Оформление командировок и авансовых отчетов в электронном виде. Опыт Национальной системы платежных карт «Мир», «Биннофарм Групп» и других

Идеальный процесс оформления командировок

Рассказывает Ольга Попова начальник отдела документооборота АО «Национальная система платежных карт» (Платежная система «Мир»).

Наша компания «Национальная система платежных карт» — высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:

• потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
• недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
• долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).

Эти неприятности только множились.

Далее поделимся простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:

• Максимально отказаться от бумаги.
• Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
• Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
• Использовать принцип «Одного окна».
• Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
• Провести интеграцию с «1С» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
• Задействовать простую электронную подпись.

Весь путь перехода на электронное оформление командировок можно разделить на несколько шагов:

1. В первую очередь мы начали с того, что пересмотрели существующий командировочный процесс и актуализировали его в соответствии с законодательством.
2. Затем в соответствии с принципом «Одного окна» выделили в Административном департаменте Направление по командированию и определили ответственных за организацию деловых поездок работников компании.
3. После мы приступили к разработке нормативных документов и пересмотрели нормы командировочных расходов на основании штатного расписания.
4. Использовали для автоматизации информационные системы, которые уже были внедрены в компании.

В итоге мы получили процесс, в котором вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. Он позволяет в автоматическом режиме выполнить следующие действия:

• создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
• автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
• формирование приказа на командировку в учетной системе «1С» на основании данных заявки на командировку;
• подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.

Оптимизация командировочного процесса

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании. Нам понадобилось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.

Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания,
• вести учет командированных работников.

При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки.

Все так же по возвращении из командировки работник должен подписать авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке.

Совет из практики. Где же указывать цель командировки, если нет служебного задания?

Достаточно приказа о направлении в командировку, в котором и будет указана эта цель. Рекомендую: предусмотреть поле «Цель командировки» в форме заявки на командировку и сделать интеграцию этого поля в форму приказа на командировку, который оформляет служба персонала.

Авансовый отчет необходимо оформить, чтобы отчитаться в бухгалтерии за расход подотчетных сумм. А вот отчет о служебной командировке — это не обязательный с точки зрения законодательства документ, но очень удобный с управленческой точки зрения.

Отправить авансовый отчет одной кнопкой

Сотрудники «Биннофарм Групп» и ее иностранных представительств оценили удобство цифровизации при заполнении авансовых отчетов. Система Directum RX помогает занести информацию из созданной ранее командировки. Табличную часть отчета можно заполнить автоматически по данным о расходах с корпоративной банковской карты или выгрузке из специализированной системы. На согласование сотрудник отправляет отчет одним кликом. Ему не нужно знать, какой конкретно бухгалтер должен проконтролировать эти расходы. При превышении лимитов согласование пойдет с дополнительными участниками, но не потребует новых действий от подотчетного лица.

Авансовые отчёты в компании хранятся пока в бумажном виде. Поэтому после согласования и подписания электронной подписью, отчеты распечатываются с штампом-отметкой об ЭП. Когда архивариус получит оригиналы расходных документов, он проставит галочку и процесс завершится без головной боли.

Отчитаться о затратах по мобильнику

Так выстроили работу с авансовыми отчетами в одном из проектных институтов. Часть сотрудников организации работают вахтовым методом. Вдали от офиса возникали сложности при сдаче отчетов о затратах, например, за билеты или оплату жилья. Приходилось пересылать фотографии чеков коллеге или бухгалтеру и ждать, пока они занесут информацию в учетную систему. Иногда приходилось удаленно исправлять недоработки или ошибки в отчетах. Это занимало до нескольких недель и вело к нарушению сроков сдачи авансовых отчетов.

Оценив возможности цифровизации, ИТ-специалисты совместно с финансово-экономической службой проработали новый современный способ.

Сотрудник подписывает отчёт электронной подписью с помощью мобильного приложения. Все данные попадают в Directum RX и далее автоматически передаются по регламенту ответственным сотрудникам. При необходимости можно информацию исправить, направить дополнительные документы. Единая бухгалтерия работает на аутсорсинге, она подключена к системе электронного документооборота и не заносит данные вручную.

Организация и оформление командировок — процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, кадровики и работники бухгалтерии.

Цифровизация помогает наладить быстрое взаимодействие, исключает лишние этапы. Информационная система заполнит данные автоматически, человеку остается только проконтролировать. Бизнес-процессы стремятся к идеалу.

В материале использована информация Журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 1 / 2023.