Почему никто не придумал идеальную систему для цифровизации бизнеса?

Я — Марина Доминова, менеджер по сопровождению клиентов компании Directum. И сегодня расскажу вам, почему ни одно существующее ПО для цифрового управления бизнес-процессами и документооборотом нельзя считать идеальным.

Написать эту статью меня побудил разговор с заказчиком. Он приобрел систему электронного документооборота два месяца назад, но до внедрения дело так и не дошло. Выяснилось, что покупатель рассчитывал на ПО, которое в одном окне «закроет» все функциональные потребности компании. Но СЭД не может и не должна иметь исчерпывающий функционал для всех возможных задач и ситуаций!

И вот почему:

• у каждой организации — свои особенности процессов, поэтому то, что работает, например, в школе балета, не подходит металлургическому предприятию;
• нередко компании используют несколько систем, и не все можно интегрировать друг с другом;
• у ПО, которое может «закрывать» все задачи и балансировать между безопасностью, функциональностью и масштабируемостью, будет высокая стоимость;
• возникнут сложности с организацией электронного архива, поскольку большое количество функций — это огромный объем информации, которую нужно хранить и заботиться о ее юридической значимости;
• для сохранения конфиденциальности данных, особенно, если внедрен искусственный интеллект, могут понадобится дополнительные условия, например, разные варианты поставки для некоторых модулей. А если нет единого контура — это уже не идеал.

Список могут продолжить и такие критерии, как адаптивность, совместимость, удобный доступ, понятный интерфейс. Поэтому систему нужно выбирать не идеальную, а оптимальную, чтобы она:

• автоматизировала процессы документооборота;
• была интуитивно понятна;
• обеспечивала безопасность информации;
• позволяла управлять версиями документов;
• имела мобильную версию;
• легко интегрировалась с другими системами.

Как выбрать оптимальную систему?

1. Составьте список всех бизнес-задач, которые нужно цифровизировать.
2. Определите цели, которых хотите достичь с помощью СЭД. При этом учтите пожелания будущих ключевых пользователей ПО.
3. Обсудите с потенциальным поставщиком/вендором ваш список из п. 1, чтобы оценить возможности и риски внедрения, этапы цифровизации. Разработчик ПО подскажет, какую функциональность можно будет установить на единой платформе для работы в едином окне.

Но как же быть с процессами, которые не получится цифровизировать на этой же платформе? Доверить их другой программе. А для того, чтобы разные ПО могли «общаться» между собой и обмениваться данными, есть такой инструмент, как API. Это программный интерфейс для взаимодействия одной компьютерной программы с другими.