сотруднику, так и к должности, роли, подразделению или целой организации из справочников в системе. Внешние пользователи могут легко работать в Directum Projects над задачами и документами, иметь представление о текущем статусе проекта, при этом благодаря широкому спектру настроек они будут ограничены в доступе к отдельным модулям, внутренним справочникам и документам компании.

Рекомендации для успешного перехода к экосистеме

Экосистемный поход требует много времени для организации проектной деятельности. Чтобы процесс шел быстрее, мы сформировали ряд общих рекомендаций:

1. Необходимо дать четкое определение ролей и ответственности каждого участника.

2. Сделать выбор в пользу внедрения наиболее подходящей системы управления проектами, поддерживающей экосистемный подход.

3. Провести обучение участников новым методам работы, закрепить итоговым зачётом или аттестацией.

4. Регулярно оценивать эффективность подхода, а при необходимости адаптировать его под новые условия.

Экосистема — это еще и про грамотное внедрение, после которого всё начнет работать в полной мере, а результаты проектной деятельности станут качественными и принесут наибольшую ценность компании.

Грамотно выверенный и настроенный экосистемный подход в проектной деятельности помогает всем участникам, в том числе внешним, работать в одном контуре и быть в курсе событий по проектам. А благодаря разграничению доступа к проектной информации и документам, они будут в полной безопасности.