Трудности перехода

Татьяна Татаринцева

Обеспечение документооборота между сторонними организациями является одним из основных направлений развития систем электронного документооборота, сопутствующих технологий и законодательства в этой области. Почему возможность обмена электронными документами и обеспечение его надежности настолько важны сегодня? Потому, что взаимодействие высоко технологичных компаний должно осуществляться на таком же высоко технологичном уровне.

Странно было бы предполагать, что два взрослых человека, владеющих языком, станут изъясняться жестами, подобно детям. Аналогично и компании, развитые в ИТ-отношении, не должны бы использовать для коммуникаций технологии многовековой давности: почтовую или курьерскую доставку документов.

Не должны, но отчего же используют? На это есть ряд объективных причин, преодолеть которые стремятся современные технологи, разработчики, аналитики и законодатели.

Заинтересованные стороны

Ежегодно число компаний, внедривших систему электронного документооборота, увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, имеющие широкий круг партнеров и клиентов. Это лидеры своей области, использующие передовые технологии управления и автоматизации. В стремлении выровняться на образцовый бизнес этих компаний другие организации, в частности, начинают использовать аналогичные средства автоматизации. Это – один из путей увеличения числа компаний, внедривших системы электронного документооборота.

Безусловно, именно организации, внедрившие СЭД, в первую очередь заинтересованы в развитых механизмах и законодательной базе для обмена электронными документами. Удобства и преимущества электронного документооборота, выявившиеся в процессе автоматизации внутренних бизнес-процессов, хочется перенести на бизнес-процессы внешние.

Однако в ситуации документооборота между организациями стороны могут быть представлены не только структурой «компания с СЭД – компания с СЭД». В России, где развитость ИТ пока уступает западу, более распространены структуры типа «компания с СЭД – компания без СЭД» и «компания без СЭД – компания без СЭД».

Если взаимодействие второго типа и его соотношение с темой документообмена является очевидным, то о последней структуре («компания без СЭД – компания без СЭД») следует сказать несколько слов.

К компаниям, для которых потребность в использовании СЭД не является первоочередной, прежде всего относятся предприятия сферы продаж. Исходя из особенностей таких компаний, наибольший интерес для них представляют системы CRM-класса. Эти компании обращаются к СЭД тогда, когда их рост достигает критической отметки, за которой необходимость СЭД очевидна. Также это могут быть начинающие компании с небольшим начальным капиталом или частные лица.

Тем не менее, все перечисленные категории используют для создания документа то или иное текстовое приложение. Разумеется, здесь существуют свои исключения, когда документ создается и используется на протяжении всего жизненного цикла исключительно в рукописной формате. Но исключения на то и исключения, чтобы быть единичным отступлением от всеобщего правила.

Итак, первоначально практически любой документ создается как документ электронный. Дальнейшая работа с документом также происходит в электронном формате. Вспомним, что даже книги сегодня читаются не столько «в бумажном переплете», сколько с экрана КПК или другого устройства. Теперь представим себе, как в такой ситуации происходит обмен документами в структуре «компания без СЭД – компания без СЭД». Несмотря на то, что обе стороны предпочитают работать с электронными документами, обмен по-прежнему осуществляется документами бумажными. В деталях этот процесс выглядит следующим образом: в организации А создается электронный документ, затем документ распечатывается и направляется в организацию B в бумажном виде, организация B получает бумажный документ и, например, отсканировав его, работает уже с электронным аналогом. Очевидно, что распечатывание и сканирование – это лишние промежуточные этапы в процессе документообмена.

Таким образом, мы видим, что взаимодействие любых компаний или сторон, вне зависимости от того, используют ли они СЭД, естественнее и оперативнее осуществлять в электронном виде:

●     электронный документооборот между сторонними организациями экономит рабочее время практически всех подразделений компаний: руководства, рассматривающего и утверждающего договора и приказы; секретариата, непосредственно работающего с отправкой, получение и регистрацией документации; и многих других; также экономится время на повторное создание документов: по статистике, от 6% до 25% бумажных документов теряется безвозвратно;

●     электронный документооборот экономит финансовые средства: к примеру, повторный ввод информации из поступающих на предприятие бумажных счетов-фактур в России обходится от 25 руб. за каждый счет;

●     электронный документооборот отличается высокой экологичностью: по последним данным, ежегодно на производство офисной бумаги в России уходит более 12 млн. деревьев, выбросы CO₂ при этом сопоставимы с выбросами 270 тыс. автомобилей, на производство бумаги расходуется более 150 млрд. литров воды, Почта России ежегодно пересылает 1.5 млрд. бумажных писем;

●     электронный документооборот, принимаемый в качестве стандарта во все большем числе компаний, оказывает положительное влияние на общее технологическое развитие бизнеса в целом.

Препятствия преодолимой силы

Причины, мешающие компаниям осуществлять обмен электронными документами, логически сводятся в три большие группы - это причины юридического, технологического характера и так называемый человеческий фактор.

К причинам юридического характера относится, главным образом, недостаточная законодательная база. В идеале, закон должен содержать соответствующие разделы, подтверждающие полноценность электронного документа и полноценность работы в рамках электронного документооборота. Но на сегодняшний день закон гарантирует лишь то, что при наличии обоюдного соглашения организации могут обмениваться электронными документами (любыми, кроме тех, которые согласно законодательству, должны существовать только в бумажном виде) и эти электронные документы будут обладать юридической значимостью. Во многом недостаточность законодательной базы объясняется отсутствием технологий, гарантирующих безопасность и конфиденциальность информации, содержащейся в электронном документе, о чем будет сказано ниже.

С другой стороны, по законодательству определенные виды официальных документов не могут не существовать в бумажном виде.

Однако даже в том случае, если между двумя сторонами установился стабильный и доверительный документооборот, существуют так называемые «риски недоказательности для третьей стороны». Систематичные проверки со стороны налоговых и других государственных органов при недостаточной законодательной базе ставят электронные документы под сомнение: что, если госслужба не примет документ?

Причины технологического характера выражаются в вопросе «Как обеспечить безопасность и сохранность информации электронного документа?»

Касательно самого электронного документа поставленный вопрос конкретизируется в проблеме неподдельности документа: как предупредить случайные изменения в документе при смене кодировки, скриптов и макросов, при использовании различных средств редактирования и просмотра?

Относительно документа, хранящегося в системе, мы говорим об обеспечении конфиденциальности информации: какими методами возможно гарантировать надежность хранения документа в системе и на серверах, как предотвратить нежелательный доступ к документу лица с полными правами в системе.

Многочисленные вопросы в области технологий отражаются и на отношении пользователя к электронному документу: начинает действовать последняя из выделенных нами группа причин – «человеческий фактор».

Человеческий фактор - это консерватизм пользователя. При этом неважно, где и кем работает человек, неважен его социальный статус, его пол и возраст. До тех пор, пока пользователь лично не поработает в системе или хотя бы не получит положительный отзыв от лиц, пользующихся у него доверием, он будет относиться к системе скептически. Переход на обмен электронными документами будет тормозиться.

Таким образом, все три группы причин, препятствующих обмену электронными документами между сторонним организациями, тесно связаны между собой.

Присвоение электронному документу юридически значимого статуса невозможно без соответствующих технологий, гарантирующих его сохранность, неизменность и безопасность. А технологии не могут развиваться, не получая поддержку со стороны закона.

Недоверие к электронному документу рядового пользователя, которым является и большинство законодателей, тормозит принятие законов. А отсутствие юридической гарантии значимости электронного документа в свою очередь обуславливает пользовательское недоверие.

Наконец, технологии могут развиваться только будучи опробованными на практике, конечным пользователем. А непонятность технологий только отталкивает пользователя, отнюдь не мотивируя его на испытание чего-то нового.

Решения для всех

Несмотря на перечисленные трудности, ситуация с обмен электронными документами между сторонними организациями не представляется экспертам безвыходной. Так, на прошедшем в марте FORUM DIRECTUM 2008 участники круглого стола «Юридически значимый обмен электронными документами между организациями» пришли к единогласному мнению, что все обозначенные проблемы этого направления решаемы и в обозримом будущем будут преодолены.

Безусловным представляется и тот факт, что главная роль в решении этих проблем принадлежит разработчикам СЭД. Иными словами, с точки зрения представленных типологии причин, основными являются причины технологического характера.

Именно разработка конкретных механизмов и принципов работы и взаимодействия систем и рабочих приложений способна повлиять на отношение пользователя и стать катализатором для принятия законодательства. Важно отметить, что наиболее продуктивным здесь являются разработки таких механизмов, которые не только обеспечат конфиденциальность информации и надежность обмена, но и будут прозрачными и понятными пользователю, будут ориентированы на облегчение его работы с электронным документом.

Рассматривая существующие сегодня на рынке СЭД решения в области обмена документами с позиций компаний, участвующих в документообороте (см. раздел «Заинтересованные стороны»), можно выделить разработки, которые мы условно назовем «внутрисистемные» и «внесистемные».

Первые соответственно используются в структуре «компания с СЭД – компания с СЭД», вторые - «компания без СЭД – компания без СЭД», и те и другие – в «компания с СЭД – компания без СЭД».

«Внутрисистемные» разработки можно проиллюстрировать примером открытых форматов файлов. Данные форматы обеспечивают хранение электронного документа вместе с электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) и дополнительными атрибутами. Документ такого формата может быть экспортирован из СЭД одной компании и передан в СЭД другой компании. Использование документов с открытым форматом и ориентация на закрепленные стандарты (к примеру, стандарт Гильдии Управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления»), позволяет создавать в современных СЭД механизмы, которые гарантируют доставку электронных документов в стороннюю организацию и автоматическую регистрацию входящих и исходящих электронных документов в системах.

Во «внесистемных» разработках также используется открытый формат данных. Разница в том, что пользователь работает с электронным документом вне конкретной системы, а потому должен использовать специальную программу. Отметим, что сегодня существуют такие программы, распространяемые как freeware-программы (распространяющиеся бесплатно), что, безусловно, упрощает процедуру перехода к электронному документообороту для любого пользователя.

Решения, рассматриваемые с точки зрения обозначенных препятствий (см. раздел «Препятствия преодолимой силы»), сводятся к следующему. Во-первых, качественное шифрование документов и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), что гарантирует сохранность информации документа: даже в том случае, если нежелательное лица получит прямой доступ к документу, его содержание не сможет быть прочтено, документ не сможет быть изменен. Во-вторых, работа с хранилищами такого класса, которые обеспечивают распределенное хранение электронных документов и распределенный доступ к ним. В-третьих, преобразование документов в открытее и стандартизированные форматы. Один из наиболее распространенных среди таких форматов - PDF/A. Формат содержит шрифты и не содержит скрипты, полностью сохраняет форматирование, позволяет хранить документы без повреждения их первоначального вида (как текста, так и графики). Иными словами, такие документы отображаются на любом компьютере именно так, как то задумывал автор.

Все дело в балансе

Согласно мнению одного из ведущих экспертов в области Enterprise Content Management Джона Манчини, залог успешности любой технологии заключается в «балансе готовности пользователей и инноваций». Для того чтобы обмен электронными документами между сторонними организациями обрел официальный статус и был принят всеми в качестве стандарта взаимодействия, должны существовать не только соответствующие технологии, но и открытые к новшествам пользователи. Добавив к этим двум компонентам полноценную законодательную базу, уже в скором времени мы получим принципиально другой, на порядок более качественный и оперативный, бизнес.