Проблемы в процессе обработки и согласования счетов: взгляд американского эксперта

Нам удалось взять эксклюзивное интервью у Мэри Шэффер, которая является одним из ведущих экспертов по работе с платежными документами в США. Мэри Шэффер – главный редактор сайта Accounts Payable Now & Tomorrow, а также автор бестселлера «101 лучший практический прием в области обработки и согласования счетов» («101 Best Practices for Accounts Payable»). Американская система обработки счетов на оплату имеет свои особенности, однако проблемы, с которыми там сталкиваются профильные специалисты, не сильно отличаются от наших. В подтверждение этому ответы госпожи Шэффер.

Что, по вашему мнению, на сегодняшний день является самым сложным в процессе обработки и согласования счетов в США?

Проблемы с процессом обработки и согласования счетов в бумажном виде предельно просты: либо согласующий не может найти время для проверки счета, либо просто заверяет бумажку, которая лежит перед ним, не потрудившись изучить детали. Сложности же возникают тогда, когда согласующий прежде, чем утвердить, начинает действительно проверять корректность счета, и для того, чтобы уменьшить сумму, включает в свой пересмотр не только сам заказ, но и все ошибки, которые, возможно, были допущены.

С какими трудностями обычно сталкиваются специалисты по обработке счетов на оплату?

Внедрение технологий и автоматизация процессов обработки и согласования счетов требуют от работников постоянного совершенствования навыков – все время появляется что-то новое, чему-то надо учиться... Сейчас невозможно просто приходить на работу и выполнять свои привычные обязанности так же, как вчера. Если вы все же будете так делать, то очень скоро окажетесь «за бортом». В то же время компании находятся под давлением и вынуждены сокращать издержки. Обычно это выливается в увеличение объема работ для каждого сотрудника. Кроме того, усложняется сам процесс, компании требуют от своих специалистов большей продуктивности. Это непростая ситуация.

Что бы Вы могли посоветовать специалистам, занимающимся обработкой счетов?

Важно, чтобы они шли в ногу со временем и следили за технологиями, влияющими на их работу, применяли наиболее эффективные методы на практике, быстро реагировали на изменения в требованиях законодательства и быстро устанавливали случаи мошенничества. Некоторые новые схемы мошенничества с электронным платежом связаны непосредственно со счетами на оплату.

Каким компаниям может понадобиться автоматизация работы со счетами?

В конечном счете стоимость автоматизации обработки счетов снижается, и я думаю, что в скором времени фактически любая компания (кроме, возможно, самых маленьких) будет в состоянии в некотором виде автоматизировать процессы. Задача любой организации – правильно выбрать вендора, продукт которого с одной стороны отвечал бы требованиям, а с другой был бы приемлем по цене.

Каковы ваши главные требования к программному обеспечению для автоматизации обработки счетов? Какие характеристики должно иметь такое ПО, чтобы действительно облегчить и оптимизировать весь процесс?

Программное обеспечение должно быть легким в установке, и не требовать при этом привлечения дорогих сторонних специалистов для его обслуживания. В моем понимании это главное требование для тех поставщиков, которые хотят укрепиться на рынке малого и среднего бизнеса. Далее, программа должна быть легкой для изучения и упрощать работу, чтобы с ее помощью мы могли за тот же период времени обрабатывать большее количество счетов. Также стоит учитывать, что у каждой организации есть свои особенности, поэтому можно сказать, что возможность адаптации к специфике разных компаний – ключ к успеху для вендоров.

Оригинал интервью смотрите в блоге Orienge – https://www.orienge.com/blog/mary-schaeffer-i-believe-virtually-every-company-will-be-able-to-use-automation-of-some-sort

Источник: Orienge