Анализируем отчет AIIM «Инновационное создание контента и его многократное использование»

В последнее время организации уделяют большое внимание вопросам управления контента, но не самому контенту и его качеству. Объем контента постоянно растет, компании создают все новые места для его хранения, при этом не зная содержимого и ценности имеющейся информации. В результате образуется большая свалка, которая мешает рабочим процессам.

Чтобы избавиться от этой свалки, компаниям нужно осмотреть весь контент, которым они располагают, установить ценность этого контента, устранить ненужную, устаревшую и повторяющуюся информацию и предпринять меры по созданию интеллектуального контента в будущем.

Теме создания интеллектуального контента посвящен новый отчет AIIM «Инновационное создание контента и его многократное использование». Исследование построено на опросе 307 представителей компаний, активно использующих ECM-системы.

Ниже приведу наиболее интересные результаты опроса. Всем, кто хочет ознакомиться с материалом подробнее, рекомендую обратиться к оригиналу.

Среди кого проводился опрос

31% респондентов являются представителями крупных организаций — свыше 5000 работников. 29% опрошенных работают в средних компаниях с числом сотрудников от 501 до 5000. 41% респондентов представляют небольшие компании с числом работников от 1 до 500.

География опроса выглядит следующим образом: 75% респондентов работают в североамериканских компаниях. На Европу приходится 17% опрошенных, из которых 1% представляет Россию и Восточную Европу. Соответственно, выявленные тенденции могут существенно отличаться от наших реалий, но они могут быть интересны в качестве ориентиров.

Что касается профессиональной принадлежности, 60% опрошенных являются руководителями или работниками предметных отделов, 11% — ИТ-консультанты и менеджеры проектов, 9% — разработчики контента, и 8% — разработчики архитектуры информации. 7% опрошенных составляют представители ИТ-департамента своей организации, и 5% — ИТ-директора. Таким образом, опрос показывает отношение к созданию контента как со стороны работников, принимающих непосредственное участие в его создании и хранении, так и со стороны его потребителей.

Создание и управление контентом

Какие средства Вы используете для создания бизнес-контента? (выберите все используемые)

По итогам опроса, наиболее популярным средством создания контента являются приложения Office. Их активно используют 90% респондентов.

Меньшей популярностью пользуются средства публикации веб-контента и настольные издательские системы, их выбрали 48% и 46% опрошенных соответственно.

Почти четверть респондентов отметили, что используют средства создания структурированного контента, при этом половина из них предпочитает инструменты создания текста в формате DITA и XML.

Еще меньше опрошенных используют для создания контента электронные средства обучения (22%), WIKI (18%) и другие инструменты (3%).

Как Вы думаете, были ли в Вашей организации проблемы, связанные с плохим качеством контента?

Большая часть опрошенных отметила, что плохое качество контента и недостаточное управление им привели к дублированию информации (87%) и значительным затратам времени на поиск нужной информации (85%).

79% респондентов указали, что огромная часть контента создается для разового использования, в то время как его можно было бы использовать повторно. 61% опрошенных столкнулись с недостоверным содержанием контента в компании, при этом почти половина из них связывает плохое качество информации с высокой текучкой кадров, которые занимаются созданием контента.

48% респондентов указали, что недостаточное качество контента привело к плохой реакции на потребности клиентов и, как следствие, к снижению степени их удовлетворенности.

38% опрошенных столкнулись с неспособностью организации соответствовать требованиям законодательства и отраслевым стандартам.

Также значительная часть респондентов считает, что с плохим качеством контента связаны потери бизнеса (25%), высокие расходы на перевод (23%) и снижение доходов компании (21%).

Как Вы управляете созданным контентом и где храните его?

52% опрошенных хранят свой контент на сетевом диске, 46% респондентов используют для этого ECM-системы. 37% хранят свою информацию на общем диске подразделения, и 31% - на личном локальном диске. Еще меньше респондентов используют для хранения контента облачные приложения (18%) и компонентные системы управления контентом (3%).

Какой способ захвата метаданных используется в Вашей организации?

40% опрошенных отмечают, что в их организации используют ручную классификацию данных при помещении в хранилище. 38% респондентов заявили, что в их компании нет формальной системы и процесса для захвата метаданных. 11% не знают, какой способ получения метаданных используется в их организации, и только 11% опрошенных ответили, что в их компании применяется автоматическая классификация данных.

Выводы и рекомендации

Нередко создание контента воспринимается как нечто само собой разумеющееся, как часть рутинной работы организации. При этом внедрение лучших практик создания и управления контентом может существенно упростить рабочие процессы компании. Представьте, что контент по важным для вас темам уже был создан. Вам нужно лишь скомпоновать информацию, а не писать документ каждый раз с нуля. Реализовать это вам поможет правильная контент-стратегия.

При планировании контент-стратегии AIIM рекомендует предпринять следующие шаги:

·         проанализируйте, какие практики и методы управления контентом уже используются в организации;

·         определите трудности компании в вопросах развития контента и его размещения;

·         проведите аудит всего контента в компании и выясните, какой контент создают сотрудники и как им управляют;

·         определите, кто из сотрудников разрабатывает контент, и оцените уровень их знаний и навыков;

·         обеспечьте соблюдение требований законодательства в области создания контента;

·         оцените, какие имеющиеся технологии и инструменты позволят улучшить качество контента и обеспечат его многократное использование;

·         и последнее: примите самое активное участие в формировании и внедрении контент-стратегии.

Источник: Отчет AIIM «Инновационное создание контента и его многократное использование»