Зачем нужны Agile-доски Directum, если есть Trello, Jira и другие

Большая часть пользователей сталкивалась с таск-трекерами. Они дарят некое ощущение контроля над ситуацией, даже если используются без особого понимания методик эффективного управления потоком работ.

Инструменты, которые у всех на слуху, — западные Trello и Jira. Но в текущих обстоятельствах хранить свои данные в заграничных облаках не только безрассудно, но еще и технически трудно.

Оплатить их лицензии можно только через сложную цепочку c покупкой криптовалюты и Visa Gift карты. А если заглянуть в последние изменения ФЗ «О банках и банковской деятельности» от 14.07.2022, то законность такой операции вообще ставится под сомнение.

При этом управление гибкими бизнес-процессами легче не становится. Умственный труд, «не измеримый в штуках», в связке с неопределенностью внешних факторов превращает руководителей в параноиков, а их подчиненных лишает чувства удовлетворенности.

Белая доска

Несколько лет назад мы у себя в компании начали внедрять различные практики по бережливому производству, в том числе по эффективному управлению загрузкой команд, занимающихся продажами, внедрением, сопровождением и разработкой. Один из подходов, который мы использовали — Kanban-метод:

Весь поток задач проходит через воронку Upstream, которая отбрасывает все, что можно, и только приоритетные задачи доходят до Downstream

В те времена для организации работы подобным образом было доступно огромное количество инструментов: начиная от простых, таких как Trello и Asana, заканчивая промышленными YouTrack и Jira.

Принципиальное отличие решений для широкого пользователя (Trello, Asana) — легкость старта. В них не нужно заранее определять команды, проекты, составы полей и типы рабочих элементов, правила автоматизации процесса и еще десятки аспектов.

Но есть и обратная сторона медали — «срезав» на старте, через некоторое время вы начинаете тонуть в тысячах тикетов, разбросанных по десяткам досок. И ваше преобразование рабочего процесса, начавшееся с радостных возгласов, превращается в плюханье в болоте.

Так где же находится золотая середина для инструмента гибкого управления работами?

Вендоры применяли разные подходы. Кто-то строго следовал одной из популярных методологий и реализовал весь инструментарий Kanban (например, Kaiten) или Scrum (например, ScrumBoard), предложив готовую схему работы и уменьшив количество решений, которые нужно принять компании на старте.

Кто-то пытался подготовить наборы преднастроек для всех видов команд (например, Asana и ClickUp). Если погружаться в каждый из инструментов достаточно глубоко, начинаешь понимать их слабые и сильные стороны.

Путь офисного самурая

Мы пошли своим путем и разработали свое собственное решение — Agile-доски Directum. C одной стороны, мы оставили легкость старта:

1. Никаких сложных вопросов перед началом работы. Колонки создаются на основе шаблона. Их можно добавлять и переставлять, помечать как архивные, тогда тикеты, попадающие в них, сразу обозначаются закрытыми. Если необходимо, любую доску можно создать копированием существующей.

2. Тикет — это в первую очередь описание сути. Возможности по его наполнению ограничены только вашей фантазией: кроме текста задач и ответственных, можно добавить чек-листы, ссылки на другие тикеты, любые сущности системы Directum RX. Кроме того, без труда загружаются изображения и другие управляемые элементы, доступные через /-меню (знакомые с Notion поймут, о чем речь).

Но это не свалка из неструктурированной информации. Простой список дел трансформируется в чек-лист с подзадачами, которые в один клик превращаются в новые связанные тикеты. Они разбегаются по другим доскам в поисках своих исполнителей. При этом контроль над ними не теряется — всегда есть доступ ко всем задачам через дерево связей.

3. Когда тикетов становится слишком много, по ним нужны множественные срезы по разным аспектам. Для этого есть исполнители (можно назначить несколько человек или команду), метки, приоритетность, дедлайн и панель фильтрации, которая гибко комбинирует условия по атрибутам с полнотекстовым поиском.

С другой стороны, мы добавили всю мощь нашей модели прав и ничем не ограниченные возможности прикладной разработки и движка BPM, доступные в решениях Directum RX:

1. Поведение тикета можно дополнить автоматическими запусками задач или встроить в существующий формализованный рабочий процесс, как элемент гибкой загрузки какого-либо подразделения. Например, в процесс продажи и строительства коттеджа:

2. Внутри тикета находятся коллекции связанных документов, которые можно совместно редактировать, изменять в новых версиях, подписывать ЭП, шифровать, согласовывать по регламенту и делать еще кучу всего, что дают своим пользователям зрелые ECM-системы. При этом функциональность не принудительная. В самом простом случае бросаете файл в тикет и не заморачиваетесь ни с правами, ни с заполнением карточки.

3. И самое главное — решение можно развернуть не только в нашем публичном облаке, но и в приватном, или даже в локальной сети. При этом гарантируется корпоративный уровень безопасности. Ничего не утечет в индексы поисковых машин, как это было с Trello. Ну и бонусом — масштабирование до десятков тысяч пользователей и миллионов тикетов.

В результате решение так понравилось нашим сотрудниками (а они добровольно выбирали среди всей палитры от Trello до YouTrack), что за первый год эксплуатации они создали больше 50000 тикетов.

Кроме того, появилось несколько прикладных решений, встраивающих Agile-доски в технологические процессы команд. Например, отделы внедрения разработали свою систему управления требованиями и пожеланиями заказчиков, а продавцы используют доски в своей CRM-системе.

Решение получилось легким для освоения и удобным для интеграции в процессы клиентов от мала до велика. Но дьявол, как известно, кроется в деталях, давайте попробуем сравнить Agile-доски с Trello и Jira.

Чье кунг-фу сильнее

В апреле 2022 года у Agile-досок Directum появилась freemium-версия. Для пользователей системы Directum RX она бесплатна.Решение поддерживает импорт ваших существующих досок из Trello.

Сухой остаток

Trello — прекрасный инструмент для небольшой команды, подходит для микробизнеса. Если вам не нужно декомпозировать тикеты на несколько иерархий вглубь и контролировать достижение глобальных целей, координировать работу разных смежных команд, авторизируемый доступ к документам — то это ваш вариант.

В Jira (а также YouTrack, Azure Boards) можно реализовать практически любой проект с самыми невероятными рабочими процессами. Это возможно за счет инструментов как для формирования отчетов, так и для разработки полноценной информационной системы поверх самих досок.

Но есть один жирный минус: их основная аудитория — разработчики ПО, а не бизнес-пользователи. Поэтому высок риск огромного сопротивления сотрудников. Да и сама разработка процессов в этих системах — задача непростая.

Мы уже больше 10 лет используем Azure и YouTrack и относимся к этим продуктам с большой любовью. Но в то же время компания Directum свыше 30 лет специализируется на цифровизации формализованных процессов в работе различных компаний. Нам хорошо знакомы все трудности как самого анализа бизнес-процессов, так и проблемы их внедрения у реальных пользователей. Поэтому мы и решились на такую «авантюру», как разработка собственной системы управления гибкими рабочими процессами.

После 3 лет разработки проекта рекомендуем забыть о классических BPM-системах и цифровизировать рабочие процессы с помощью гибридной модели, сочетающей как стадии с формализованными участками, так и реализованными по одной из гибких методологий.

Если вспомнить про проектный бизнес, то наша замена Oracle Primavera и MS Project от глубокой интеграции с Agile-досками стала намного ближе к современному прочтению PMBoK, чем покинувшие отечественный рынок мастодонты.

При сравнении «в лоб», возможно, вскроются мелочи, которые мы не успели сделать настолько изящно и удобно, как корифеи этого рынка. Но для бизнеса важнее инструменты собирать под процессы, а не процессы прогибать под инструменты. Найти для этого решение лучше и проще, чем Agile-доски Directum — задача нетривиальная.

Обложка материала предоставлена: freepik — ru.freepik.com.