СЭД в телекоме сегодня и завтра. Мнение эксперта.

Необходимость работы с большим числом документов, быстрого поиска нужных сведений и строго контроля исполнения обязательств в срок на фоне искушенности в ИТ-решениях и географической распределенности бизнеса телеком-игроков накладывают на проекты внедрения ECM/СЭД в этом секторе свои особенности. На вопросы ICT-online для обзора об актуальности, специфике и перспективах электронного документооборота в телекоме ответил руководитель проектов внедрения DIRECTUM Андрей Клоков.

Согласны ли вы, что автоматизация телеком-компаний действительно перспективна для СЭД/ЕСМ?

Российские телекоммуникационные компании, как и в целом в мире, являются наиболее продвинутыми в плане ИТ-инфраструктуры, организации взаимодействия сотрудников. Если обернуться назад, именно телеком-компании одни из первых начали внедрять ECM-системы и сегодня успешно развивают их. Дело в том, что телеком-рынок высоко конкурентный и динамичный, и для развития бизнеса необходимо сокращать издержки, создавать конкурентные преимущества, оперативно реагировать на изменения рынка.

Системы электронного документооборота способны помочь бизнесу в сопровождении операционной деятельности, формализации работы с бумажными и электронными носителями информации, которые порождаются в огромном количестве в силу специфики бизнеса. И самое главное – ECM-системы выступают средой, инфраструктурой взаимодействия сотрудников.

Какую специфику внедрений у такого рода заказчиков вы бы отметили?

Бизнес телекоммуникационной компании неизбежно связан с большим объемом организационно-распорядительной документации. К ней относятся клиентские договора, счета на оплату услуг, приходные документы, а также большое количество отчетной документации. Генерация такого потока документов происходит часто на нескольких уровнях – учетные системы, CRM-системы, HelpDesk, коммуникационных решений и дополнительного бизнес-ПО. Очевидно, что автоматизация такого рода документооборота требует более детального подхода, чем простой перевод канцелярии в безбумажный вид. На всех этапах взаимодействия следует выделить ключевые составляющие бизнес-процессов с позиции делопроизводства и управления контентом и оценить степень загруженности маршрутов прохождения документов.

В определенной степени для многих телекоммуникационных компаний автоматизация бумажного документооборота является насущной проблемой. Сотрудники ежеминутно сталкиваются с необходимостью быстро найти нужные сведения и не допустить инцидентов с потерей документа в цепочке от клиента до необходимого отдела внутри компании. Соответственно, чем раньше будет произведен переход на безбумажное делопроизводство, тем быстрее и эффективнее будет работать сам оператор связи.

Так как телеком-компании предоставляют услуги напрямую населению и бизнесу, то неизбежно сталкиваются с обращениями граждан, претензионной и исковой деятельностью. На все запросы необходимо реагировать оперативно, чтобы сохранить, в первую очередь, имидж компании и в то же время сократить время и затраты на внутреннюю деятельность. Со стороны ECM-рынка поставщики могут предложить решения, которые автоматизируют работу с обращениями граждан и организаций, а также решения по управлению претензиями и исками.

Какова практика компании DIRECTUM в отрасли телекоммуникаций?

На настоящий момент более 20 клиентов компании являются представителями телеком-отрасли России и ближнего зарубежья.

Интересен проект внедрения в одной из ведущих сегодня телекоммуникационных компаний страны: на тот момент, почти 10 лет назад, эта компания только начинала свой бизнес, но сразу же выбрала путь безбумажного документооборота и для этого привлекла нашу компанию как эксперта. Изначальными требованиями к проекту было обеспечение большой гибкости и масштабируемости автоматизируемых процессов. На первом этапе мы автоматизировали работу с договорами и закрывающими документами. В период активного развития компании заключалось много контрактов на установку оборудования связи, их необходимо было оперативно согласовывать, оплачивать и получать подписанные версии договоров и актов. По итогам внедрения при увеличении количества документов в 6 раз, процесс согласования сократился в 3 раза. В дополнение была выполнена интеграция с 1С и выгрузка данных в BI-систему для анализа данных, создаваемых в DIRECTUM.

На текущий момент компания занимается самостоятельным развитием системы, оптимизирует существующие бизнес-процессы и автоматизирует новый бизнес-процесс по управлению конкурсами и тендерами.

Какими вы видите перспективы данного направления для рынка?

Все основные игроки рынка телекоммуникаций уже давно используют те или иные решения для автоматизации своих процессов. Для ECM-рынка телеком-отрасль во многом сама задает направление развития, выдвигая новые требования.

В первую очередь необходимо обратить внимание на текущих клиентов, предлагать им новый решения для повышения эффективности бизнеса. Но не стоит забывать и о расширении клиентской базы, используя конкурентные преимущества, новейшие технологии и наличие готовых бизнес-решений, повышать долю рынка.

На текущий момент перспективное направление для телекоммуникационных компаний – это обеспечение юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. Это относительно новое направление, и в телеком-отрасли есть где развернуться и нашей компании есть что предложить. Например, сервис обмена документами Synerdocs позволяет без задержек, конфиденциально, безопасно и с гарантированной доставкой обмениваться документам и с абонентами, поставщиками и арендодателями.

Источник: ICT-online