Стили работы с объектами Workflow
Все мы отправляем много задач и получаем еще больше заданий и уведомлений. Кто как справляется с потоком работ и как ничего не забыть?
Все
мы ежедневно выдаем поручения и получаем задания. Выданные ранее поручения
необходимо проконтролировать, а про задания не забыть и выполнить их в срок. От
этого напрямую зависит успешная деятельность любой организации. Неоценимую
помощь в этом оказывает автоматизация бизнес-процессов предприятия и взаимодействия
сотрудников, но и здесь появляются свои трудности. Количество входящих заданий и
исходящих задач иногда (а у руководителей высокого уровня не иногда, а всегда)
становится слишком большим для того, чтобы ничего не упустить. И вот здесь
возможны варианты.
Я в своей работе создаю подпапки, по которым сортирую входящие задания. Условно все задания я поделил на несколько категорий:
● задания, которые требуют тщательного обдумывания и не требуют срочного выполнения;
● задания, выполнить которые не сложно, но работа по ним рутинная и не срочная, однако требует отвлечения от выполнения более приоритетных задач, поэтому лучше накопить пару десятков подобных заданий и потом все сразу выполнить;
● задания, которые переданы на исполнение другим;
● задания, требующие от меня контроля правильности исполнения ранее выданных мной поручений;
Папка «Входящие» - это по сути все остальное. При этом исходящие задачи я никак не сортирую и уповаю только на механизм напоминания о приближающемся сроке контроля исполнения. Также у меня нет четких критериев работы с уведомлениями.
А ведь есть еще механизмы: пользовательские статусы (отметки к исполнению), различные стили отображения прочитанных и непрочитанных заданий, сортировки, группировки и т.д. Какой стиль работы у Вас?
Похожие статьи
Комментарии 7
Часто пользуюсь фильтром по инициатору. Человек для меня связан с некотороым направлением работы.
Раскладывание заданий, которые нужно выполнять, по папкам приводит на мой взгляд только к затруднению работы, т.к. приходится "ходить" по разным папкам, в результате в папку с несрочными заданиями можно вообще не дойти :). Поэтому я использую только 2 подпапки во "Входящих": "Переданные от меня" (т.е. к ним надо будет вернуться при приемке подзадачи) и "Отложенные" (это уж совсем не обязательные или уведомления, которые хочется проконтролировать). "Исходящие" тоже не сортирую, опираюсь на напоминания.
Подсмотрел у одного из сотрудников в первые дни работы такой удобный способ и сам пользуюсь: группировка заданий по состоянию. Помогает, как минимум, сделать так, чтобы выполненные задания не мешали видеть то, что еще находится в работе. Когда появляется много заданий по одному направлению - делаю для них отдельную папку.
Самая распространенная ошибка новичков! Из папки "Входящие" надо удалять выполненные задания. Влияет как на скорость открытия папки так и на поиск невыполненных заданий.
Абсолютно согласен с тем что выполненные задания надо удалять. Но мне удобнее делать это не в процессе работы, а в конце рабочего дня или когда есть свобоное время. Выделяю разом все выполненные и удаляю.