Средства групповой работы с контентом: какие из них наиболее эффективны?

Файловый сервер, чат, электронная почта

Наиболее примитивные средства групповой работы над контентом – это электронная почта и мессенджер, необязательно корпоративный, в связке с файловым сервером компании.

В случае электронной почты файлового сервера может и не быть. Сотрудники просто пересылают друг другу документы, которые хранят на своих компьютерах, и просят отредактировать их или посмотреть. Может быть характерно для территориально распределенных стартапов, хотя они-то как раз активно пытаются «быть в тренде» и используют более продвинутые средства групповой работы, например, корпоративные чаты с возможностью отправки и хранения документов.

Связка «мессенджер и файловый сервер» тоже постепенно уходит в прошлое. Если документ доступен по локальной сети, значит, пользователи могут работать над ним совместно и сообщать друг другу об изменениях по чату. Такой способ организации также не является эффективным.

Свободные средства групповой работы

Для групповой работы можно использовать свободные средства, например, общеизвестный Google Drive, One Drive от Microsofrt, Quip. К преимуществам подобных средств можно отнести разграничение прав на документы (дать доступ к документам можно только необходимым пользователям), комментарии, о которых приходит уведомление на почту; встроенный чат, благодаря которому не надо отвлекаться на сторонние приложения и телефон; а также возможность вести работу с несколькими группами людей, например, по разным проектам. Свободные средства групповой работы могут быть эффективны для маленьких компаний.

Корпоративные системы

Любые СЭД, корпоративные порталы, имеющие единую точку входа и вовлекающие сотрудников в создание и публикацию информации, системы управления проектами, консолидирующие для команды не только документы по проекту, но и информацию о сроках, контрольных точках, – эти системы сами по себе являются средствами групповой работы над контентом компании. Повышает эффективность и явный тренд развития корпоративных систем – встраивание в них элементов социальной активности: чатов, обсуждений, уведомлений об изменениях.

Эффективность средств групповой работы зависит от компании, в которой они используются. Возможности компании и ее потребности диктуют свои условия. Маленькая компания, например, не имеющая своего офиса, скорее будет использовать свободные средства групповой работы. Компании, так и работающие по старинке и не собирающиеся что-то менять, продолжат использовать файловый сервер. А крупные – будут внедрять корпоративные системы, автоматизирующие практически все процессы предприятия, в том числе и групповую работу над контентом.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"