Порядок уничтожения документов и последствия их утраты

Бойко Лариса Петровна,

ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

В предыдущей статье нашего журнала (N 12 (40), 2006)[1] были прокомментированы требования, предъявляемые к хранению документов организации. В продолжение начатой темы поговорим об их уничтожении в связи с истечением срока хранения, а также о последствиях утраты до окончания данного срока.

Для проведения экспертизы и отбора имеющихся в организации документов с истекшим сроком хранения, подлежащими уничтожению, создается экспертная комиссия, председателем которой является один из руководителей общества, который и утверждает ее состав[2].

По окончании экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[3]. Данный документ утверждается руководителем организации, и после этого бумаги подлежат уничтожению: их можно разорвать, отправить в шредер, сжечь или сдать на макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех документов и составить акт об их физическом уничтожении.

Если по каким-либо причинам документы были утрачены - пропали или погибли до истечения срока хранения, то руководителю организации следует принять необходимые меры по их восстановлению. Таково требование налоговых органов[4]. Для восстановления необходимых документов в банках можно запросить копии выписок о движении денежных средств по счетам, в которых открыты счета организации, а у контрагентов - договоры, акты, накладные, счета-фактуры и т. д.

Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует: когда организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт их утраты даже в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения и пр.) не признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика[5]. Отсутствие принимаемых мер может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового нарушения.

Однако ответственность за невосстановление утраченных первичных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Поэтому аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика необоснованна. На этот факт указано в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2003 N А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1.

За нарушение правил хранения документов, повлекшее их утрату, может быть наложена административная и налоговая ответственность (таблица).

Обратите внимание: если при проведении проверки первичные документы у организации отсутствуют, то налоговые органы вправе доначислить налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об иных аналогичных налогоплательщиках согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

Для избежания негативных последствий рекомендуем организациям соблюдать правила хранения документов, формирующихся в процессе деятельности.