Особые ситуации

С электронным документооборотом, несмотря на его кажущуюся очевидность, не всегда все просто.

Вот, например, казалось бы, обычная задача хранения абсолютно всех документов организации. Копии документов (или оригиналы – это с какой стороны посмотреть) всегда помещаются в хранилище ECM-системы и регистрируются. Но возникают ситуации, когда документы ни в коем случае не должны быть сохранены – и электронные версии наравне с бумажными нужно обязательно уничтожить. Нет, речь не идет о документах, нежелательных для налоговой проверки; это могут быть обычные ничтожные договоры, ошибочные версии документов, которые заменяются правильными. И чтобы случайно не перепутать верный вариант с неверным, лучше неверный уничтожить.

Другой пример особой ситуации. В ECM-системе иногда могут хранится образы входящих документов, которых в бумажном виде в организации нет. Самый простой пример – факсы, но есть пример и поинтересней, например, цветные образы паспортов, дипломов и других аналогичных документов внешних контрагентов, с которыми имеет дело организация в процессе своей работы.

Не думаю, что открыл Америку, но ситуации, по-моему, заслуживают того, чтобы их отдельно рассматривать при планировании политик хранения документов в электронном виде.