Нормативное обеспечение электронного согласования договоров и совершения сделок в электронном виде

Наталья Бичевина, Начальник отдела организации электронного документооборота ООО «Аудит Груп»

Эффективное использование технологии электронного документооборота в организации (далее – ЭДО) основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, правилах работы сотрудников. И чем больше задач решает система, тем более тщательно и внимательно следует подойти к вопросу ее нормативно-методического обеспечения.

Очень часто встречается некоторая недооценка необходимости закрепления новых процедур работы в организационно-распорядительных документах организации.

Такое мнение основывается на том, что система и программное обеспечение работают без проблем и сбоев, такой или аналогичной системой пользовались «знакомые» компании, и никем не принимались какие-либо особые документы, кроме инструкции по делопроизводству.

Безусловно, такой подход не верен, поскольку документы, циркулирующие в такой системе должны иметь юридическую силу.

Документы, регламентирующие ЭДО, можно именовать по-разному. Но в них должны быть отражены следующие вопросы:

1. «Все о системе»- в этом блоке нужно осветить вопросы назначения системы, порядка установки рабочих мест, доступа к базе данных, требований к подготовке пользователей.

2. Типы документов, которые циркулируют в ЭДО. Здесь нужно классифицировать документы применительно к деятельности организации, выделить виды документов, подлежащих сканированию, разграничить функции по регистрации категорий документов, выделить документы, для которых используется передача электронных файлов и требования к предоставлению информации.

3. Классификация работ с документами: все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние, соответственно, различны и требования к заполнению реквизитов электронных карточек этих документов, выполнению основных операций. Необходимо предусмотреть особенности работы исполнителей с документами, контроль за исполнением поручений, порядок передачи на исполнение бумажных документов и их электронных образов.

4. Контроль за правильностью заполнения информационных полей (реквизитов электронных документов), выполнением основных операций. Важно в логической последовательности изложить обязанности работников при выявлении отступлений от типовых процедур работы в системе, а также порядок исправления некорректных действий пользователей.

5. Ведение системных справочников.

6. Основные функции и права системных технологов здесь следует рассмотреть вопросы настройки системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой организации, ведение справочников системы, сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки, работа с пользователями системы.

Эти вопросы имеют достаточно общий характер. Не могу не согласиться с Бобылевой М.П., которая отмечает, что практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов. Конечно, перечень данных вопросов не исчерпывающий и его конкретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

В целом система нормативного обеспечения может включать в себя:

1. Организационные и распорядительные документы, подписываемые или утверждаемые руководством организации и обязательные к применению всеми (например, приказ о внедрении системы, порядок установки клиентских мест, график подключения подразделений, временный порядок работы на период опытной эксплуатации системы, порядок работы с документами после внедрения системы в постоянную эксплуатацию, инструкция по делопроизводству).

2. Организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями, рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам.

3. Информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещаемая в Интранет - сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов.

Для успешного функционирования ЭДО, важны не только методы регламентации, но и элементы корпоративной культуры.

Корпоративная культура – это то, что объединяет отдельные элементы управления организацией, включая коллектив ее работников. В данном случае нам интересна регулирующая функция корпоративной культуры, то есть формирование и контроль форм поведения, характерны для данной организации, дополняющих или заменяющих в отдельных случаях использование административного воздействия.

В настоящее время в Российской Федерации интенсивно развивается электронная торговля - предпринимательская деятельность по продаже товаров, выполнению работ и оказанию услуг, осуществляемая с использованием электронного обмена данными.

Каждый имеет право совершать юридически значимые действия и заключать сделки любым законным способом, в том числе и путем обмена электронными документами (далее - ЭД). Это положение является фундаментом, на котором базируются понятия электронного документооборота и электронной торговли.

Вопрос нормативного регулирования электронных документов (далее - ЭД), обмена этим документами, правового статуса ЭЦП стоит остро не только для российского законодателя. Мировая практика также идет по пути создания актов отраслевого назначения, которые определяют процедуру использования ЭД с ЭЦП в конкретной сфере применения. В нашей стране, например, электронная торговля не сопровождается необходимыми правовыми гарантиями, которые обеспечивали бы законность и действительность сделок, совершаемых в сети Интернет. Участникам электронной торговли нередко предъявляются невыполнимые в электронной среде требованиям о предоставлении в подтверждении сделки бумажных документов, заверенных собственноручными подписями сторон. Не устанавливаются оптимальные юридические критерии, предъявляемые к ЭДО. Законодательство не регламентирует порядок передачи, получения, хранения ЭД и иных электронных сообщений. Наконец, должным образом не прописан порядок и процедура защиты интересов потребителей, заключающих электронные сделки.

Некоторые проблемы возникают и при приобщении ЭД к материалам дел, то есть еще до рассмотрения спора в суде. Например, по мнению А.П. Вершинина, ЭД должны представляться в суд не на техническом, а на бумажном носителе (то есть в письменном текстовом виде, который позволяет визуально и устно исследовать и обсудить доказательство). В качестве доказательств по делу могут быть использованы и данные, содержащиеся на техническом носителе, но только в тех случаях, когда они преобразованы в форму, пригодную для обычного восприятия и хранения в деле (Вершин А.П. Электронный документ: правовая природа и доказательство в суде. М., 2000, С 114, 127). При необходимости приобщения к делу документы можно распечатать либо записать на лазерный диск (постановление ФАС Поволжского округа от 24 июня 2004 г. по делу № А55-11635/03-3).

Однако, несмотря на сложности при применении ЭД и ЭЦП и обмене такими документами хочется отметить, что все же на законодательном уровне эти инструменты легализованы. Одни законы направлены непосредственно на нормативно-правовое регулирование применения ЭЦП, другие положения норм нормативно-правовых актов – на регулирование электронной торговли и применение информационных технологий.

На практике компенсировать отсутствие необходимых положений законодательства возможно путем создания договорных конструкций в условиях корпоративных информационных систем или информационных систем общего пользования.

Корпоративная информационная система по российскому законодательству - это информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы (ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи").

Договорные конструкции, которые используются для заключения сделок, основываются на традиционных нормах гражданского законодательства. Участники подобной системы заключают особое соглашение "Об электронном обмене данными (документообороте)", "Об использовании электронных документов" и т. п.

Предметом соглашения выступают требования, предъявляемые к электронной процедуре совершения сделок; условия соглашения являются дополнительными по отношению к заключаемому при помощи электронной связи основному договору (поставки, подряда, хранения, по расчетам и др.). Соглашение не регламентирует договорные обязательства, при совершении которых могут использоваться электронные средства связи, поскольку на эти обязательства распространяются собственные нормы и правила, закрепленные в Гражданском кодексе РФ.

Названное соглашение, как правило, реализуется в виде Правил электронного документооборота корпоративной информационной системы.

Договорная документация, регламентирующая совершение сделок в корпоративных системах электронной торговли, обычно включает следующий пакет документов:

●  Правила электронного документооборота корпоративной информационной системы;

●  Договор о присоединении к Правилам электронного документооборота корпоративной информационной системы;

●  Порядок использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте;

●  Порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров при осуществлении электронного документооборота и др.;

●  Технологические правила информационной системы (или руководство по использованию). Содержание документа и описание технологии работы системы;

●  Иные договоры, заключаемые между участниками, регламентирующие условия и порядок совершения сделок в электронной торговле, в том числе установку и использование необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения. Осуществление технологического присоединения участника к информационной системе и основное технологическое условие совершения сделок в электронной торговле.

При составлении доклада использованы материалы Н.И. Соловьяненко, АП Вершинина, М.П. Бобылевой.

Источник: Аудит Груп