Сокращая расстояния

Александр Троцкий

К настоящему времени крупнейшие российские розничные и дистрибьюторские компании смогли не только построить торговые сети с оборотами, исчисляемыми миллиардами долларов, но и стандартизировать основные бизнес-процессы, а также обеспечить их ИТ-поддержку на основе продукции таких компаний, как SAP, Oracle, Microsoft и др.

Опыт аналогичных компаний за рубежом показывает, что следующим шагом развития ИТ-поддержки бизнеса является оптимизация цепочек поставок, поскольку для крупной торговой сети затраты на транспортировку и логистику составляют от 10 до 25% закупочной цены.

Хорошо известно, что лидирующие поставщики информационных систем класса ERP предлагают в составе решений модули управления цепочками поставок (Supply Chain Management, SCM). Они позволяют не только планировать поставки, но и обеспечить их ИТ-поддержку. В большинстве случаев предполагается, что поставщики и торговые партнеры обмениваются друг с другом информацией в форматах EDI и XML. Однако прямая интеграция этих информационных систем с многочисленными корпоративными информационными системами сотен поставщиков и клиентов требует существенных затрат времени и ресурсов. Поэтому все чаще используются специализированные информационные решения, обеспечивающие стандартный интерфейс интеграции с различными информационными системами и стандартный формат представления данных.

На базе EDI

Наиболее широко формат электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI) используется в сфере обмена информацией между поставщиками (производителями) и торговыми сетями, однако реальные возможности этой группы стандартов гораздо шире. Прежде всего EDI-платформа в состоянии обеспечить реализацию комплексного проекта по электронному обмену данными в любой крупной логистической структуре, будь то торговая сеть, крупный производитель или оптовая компания. Структура такого решения показана на рис. 1

Рис. 1. Схема решения на EDI-платформе

Специфической особенностью использования EDI-платформы является наличие EDI-провайдера, который берет на себя интеграцию систем торговых партнеров и предоставляет каналы для обмена данными. Как правило, электронная связь с EDI-платформой осуществляется по протоколу https, использующему криптографию со 128-битным ключом. При более высоких требованиях предоставляется возможность прямой связи.

Системы на базе EDI успешно применяются в ведущих российских розничных сетях «Метро», «Мосмарт», «Азбука вкуса», «Детский мир», «Рамстор», «Банана-мама», а также таких компаниях, как BP, Shell, Coca Cola, Unilever, Procter & Gamble, Sony и многих других. Эти системы стали необходимыми инструментами для тысяч компаний, которые входят в орбиту деятельности ведущих игроков на рынке розничной торговли и массового производства.

Основным компонентом EDI-платформы является комплексная система, которая обеспечивает компании автоматический обмен информацией в формате EDI с бизнес-окружением. В зависимости от типа бизнеса возможны ее различные модификации, каждая из которых соответствует требованиям определенной группы клиентов. Общая схема решения представлена на рис.2 .

рис. 2 Схема решения для обмена документами в формате EDI

В версии для производителей EDI-система обеспечивает бизнес-коммуникации с торговыми сетями, складами дистрибьюторов и розничными магазинами. Система предоставляет возможность получать отчеты о продаже, состоянии складских запасов, заказов, подтверждении доставки и т.д. В версии для дистрибьюторов система обеспечивает взаимодействие как с производителями, так и с розничными сетями. Торговые сети, которые взаимодействуют с сотнями поставщиков, при помощи данной системы могут обмениваться с поставщиками заказами, подтверждениями заказов, отчетами об остатках, счетами-фактурами и многими другими документами.

Хотя исторически интеграция на основе EDI начинается с обмена электронными документами между поставщиками и клиентами, обычно в составе EDI-платформы имеются средства для организации планирования и управления поставками от поставщиков до собственных распределительных центров торговой сети или складов оптовой компании.

Основными пользователями этих инструментов являются торговые сети, поставщики и складские комплексы дистрибьюторов. Им порой требуется разработка, согласование и исполнение графика поставок на распределительные центры для сотен поставщиков розничной сети или дистрибьютора. Подобное решение позволяет партнерам предоставлять друг другу детальную информацию путем электронного обмена данными о планировании поставок и состоянии складов.

В качестве примера приведем розничную сеть «Мосмарт», которая имеет более 350 крупных и средних поставщиков в Москве и Санкт-Петербурге. «Мосмарт» использует комплексное решение на основе EDI-платформы — интегрированные модули обмена заказами и поставками в формате EDI. Такая интеграция позволяет автоматически преобразовать информацию из утвержденных заказов в модуле управления заказами в поставки в модуле управления поставками. Внедрение решения позволило сети добиться, например, планирования тысяч поставок с точностью доставки в один час с указанием конкретного дока доставки в распределительном центре.

Технологии EDI в большей мере ориентированы на согласование заказов, планирование поставок и их документальное сопровождение, чем на оперативное управление процессом поставки. Они не позволяют устранить такие ошибки, как несвоевременная доставка или потеря заказа; недостатки и излишки, выявленные в ходе приемки поставки; недостаточно быстрая реакция на непрогнозируемые события (погода, проблемы на таможне, авария автотранспорта перевозчика). Кроме того, перспективы использования EDI для коммуникации с торговыми партнерами — зарубежными поставщиками, логистическими провайдерами, перевозчиками и покупателями — в значительной степени ограничены как их географическим положением и количеством, так и их ИТ-возможностями. Очевидно, что в случае работы с многочисленными иностранными партнерами использование функций управления цепочками поставок ERP-систем, ориентированных в первую очередь на управление распределенными структурами в рамках одного предприятия или холдинга, также не всегда возможно.

Расширенное предприятие

Фактическое взаимодействие со всеми участниками поставки и оперативное управление географически распределенными цепями поставок обеспечивают комплексные системы организации взаимодействия с торговыми партнерами на основе концепции расширенного предприятия. Эта концепция предполагает тесное взаимодействие со всеми участниками цепочки поставок, начиная от производителей и поставщиков, логистистических провайдеров и заканчивая конечными потребителями. Суть концепции состоит в том, чтобы дать возможность всем торговым партнерам предоставлять информацию о состоянии заказов на закупку и состоянии и статусах поставок в стандартном формате в единой системе.

ИТ-поддержка расширенного предприятия основана на использовании специализированных информационных систем управления расширенным предприятием (Extended Enterprise Management, EEM), которые либо интегрируются с системами класса ERP торговых партнеров компании, либо предоставляют доступ через Internet. Для синхронизации процессов и реализации поставки EEM-система использует полученную от партнеров информацию и документы на основе текстовых файлов, XML или EDI, однако основным способом является предоставление Internet-доступа с помощью стандартных браузеров для ввода, редактирования и просмотра данных по поставкам всеми заинтересованными сторонами. Lанные системы, учитывая глобализацию мировой экономики, по определению являются многоязычными и предоставляют возможность пользователям работать с внешним интерфейсом на родном языке.

С помощью систем класса EEM партнеры могут предоставлять друг другу детальную информацию о состоянии и движении поставок. Информация сопровождается данными о состоянии заказов на закупку, выставленных счетах и получении подтверждений об оплате. В результате компания получает возможность отслеживать и контролировать поставки не с момента их получения на собственном распределительном центре, а с момента размещения заказов на закупку. Встроенные функции расчета ключевых показателей (KPI) дают возможность не только контролировать, но и оценивать деятельность партнеров по обработке поставок, а сам процесс поставок становится для компании абсолютно прозрачным.

Следует отметить, что основной для подобных систем является именно логистическая функциональность. Базовыми объектами являются различные грузовые единицы, а не документы, что типично для большинства систем класса ERP. Поэтому все прочие данные о поставщиках, покупателях, перевозочных документах (манифесты, коносаменты), заказах и т.д. связаны с номерами грузов или поставок как физических объектов, а не наоборот. Таким образом, система предоставляет возможность мониторинга и управления процессом поставки на уровне отдельной коробки при условии ее уникальной маркировки.

Другим важным объектом является предварительное уведомление о поставке (Advanced Shipping Notification, ASN). Фактически данный документ содержит описание всех входящих в поставку грузовых единиц и их идентификаторов, что ускоряет процесс грузопередачи во всех узловых пунктах цепи поставок, а также убыстряет прием поставки путем сканирования этикеток с номерами грузов на распределительных центрах компании. Использование товарно-грузового учета существенно упрощает процесс обработки данных о поставке и ускоряет разрешение проблемных ситуаций. В качестве дополнительных модулей имеются развитые функции автоматической генерации сообщений о событиях (Event Management), что облегчает процесс мониторинга поставок и упрощает процесс коммуникации с партнерами.

Результаты применения систем EEM следующие: полная прозрачность цепочки поставок и состояния поставок в режиме реального времени, сокращение инвестиций в страховые запасы на 5—15% и удаление 3—5 дневного товарного запаса из цепочки поставок за счет уменьшения продолжительности цикла поставки.

Пример управления расширенным предприятием

Внедрение подобных решений в России только начинается, поэтому приведем в качестве примера США, где проблема управления импортными поставками возникла намного раньше.

Компания Mervyn's, зарегистрированная в Калифорнии, специализируется на розничной продаже одежды, обуви, кухонных принадлежностей и товаров повседневного спроса и имеет 176 магазинов в восьми штатах и два распределительных центра. Большая часть реализуемой продукции производится в странах Юго-Восточной Азии и Китае и затем доставляется в США. Компания широко использует морские контейнерные перевозки и консолидацию заказов в специализированных логистических центрах с последующей доставкой автотранспортом в распределительные центры Mervyn's.

До внедрения системы класса EEM в компании наклеивали все этикетки на складах. Используя модуль управления удаленным складом, который входит в состав EEM, экспедиторы, занимающиеся импортом для Mervyn's, сегодня могут войти в систему через Internet, чтобы создать и напечатать коробочные этикетки в своих терминалах в формате, указанном компанией. Затем они отгружают готовую поставку в конкретный распределительный центр Mervyn's и сопровождают ее документом ASN с перечислением входящих в поставку номеров коробок. Возможность приемки прямо в процессе разгрузки автомобиля существенно сократила затраты времени на приемку — вместо 85 коробок в час сейчас обрабатывается 145 коробок.

Использование EEM обеспечило компании прозрачность процесса поставок, возможность влиять на процесс транспортировки, повысило скорость обработки поставок для достижения основной логистической цели — обеспечить наличие нужного товара в нужном месте в необходимый момент времени.

Александр Троцкий — менеджер проектов компании «Корус Консалтинг», направление «Логистика»; ATrotskiy@korusconsulting.ru

Источник: "Директор ИС" №01:2009 (16.01.2009 г.)