Системы документооборота — новый этап развития

Игорь Ющенко, руководитель отдела "Управление ИТ-услугами" ProNET

Эволюция СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД), появились относительно недавно, однако уже прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила помощь секретарям и делопроизводителям (простая автоматизация документооборота), и ни в коей мере не замена документных потоков предприятия.  Многое изменилось, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но и учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всем документооборотом. Понимание того, что документооборот предназначен для поддержки системы управления предприятием, происходило постепенно.

Первые СЭД были индивидуализированы и разрабатывались непосредственно на предприятиях,  силами внутренних ресурсов или специализированных фирм. Очевидные достоинства такого подхода (жесткое соответствие «своей СЭД»  процессам документооборота) с лихвой компенсировались недостатками: такая система была немасштабируемой, изменение структуры и состава автоматизируемых процессов было невозможно, следовательно — невозможно  ее развитие. К концу  90-х годов несколько компаний начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения стала двухэтапной: на первом этапе внедрялось унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходила адаптация и СЭД под специфику заказчика. Этот подход снижал стоимость конечных решений и, будучи более гибким, обеспечивал широкие возможности функционального масштабирования системы.

Затем появилось понятие менеджмента качества и процессный подход к управлению. Информационные системы отреагировали на эти методики таким понятием как «workflow» — поток работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. В уже современных системах появилась реализация процессно-ориентированных движков (workflow-engines), позволяющим СЭД еще  эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Появились системы СЭД класса ECM — enterprise content management (управления информацией предприятия). Они отличаются тем, что четко разделяют  сам документ и его контент (информационная составляющая), имеющий важность для работы.

Использование workflow позволяет уже самим специалистам компаний, эксплуатирующим СЭД, реализовать нужные изменения для автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Позже появилось понятие «платформы», на базе которой можно выполнять автоматизацию процессов документооборота (создавать «решения») с использованием визуальных средств разработки, без программирования.  Менялась и архитектура решений: если первоначально СЭД имела двухзвенную архитектуру (СУБД и приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры (СУБД — сервер приложений — интерфейс пользователя) становится фактическим стандартом отрасли. К слову, уровень проработанности интерфейса пользователя зачастую недооценивается, но именно посредством интерфейсной части во многом определяются шаблоны работы пользователя с системой, которые напрямую влияют как на качество, так и на продуктивность работы пользователей. Именно интерфейсы пользователя СЭД/ЕСМ-систем, реализованные в виде приложений на различных мобильных платформах, позволили привлечь несколько новых категорий работников предприятия — менеджеров среднего и высшего звена.

Потребители технологий электронного документооборота: различные по масштабу и специфике деятельности организации, но традиционно ключевым потребителем является государственный сектор. По данным экспертов около 35% проектов по внедрению СЭД приходится на государственные учреждения, и именно этот интерес стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса развивается.

С помощью СЭД обычно автоматизируют такие области деятельности:

·       делопроизводство — обработка входящей корреспонденции, подготовка исходящих документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

·       кадровое делопроизводство;

·       архивное делопроизводство;

·       управление совещаниями (коллегиальная работа);

·       управление взаимоотношениями с клиентами;

·       специализированные решения (управление договорной деятельностью, управление проектами).

Возможности покупки уже готовых специализированных решений или их быстрой доработки под конкретные нужды предприятия являются одним из важных критериев при выборе СЭД. Самые востребованные решения — делопроизводство и управление договорами.

Особенности выбора СЭД

В идеале система должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов, управление доступа к архивам и документам. Необходимо иметь гибкий инструментарий по интеграции системы в ИТ-инфраструктуру предприятия, средства для использования электронной подписи и многое другое. С учетом того, что на рынке представлено более пятидесяти готовых решений, а каждое предприятие имеют свой уникальный набор процессов и требований по их выполнению, оптимальным подходом при выборе системы является привлечение внешних консультантов. В подавляющем большинстве случаев у заказчиков нет четко сформулированного технического задания, они обычно описывают свои цели. Тогда все начинается с обследования процессов предприятия, что помогает совместными усилиями определить требования, допущения и ограничения к будущей системе. Для этого к заказчику выезжает группа аналитиков для сбора всей необходимой информации путем анкетирования и интервью. На этом этапе аналитики знакомятся и общаются практически со всем ключевыми сотрудниками, причем желательно сверху вниз. Данные, полученные от высшего звена управления, с каждым интервью детализируются. Собранная информация обрабатывается, структурируется и анализируется. На основании полученного анализа разрабатывается документация, в которой описываются все бизнес-процессы компании.

По окончании обследования вырабатываются рекомендации по совершенствованию процессов, скажем, для исключения зацикленностей и т.д. И только потом, совместно с заказчиком выбирается решение (платформа) для автоматизации процессов документооборота. Далее платформа адаптируется под клиента: для внедрения проще использовать уже готовые отраслевые решения, поскольку компании, работающие в одной сфере, сталкиваются с похожими задачами, которые уже реализованы производителем платформы на основе предыдущих проектов. Самая затратная и сложная часть — доработка системы, используется, если потребности клиента не покрываются стандартным средствами. В основном доработки касаются регламентации договорных процессов — типовых маршрутов, настройки справочников, внесения дополнительных реквизитов в интерфейс работы системы, настройки определенных отчетов.

Рыночные ниши

Зарубежные и российские разработчики делят рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных систем, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования отечественных стандартов они используются, в основном, в крупных организациях. Предприятия СМБ больше склонны применять российские разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако теперь и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать именно эти системы: существенно менее затратные во внедрении и, что очень важно, разрабатываемые  специально под «местную специфику», с каждым годом они становятся все функциональнее. Среди продуктов российских разработчиков значимое положение на рынке СНГ занимают продукты: Docsvision, DIRECTUM, ЭОС, 1C, Naumen, Босс-референт.

Система Docsvision стала первой СЭД на отечественном рынке, содержащей инструмент для автоматизации сложной логики работы практически любых процессов документооборота для любых предприятий. Маршрутные схемы, создаваемые визуальным конструктором Docsvision, позволяют автоматизировать как типовой процесс документооборота, так и специфический. В системе DIRECTUM схожие возможности для визуального конструктора маршрутных схем, при этом предлагается большое количество готовых решений для предприятий различных отраслей. Общими достоинствами для Docsvision и DIRECTUM является модульная архитектура и интегрированная среда разработки, которая позволяет дорабатывать эти системы под специфику работы, с использованием языков программирования. При этом для Docsvision может использоваться Visual Basic, C#, а для DIRECTUM внутренний скриптовый язык программирования — ISBL. Для предприятий, переходящих от традиционного документооборота с типовыми процессами к электронному, большая функциональность системы может быть избыточной. Для таких заказчиков более рационально использование СЭД, построенных по принципам «быстрый старт» и «ничего лишнего». Типичным представителем таких решений является система «ТЕЗИС», которая разработана с использованием передовых технологи. Эту систему выгодно отличает простота установки и администрирования, вся работа организована через web-доступ, отсутствие затрат на сопутствующее программное обеспечение (система кроссплатформена), вендор дает возможность изменять исходный код системы. Внимания заслуживает открытая ЕСМ система Alfresco, которая является мощной альтернативой платному Microsoft SharePoint. Все функции системы доступны как веб-службы, есть средства моделирования и автоматизации процессов, это решение может быть интегрировано в любую ИТ-инфраструктуру, установлено на самые различные СУБД и операционные системы.

Современные тренды

Современному предприятию необходимо не просто автоматизированная система документооборота, ему нужно комплексное решение для автоматизации всех классов задач на базе единой платформы. Такое решение должно обладать мощными средствами быстрой разработки без программирования и включать в себя решения задач по организации электронного архива, управления процессами (BPM), делопроизводства, а также содержать в себе комплекс специализированных приложений (управление совещаниями, управление проектами, Help Desk, и прочее). Общая схема такой будущей комплексной платформы документирования представлена на рисунке.

Кроме расширения вариантов использования платформ СЭД/ECM и вытекающее из него требование к повышению удобства использования, нужны разнообразные средства доступа к приложениям (включая вышеописанные мобильные устройства). Актуальным становится использование облачных технологий, хотя для их широкого использования нужна еще определенная «психологическая подготовка» потребителя.

Методологии, используемые в системах управления корпоративным контентом и СЭД, достигли границ своего развития, эти системы обычно только отражают процессы, оторванные от задач и основной деятельности большинства сотрудников. Если продолжать лишь углублять существующие возможности систем документирования, эффективность их работы перестанет расти. Использование новых мощных и универсальных инструментов приводит к новой проблеме — сложности в использовании. Как заметил архитектор программного обеспечения Microsoft Рэй Оззи: «Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей, разработчиков и ИТ. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность разочаровывает руководство». Если бы система документирования смогла предоставить свои сервисы в контексте общих задач и при этом смогла взять на себя все связанные с этим рутинные операции (по документированию, связыванию с нужным контентом), то это можно было бы новым качественным скачком в развитии СЭД.

Источник: PCWeek.ua