СЭД как дополнительное конкурентное преимущество

Автоматизация работы операционных отделов

Каждому предприятию необходимо думать о том, как наиболее эффективно добывать, хранить, управлять, архивировать и получать доступ к информации, которая важна для бизнеса. Деятельность таких операционных отделов, как бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба и отдел обслуживания клиентов, в большой мере зависит от того, каким образом информация поступает и распространяется в организации. Если эти процессы правильно настроены, то руководство получает возможность постоянно держать руку на пульсе организации, чтобы следить за отчётностью и согласованностью.

Используя системы электронного документооборота (СЭД), можно оптимизировать работу организации, как на уровне отделов, так и на уровне высшего руководства. В частности, СЭД позволяют:

● достичь большей продуктивности ключевых бизнес-процессов;

● обеспечить движение информации внутри организации;

● способствовать большей управляемости и контролю.

Достичь большей продуктивности ключевых бизнес-процессов

Оптимизация работы операционных отделов (например, обработка накладных или запросы в службу ИТ-сервиса), которая часто требует больших временных затрат и содержит большой риск ошибок, позитивно отражается на продуктивности всей организации.

Перечислим несколько основных бизнес-процессов, которым СЭД будет полезна в первую очередь:

● Бухгалтерский отдел может повысить продуктивность таких стандартных процедур, как обработка накладных и заказов от покупателей. Такие документы, как покупательские заказы, накладные и упаковочные бланки могут быть отсканированы сразу по прибытию, снизив, тем самым, риск человеческих ошибок при ручной обработке, и обеспечивая удобный способ извлечь их при необходимости. Взаимосвязанные документы можно снабдить перекрёстными ссылками. Компьютеризированная, иерархическая система приёма и выдачи продукции, повысит эффективность и предоставит возможность пользоваться скидками, совершая досрочные платежи.

● Отделы кадров могут сократить объёмы бумажных документов и формуляров, требующихся при трудоустройстве. К примеру, принимая резюме от соискателей в электронном виде, организация получает к ним доступ через функцию поиска, а также другие полезные возможности. Более сложные и постоянные задачи, как, например, управление сертификациями, лицензированием и тестирование на предмет употребления наркотиков, могут быть автоматизированы с тем, чтобы следить за текущим положением каждого служащего и в случае недостающих документов или же истечения срока действия лицензии, авторизированные пользователи могли бы получить уведомления.

● Юридические службы, у которых хорошо отлажены механизмы работы с документами и информацией, могут снизить временные затраты, требующиеся на их извлечение, удерживание и составление указателей. Работая с документами в электронном виде, сотрудники юридических отделов имеют возможность совместного доступа к документам, а также контроля над необходимой для доступа авторизацией. Электронный документооборот позволит автоматизировать обработку стандартных контрактов. Архивация переписки по электронной почте и управление извлечением документов являются важнейшими пунктами в случае проведения судебных процессов.

● Отделы по работе с клиентами могут ускорить процесс и повысить точность обработки клиентских документов, таких, как накладные, письменные запросы или требования изменить порядок оказания услуг. Работа с подобными документами в электронном виде и их пересылка между соответствующими сотрудниками, которые принимают решение по данным вопросам, бережёт время не только для организации, но также и для клиента.

Обеспечить движение информации внутри организации

Ещё одной важной возможностью СЭД является рассылка соответствующих документов по разным должностным уровням. Такие процессы, как разрешение спорных ситуаций, запросы на проведение мероприятий по контролю и утверждению, аудит, контрольная отчётность и анализ общей эффективности работы организации, требуют, чтобы информационный поток не был замкнут в границах того отдела, в котором он образовывается. СЭД могут принести пользу всем заинтересованным сторонам, от персонала технического надзора и до руководителей направлений бизнеса, а также высшего руководства.

В качестве примера можно привести ситуацию, когда накладная, которая соответствует определённым параметрам, может без человеческого вмешательства, автоматически пересылаться в бухгалтерский отдел. Любые исключения из правил, например, накладные, требующие дополнительного согласования, могут автоматически пересылаться между служащими, которые должны рассмотреть и принять решение. Перекрёстные ссылки взаимосвязанных документов (например, почтовая корреспонденция и получение документов), оптимизируют и ускоряют разрешение разногласий.

Ещё один пример — заявление соискателя на вакансию, которое может быть заполнено в онлайне, а затем автоматически переслано для рассмотрения и назначения собеседования. Все документы, которые заполняют новые служащие, могут храниться в электронном виде, и соответствующие отделы (например, отдел ИТ, отдел обучения персонала или административный отдел) могут получать электронные уведомления о том, что необходимо удостовериться в том, что новый служащий (чьё личное дело прилагается) соответствует необходимым требованиям. Подобные принципы организации документооборота могут быть задействованы в течении всего периода трудоустройства служащего: от заявления и ориентировки, до постоянного наблюдения служащего, предоставление отпуска, выдачи поощрений, курсах повышения квалификации и увольнения.

Способствовать большей управляемости и контролю

Ни одна организации не освобождается от давления со стороны строгих регулятивных правил, которые характеризуют реалии современного бизнеса. Корпоративные скандалы, а также нарушения отчётности, имевшие место в последние годы, вызвали дополнительные требования прозрачности и подотчётности, подразумевающие более жесткий контроль внутреннего делопроизводства и аудита. Также усложняются требования к соответствию внешним регулятивным нормам, что понимается, как сегодняшняя цена ведения бизнеса.

Такие информационные системы, как СЭД, могут играть важную роль, предоставляя руководителям направлений, а также высшему руководству, документальный обзор процессов, происходящих внутри организации, тем самым, способствуя внутреннему контролю и аудиту, а также стремлению соответствовать внешним законодательным требованиям.

Имея в распоряжении СЭД, организация может автоматически принимать финансовые отчёты в электронном виде из самых разных источников, включая такие интегрированные системы управления предприятием (ИСУП), как SAP, Oracle и PeopleSoft. Управляющие могут получать уведомления, проводить осмотры и заверять их результаты. После утверждения результатов осмотра, материалы проведённого осмотра, дата, время, а также прочие подробности записываются.

Чтобы удостовериться в том, что процессы происходят в течении отведённого промежутка времени, могут рассылаться специальные уведомления и электронные сообщения. В конце процесса все отчёты сохраняются в электронном виде, что позволяет получить к ним немедленный доступ, обеспечивая, таким образом, быстрый и эффективный способ просмотреть результаты отчётов.

Чтобы помочь организациям соответствовать внешним требованиям законодательства, СЭД могут поддерживать специальные режимы безопасного доступа к электронной почте и документам, управления, а также удержания прибыли при распределении по акциям, в соответствии с требованиями, прописанными в законе Сарбейнса-Оксли.