Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

ECM-кейс: Не хочу работать в выходной!

  19 комментариев Добавить в закладки

В организации B выпустили приказ: в связи с срочностью работ по незавершенному в срок проекту сотрудники отделов К, Л, М и Н выходят на работу в выходной день. Зябликов Иван Петрович (имя, разумеется, выдумано) на работу не вышел; когда же руководитель отдела подготовил и подписал руководителем организации выговор Зябликову, тот обратился с жалобой в профсоюз.

Суть жалобы в том, что Зябликов не вышел на работу в выходной, т.к. приказа не видел, и вообще, по его словам, приказ оформлен задним числом. Профсоюз обратился за разъяснениями в организацию B, где ему официально ответили: приказ о выходе на работу в выходной день имеется, он подписан руководителем организации. Более того, руководитель отдела приказ согласовывал и до своих сотрудников информацию донес.

Профсоюз потребовал копию приказа. На бумажном экземпляре не было согласующей подписи начальника Зябликова. Профсоюз видит несоответствие и обращается в суд. В суде юрист организации B сообщает, что приказ согласуется в системе электронного документооборота, на документе стоит ЭЦП начальника Зябликова. Суд признает наличие согласующей подписи, профсоюз к неудовольствию Зябликова снимает претензии.

Однако в организации B недовольны таким прецедентом и хотят избежать судов и конфликтов с профсоюзом в будущем. Для этого консультантам поставлена задача: на бумажных копиях нужно иметь живые подписи согласующих. Есть ли другие способы решения проблемы?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (19)
Андрей Подкин 06 октября 2009 г. 15:19  
А как суд доказал, что до Зябликова злополучный приказ был доведен его непосредственным начальником?
Максим Галимов 06 октября 2009 г. 17:21  
А как суд доказал, что до Зябликова злополучный приказ был доведен его непосредственным начальником?
Честно говоря, меня это тоже заинтересовало. Но в целом, я думаю, вопрос в суде стоял не о том, знал ли Зябликов о приказе, а о том, был ли приказ согласован его непосредственным руководством. Будем считать, что, скажем, в трудовом договоре прописана возможность вывода персонала в выходные дни и достаточным основанием для этого служит согласованный непосредственным руководителем приказ.
Андрей Подкин 07 октября 2009 г. 07:39  

Если так, то здесь получается всего лишь локальная проблема начальника Зябликова. Если он не отрицал в суде факта согласования приказа, то это именно его обязанность - довести приказ до подчиненных так, чтобы не возникало нежелательных инцидентов.

А профсоюз и СЭД просто "удачно" попались под руку.

Дамир Галимов 07 октября 2009 г. 08:01  

Радикальный. Автоматизировать рабочее место каждого сотрудника и рассылать всем приказ со списком ЭЦП. Тогда, если Заябликову во "Входящие" попал согласованный и утвержденный при помощи ЭЦП документ, то сотрудник уже не имеет права сказать "а я не знал". В трудовом договоре прописать, что сотрдуник считается уведомленным о чем-бы то ни было в том числе и в случае, когда его пользователю в ECM-системе была прислана соответствующая информация.

Если речь идет о сотруднике, которому невозможно поставить компьютер на рабочее место (например, рабочий цеха, мастер по вызову и т.п.), то в его цехе можно поставить "разделяемый ресурс" - компьютер и обязать каждого сотрудника цеха минимум 1 раз в день перед уходом домой проверять свои "Входящие".

Максим Галимов 07 октября 2009 г. 08:08  

В общем, пока все обращают внимание на кажущийся корень проблемы: Зябликов не видел приказа. На самом деле Зябликов может это утверждать и в случаях, когда приказ висит на доске объявлений, когда приказ смотрят через "киоск", когда у Зябликова есть рабочее место в СЭД ("да я компьютер оставил включенным, кто-то и просмотрел документ за меня").

Вопрос ознакомления Зябликова с приказом -- это вопрос договоренностей и формальных правил в организации (Дамир правильно отметил: например, "обязать каждого сотрудника"). Именно поэтому профсоюз прицепился к отсутствию согласующей подписи как к факту нарушения правил.

А что по сути проблемы? Как можно решить задачу наличия согласующих подписей на бумажном экземпляре документа, не усложняя процесс?

Андрей Подкин 07 октября 2009 г. 08:26  

А почему проблема в описанной ситуации заключется в подписях?

Разруха не в клозетах, а в головах. С этим и надо бороться в первую очередь.

В конце концов, мы движемся к правовому государству и застраховаться от судебного иска становится в принципе невозможно (читали про пункт "не сушить животных" в инструкции к микроволновкам? а как насчет того, чтобы посушить любимое растение и подать в суд за то, что оно погибнет?). Другое дело - какое именно решение примет суд. Ну так и в этом случае решение было в пользу предприятия.

Денис Садыков 07 октября 2009 г. 09:01  

Ответ кроется в самом кейсе.

1. На предприятии действует СЭД, приняты все необходимые нормативные документы.

2. Суд признает действительными и имеющими силу электронные документы.

3. Профсоюз явно встает в позу и делает вид, что не в курсе СЭД.

Вывод - переговоры с профсоюзом, заключение соглашения с профсоюзом об использовании СЭД в работе с персоналом и т.п. Причины такой позиции профсоюза могут быть в банальной обиде, оставшейся, например, от внедрения системы. Возможно к предложениям профсоюза на этапе внедрения не прислушивались и т.п. Но это уже фантазии. Главное сейчас - вовлечь профсоюз в электронный документооборот и, думаю, что подобные преценденты не повторяться.

Максим Галимов 07 октября 2009 г. 09:06  

Профсоюз большой и "внешний". О СЭД мог и не знать. Да и с его вовлечением во внутренний электронный документооборот могут возникнуть сложности. То, что он должен признавать электронные документы и подписи -- согласен, правильный шаг.

Михаил Романов 07 октября 2009 г. 14:25  

Я, конечно, не юрист, но по-моему, организация нарушила трудовой кодекс. Т.к. Статья 22. "Основные права и обязанности работодателя", четко предписывает работодателю: "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью". Наличие или отсутствие согласующей подписи непосредственного руководителя здесь роли не играет...

С приказом обязаны были ознакомить самого работника, не важно, что там написано в трудовом договоре - это требование вышестоящего нормативного акта.

Михаил Романов 07 октября 2009 г. 14:29  

Кстати, Максим, уточни, пожалуйста - возможно требование наличия "живой" подписи связано именно с необходимостью предъявлять сотрудникам оригинал.

Просто в исходном сообщении ничего не сказано каким именно образом получает уведомление конечный работник. И если есть такие служащие, которые могут знакомиться только с бумажной версией приказа, то наличие подписи на бумаге - единственный способ для них подтвердить подлинность данного документа.

Максим Галимов 07 октября 2009 г. 15:15  
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами
Не хочу спорить, возможно, приказ о выходе на работу в выходной день не является "локальным нормативным актом". А с классическим нормативным актом -- коллективным трудовым договором (или со стандартом предприятия) Зябликов, скорее всего, как раз под роспись ознакомлен был.


требование наличия "живой" подписи связано именно с необходимостью предъявлять сотрудникам оригинал

для этого достаточно подписи высшего руководителя, а она была.

 

Вообще, я бы в очередной раз предложил абстрагироваться от Зябликова :) Что делать, когда согласование идет в электронном виде, а кто-то важный хочет видеть живые подписи?

Валерий Сентябов 07 октября 2009 г. 15:46  
Т.к. Статья 22. "Основные права и обязанности работодателя", четко предписывает работодателю: "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью". Наличие или отсутствие согласующей подписи непосредственного руководителя здесь роли не играет... С приказом обязаны были ознакомить самого работника

Работник в командировке, т.о., может не соблюдать требования "локального нормативного акта", т.к. "не ознакомлен под роспись"? Речь здесь идет о подтверждении факта доведения информации до работника. Теоретически это может быть сделано различными путями - по факсу, по телефону, по электронной почте, устно. И если есть механизмы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления, можно считать информацию доведенной. И вне зависимости от наличия/отсутствия электронного документооборота различную процедуру ознакомления необходимо предусматривать, тем более что есть такое понятие, как аналог собственноручной подписи. В некоторых системах таковым аналогом, например, считают логин/пароль, используемые для входа в систему :).

Конкеретно в СЭД фактом ознакомления могла бы быть история обращений - сам нередко пользовался в ответ на возражения - "не видели, не знаем" или в доказательство того, что информация, которой я сам должен был пользоваться, до меня не доводилась, была недоступна и т.п.

Что делать, когда согласование идет в электронном виде, а кто-то важный хочет видеть живые подписи?
Речь - о юридическом подтверждении процедуры, в данном случае согласования. Живая подпись, устное подтверждение при свидетелях, электронная почта или история обращений - сообразно обстоятельствам могут быть разные подтверждения фактов согласования. Полагаю, всем "важным" надо это понимать и не упираться. Другое дело, что механизмы подтверждения, кроме законности, стоит "очеловечивать" - делать доступными, наглядными, понимаемыми. Тогда будет соответствующий уровень доверия у "важных" к различным обстоятельствам и способам подтверждения факта согласования.
Максим Галимов 07 октября 2009 г. 15:48  
Полагаю, всем "важным" надо это понимать и не упираться.

Это утопия.

 

делать доступными, наглядными, понимаемыми.
Это теория. Как поступить на практике?
Валерий Сентябов 07 октября 2009 г. 16:38  
Полагаю, всем "важным" надо это понимать и не упираться

Это утопия.

Это - воспитание потребностей. В том числе и применительно к логике обстоятельств и эффективности бизнеса. Каким бы важным человек ни был, можно исходить из того, что он "не дурак", тем более являясь владельцем бизнеса. Ну а в госструктурах на такие случаи есть административные ресурсы.
 
Валерий Сентябов 07 октября 2009 г. 16:46  
Это теория. Как поступить на практике?
Буквально из недавней практики - было требование (пожелание) к визуализации имеющихся в документе ЭЦП в виде "готовой картинки", в которой текст документа был бы с графическим изображением подписей. Именно с целью повышения доверия, снятия психологического барьера, ускорения процесса внедрения документооборота. Абсолютно реализуемое и понятное пожелание.
Андрей Подкин 07 октября 2009 г. 16:48  

Как поступить на практике?

Сделать автоматическую печать всех приказов с доставкой по пневмопочте "важным" сотрудникам

Надо смотреть ситуацию по месту. Что эффективней для бизнеса (читай: дешевле): замотивировать сотрудников на использование новой системы, изменить процессы или заменить их (сотрудников) на новых? Если замотивировать, то как? Кнутом? Пряником? Каким именно? Теоретически вариантов - масса.



Максим Галимов 07 октября 2009 г. 16:53  
Сделать автоматическую печать всех приказов с доставкой по пневмопочте "важным" сотрудникам

Вопрос в том, как продемонстрировать важным потребителям документов (зябликовы не из их числа), что документ согласован не только с высшим руководством. Вряд ли пневмопочта как-то поможет. Или я недопонял вариант. :(

Станислав Ким 07 октября 2009 г. 17:47  

Вне зависимости от того как прописаны взаимоотношения между работодателем и сотрудником, привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. И то, что такие случаи должны соответствующим образом компенсироваться я вообще молчу. Если судья первой инстанции плохо знает трудовое законодательство, есть еще суды более высоких инстанций, инспекция по труду, районная прокуратура в конце концов. К счастью работников и несчастью работодателей, наше законодательство написано под первых.

Поправьте меня, если не прав. 

Максим Галимов 08 октября 2009 г. 08:08  
привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

 Философское: кто ж в России после такого работать будет...

   

Если судья первой инстанции плохо знает трудовое законодательство

Суд не решал вопрос о правомерности его выхода на работу, "суд признает наличие согласующей подписи".

Я, наверное, закрою тему, т.к., к сожалению, все мысли направлены на защиту зябликового права не работать в выходные, а не на рассмотрение задачи заказчика. В конце концов, возможно, ситуация не самая показательная, но задача, когда хочется видеть согласующие подписи в живом виде при электронном согласовании, сама по себе нередкая.

Всем спасибо.

Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Больше комментариев