О роли секретарей при внедрении систем электронного документооборота

Подкорытова Галина Валентиновна, член Гильдии Управляющих Документацией, консультант и бизнес-тренер по делопроизводству, автор методического пособия "Документационное обеспечение управления", разработчик инструкции по делопроизводству; имеет опыт работы на крупных предприятиях Екатеринбурга, в данный момент работает заведующим сектором делопроизводства компании «ФИНЭКС Качество». В живой и интересной беседе Галина Валентиновна поделилась с читателями ECM-Journal своим мнением о роли секретаря во внедрении систем электронного документооборота.

ECM-Journal: Галина Валентиновна, как Вы считаете, что нужно нашим предприятиям, чтобы перейти на новый уровень работы с документами?

Галина Валентиновна: Я считаю очень важным, чтобы на предприятии была разработана политика в области управления документами, целью которой является управление аутентичными, достоверными документами, способными поддерживать управленческие функции.

ECM-J: А почему Вы считаете это важным?

Г.В.: Убеждена, что без предварительной тщательной подготовки к процессу управления документами никакая самая хорошая система электронного документооборота не поможет. Я весной принимала участие в обучении на семинаре ВНИИДАД по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. И было очень жаль, что лекции известных документоведов России по изучаемой тематике мне не удалось прослушать ранее – до внедрения СЭД.

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в этом документе, включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами.

Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:

●    предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;

●    анализ ее деловой деятельности;

●    определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;

●    оценка систем управления документами, существующих на рынке;

●    разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;

●    проектирование системы управления документами;

●    внедрение системы управления документами;

●    обследование системы управления документами после внедрения.

Данная методология не является «линейкой». Эти задачи могут выполняться многократно, в том числе частично или постепенно.

ECM-J: Когда, по Вашему мнению, реально руководители начнут пользоваться системами электронного документооборота?

Г.В.: Начну с лирического отступления. В один из летних дней несколько лет назад мы увидели у соседа по даче электрический триммер. Оценив эффективность его использования, мы тут же купили аналогичный.

Примерно так же руководитель оценивает перспективность решения о переходе к системе электронного документооборота. Эффективность использования СЭД в работе предприятий, аналогичных по направлению деятельности, количественному составу работников, объему документооборота заставляет его задуматься. А современные требования, предъявляемые к работе с документами, несомненно, создают предпосылки к переходу на более современные технологии работы с документами.

Если говорить о работе в СЭД самих руководителей, то даже самые продвинутые пользователи из числа топ-менеджеров, к сожалению, далеко не всегда располагают временем для полноценной работы в СЭД и в большей мере используют ее как информационно-справочную базу. Здесь уже секретари вступают в их роль (на основе замещения).

ECM-J: Каков типичный портрет секретаря-референта сейчас? Чем он отличается от идеального секретаря современной компании?

Г.В.: Идеальные секретари, несомненно, существуют. Я бы отметила такие их отличительные черты, как хорошее знание основ делопроизводства, иностранных языков, делового протокола, а также,  возможно, высшее образование по направлению деятельности предприятия.

К сожалению, в отдельных случаях мы имеем на практике две крайности.

Первая - это секретарь с многолетним опытом работы, великолепный помощник руководителя, но не использующий в своей работе требования последних нормативных актов, регулирующих работу с документами. В силу большой загрузки он зачастую не имеет возможности, а и иногда даже желания повышать квалификацию по принципу: «Мы всегда так работали». Такой тип секретаря  консервативно относится к внедрению СЭД. А если и участвует в ее внедрении, то нагрузка на секретаря резко возрастает, поскольку в отдельных случаях приходится вести параллельно два потока – бумажный и электронный.

Второй тип – это молодые секретари-референты, очень позитивно настроенные на внедрение СЭД, но, к сожалению, не имеющие опыта работы и той интуиции, которая позволяет старому опытному работнику очень быстро ориентироваться и принимать решения в трудных ситуациях.

ECM-J: Достаточен ли уровень образования делопроизводителей сейчас? Каких знаний не хватает делопроизводителям?

Г.В.: Современные требования к делопроизводству, его сегодняшняя нормативно-правовая база, новейшие технологии, используемые в работе, - все это часто остается за бортом рабочего места делопроизводителя. Свои семинары я всегда начинаю со слов благодарности в адрес руководителей, которые не жалеют средств и реально готовы оценить эффект от повышения квалификации работников служб делопроизводства. Конечно, многое можно узнать из журналов, материалов сайтов, статей известных Российских документоведов, но это не заменяет в полной мере той атмосферы, которая присутствует на семинарах для работников служб делопроизводства, и того обмена опытом, которым они спешат поделиться с коллегами.

ECM-J: Как Вы считаете, какие факторы способствуют тому, что делопроизводители активно участвуют в процессе внедрения систем электронного документооборота?

Г.В.: Во-первых, наличие множества трудностей в организации делопроизводства до внедрения СЭД. Если система начинает помогать секретарю – то он становится на ее сторону. Во-вторых, важен уровень подготовленности секретаря в освоении компьютера. Если уровень хороший, то и секретарь будет активным при внедрении. Кроме того, не последним фактором является личное общение с сотрудниками компании-внедренца. Если оно доверительное, то это помогает быстро решить все вопросы.

ECM-J: Были ли у Вас запоминающиеся случаи, после которых сотрудники, ранее настроенные против использования системы, становились ее активными пользователями и сторонниками?

Г.В.: Признаюсь, будучи назначенной руководителем проекта внедрения СЭД DIRECTUM, я сама поначалу была охвачена чувством: «Не понимаю, не справлюсь». А теперь говорю: «Внедрять СЭД на предприятии сегодня необходимо». Более того, для специалистов, участвующих во внедрении СЭД «с нуля», система становится любимым детищем. И такие сотрудники будут оказывать консультации по работе в системе, привлекать к ее работе новых специалистов и не откажутся от дальнейшего участия в работе по ее совершенствованию и продвижению. Электронный документооборот проникает во всю работу предприятия и становится его неотъемлемой частью.

ECM-J:  Что бы вы пожелали читателями ECM-Journal и вообще специалистам по делопроизводству, которые только столкнулись с темой электронного документооборота?

Г.В.: Хочется пожелать всем участникам внедрения систем электронного документооборота успехов, терпения и взаимопонимания в процессе решения поставленных задач по оптимизации ДОУ предприятия.

ECM-J: Спасибо.

Источник: Эксклюзивно для ECM-Journal