Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Рубрики
Основы электронного документооборота

Зачем нужны папки документов в СЭД?

  10 комментариев Добавить в закладки

Почти все СЭД/ECM-системы имеют механизм работы с папками документов. Документ можно сложить в одну или несколько папок. Вопрос: надо ли все документы по папкам раскладывать, если при необходимости их можно найти по реквизитам или полнотекстовым поиском?

https://ecm-journal.ru/image.axd?picture=754fb1f1-cf01-4e68-b141-d30addfcd368.png

В случае бумажного документооборота при наличии минимального порядка на предприятии каждый документ складывается в папку (дело). Благодаря этому шансы найти его в случае необходимости существенно повышаются.

Электронные же документы в СЭД найти можно и без папки (поиском по реквизитам, по тексту). Так стоит ли вообще складывать электронные документы в папки? Ведь процесс раскладывания по папкам довольно трудоемкий и, исходя из практики, не стоит надеяться, что пользователи точно их будут раскладывать «куда надо», сколько бы инструкций вы не написали.

И все же есть ситуации, когда папки электронных документов очень полезны.

Когда нужны папки

a)     Собрать произвольные документы, без точных критериев поиска. Например:

●    результаты исследования по какой-то теме, анализ вопроса и проработка решения (например, выбор маркетинговых мероприятий для участия в этом году).

●    подборка документов для судебного заседания (тут тоже можно сложить все, что хоть как-то имеет отношение к делу: договора, письма, первичка, вплоть до переписки по электронной почте);

●    все по договору (коммерческое предложение, сам договор, допсоглашения, акты и приложения к ним, письма, протоколы согласований).

Чаще всего документы собирает ответственный в процессе работы. В дальнейшем через папку можно легко передать результаты работы другому сотруднику или на сторону (например, в суд).

Такие документы потом через папку бывает проще найти: это могут быть нетиповые документы, отнесенные к группе «прочие» - в их карточке может не оказаться ни специальных реквизитов, ни упорядоченного названия. В последующем ищешь документы «по теме», точно на зная, какой документ искать: не знаешь точного наименования, автора и пр., а по критериям находится очень много.

Альтернативой папке может служить очень релевантный полнотекстовый поиск. В некоторых случаях папку может заменить реквизит документа (договор, проект). Но надо быть уверенным, что все документы к этому реквизиту «привязаны».

b)    Когда ищешь не конкретный документ, а изучаешь тему целиком. Наиболее распространенный пример: нормативные или технологические документы (новый продавец изучает технологию продаж или новый рабочий – инструкции по процессу). Тут проще дать ссылку на папку со всей необходимой документацией.

c)     Когда нужен список документов по определенным критериям, но обращение к этому списку идет часто и вводить критерии поиска каждый раз – лишние клики и время. Например, список договоров для юристов, актов для бухгалтеров, квартальных отчетов у менеджеров партнерской сети.

d)    Вариация предыдущего кейса – со списком документов работают разные люди и надо быть уверенным, что они точно ввели правильные критерии для поиска и получили одинаковый список.

e)     Для неопытных пользователей, которым папки проще критериев поиска, так как не знают правильные критерии. Или которым обязательно нужна аналогия с бумажными папками. Да, можно говорить, что надо «учиться работать по-новому», но на стадии освоения порог вхождения надо минимизировать.

Возможно, у вас тоже есть примеры, когда папки документов необходимы. Дополняйте мой список в комментариях.

Как сложить в папку

Использование папок как элемента поиска документов надежно будет работать только если есть гарантированная раскладка документов по папкам.

Как это сделать – сильно зависит от возможностей системы, но по большому счету подходов 3:

1.   Сознательные пользователи сами регулярно раскладывают документы по папкам. Тут на всех надеяться конечно не стоит, но какие-то ответственные за документы сотрудники (делопроизводители, юристы и т.п.) вполне могут перенести свою дисциплину с бумажных документов на электронные.

2.   Система складывает документы в папки автоматически с помощью периодически запускаемых сценариев или в рамках настроенных процессов и действий пользователей.

3.   Автоматические папки (сохраненные поиски), которые сами собирают документы по критериям, заданным в настройке или разработке.

Последние 2 метода сработают только для кейсов с) и d), когда есть четкие критерии отбора документов. Но это уже не так и мало. Например, отлично закроются кейсы работы с финансовым архивом, когда надо акты или счета-фактуры разложить по папкам с учетом периода. Или проектные документы собрать, при условии, что проект как реквизит в карточке документа присутствует. Методы работают хорошо, если документы именуются по правилам, лучше автоматически, и критерии определить легко.

Итого

В общем папки – штука полезная, но чтобы заставить ее надежно работать, придется потрудиться. Скорее всего надо определить кейсы, где это очень необходимо – и за полноту таких папок побороться организационными и техническими методами.

Задаваться целью «все разложить по папкам» - бесполезный труд. Чтобы найти «что угодно», надо двигаться в сторону интеллектуального поиска.

Рекомендации для оптимизации использования поисков и каталожной структуры

Определите бизнес-процессы и кейсы, где необходимо использовать документы, сгруппированные по папкам.

Минимизируйте число кейсов, где требуется сортировку документов по папкам делать вручную. Закрепите такие кейсы организационными и методическими мерами.

Определите бизнес-процессы и кейсы, где папки не нужны. Рекомендуйте пользоваться альтернативными методами: интеллектуальный поиск, автоматическая категоризация.

Обучайте пользователей максимально использовать возможности ECM-системы.

Используйте современные СЭД, обеспечивающие интеллектуальный поиск и автоматическую категоризацию.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Евгения Сарварова 30 августа 2018 г. 14:14  

У ECM-систем есть ещё одно преимущество перед бумажными папками в вопросе хранения. Как правило, хранить в папках можно не только документы, но и другие объекты. Например, у одного из заказчиков было требование: сотрудник договорного отдела должен был при необходимости быстро найти информацию о том, на какой стадии согласования находится договор с определенным контрагентом. По каждого контрагента заводилась папка, куда складывались и договоры, и задачи с перепиской по согласованию. При этом создание папок происходило автоматически, как и помещение в них нужных объектов.

Василий Лукин 30 августа 2018 г. 14:14  

Может это и странно, но лично я получаю какое-то эстетическое удовольствие при раскладывании документов по папкам. Ну, вот нравится мне, когда вся информация систематизирована именно таким образом, прям глаз радуется.

По поводу подходов помещения в папку, из опыта проектов, заказчик часто просит реализовать именно автоматическое размещение документов по папкам, и хочет полностью исключить влияние человеческого фактора, а не полагаться на сознательность пользователей.

Елена Истомина 30 августа 2018 г. 14:24  

Да, Василий, на практике эстетическое удовольствие пользователя (особенно уровня главного бухгалтера или финансового директора) вполне может стать критерием высокого приоритета требования "разложить все по папкам в СЭД" :)

Екатерина Борисова 30 августа 2018 г. 14:33  

Спасибо за статью! Часто при проектировании функционала мы забываем про удобство дальнейшего его использования, а когда есть в голове четкие критерии, по которым ты будешь предлагать «фишки», становится намного проще про них не забыть и использовать. 

И кейс, который мы автоматизировали на проекте:
Нас попросили автоматизировать «жирную» услугу по экспертизе инженерных изысканий, по которой подается более 40 документов за приём. По требованиям законодательства они должны быть структурированы по папкам. В нашем случае, когда заявитель с Регионального портала гос. услуг запрашивает проведение экспертизы, то мастер действий автоматом создает структуру папок, раскладывает документы по нужным папкам и предоставляет права экспертам.

Пример иерархии папок по заявлению на предоставление услуги. 

Замечаний к исходным документам бывает много и в папке «7. Ответы по замечаниям» автоматом создается подпапка с загруженными на РПГУ исправленными документами.

В ходе прохождения экспертизы необходимо выгрузить все документы в сохранившейся структуре и загрузить документы на ЕГРЗ (единый гос. реестр заключений). Структура папок нам позволила сократить время эксперта на поиск нужных документов и исключить "человеческий фактор" при их приеме и расфасовке. 

Артём Занин 30 августа 2018 г. 14:38  

Структура папок может служить неким ориентиром для пользователя в поиске необходимого документа. Когда пользователю неизвестны точные критерии для поиска нужного документа, ему зачастую приходится долго перебирать варианты этих критериев.

Елена Истомина 30 августа 2018 г. 15:10  

Артем, абсолютно согласна. По критериям можно искать когда знаешь, что ищешь. А когда "что-то на тему" - бывает проще искать по папкам (если туда все складывают...). Видимо эта мысль у меня растворилась в кейсах a) и b)

Юлия Вотинцева 30 августа 2018 г. 15:24  

Соглашусь, что когда все документы структурированы и разложены по папкам, то поиск становится проще, понятнее и быстрее. Но при этом нужно еще учитывать такой момент, как наименование документа. Очень часто при поиске какой-либо информации "пробегаешь" глазами по наименованию документа, и только потом открываешь сам документ. Поэтому, наверное, в качестве рекомендации можно добавить, что при проработке кейсов и бизнес-процессов, которые требуют/не требуют использование папок, следует проработать кейс по структуре наименования создаваемых документов.

Елена Истомина 30 августа 2018 г. 15:45  

Юля, действительно, структурированное название документа может частично заменить папки. Только это может быть не очень удобно пользователю.

Например,

сейчас документ назван как Договор №18-06 от 29.01.2018 с Автозавод ООО Внедрение DIRECTUM

а придется писать: 2018. Внедрение DIRECTUM. Договор №18-06 от 29.01.2018 с Автозавод ООО 

Т.е. названия становятся такие "машиночитаемые", а не "человекоприятные". Аналитики и программисты это вполне примут и поймут, а обычные пользователи - не всегда. К тому же от контекста использования документа порядок структирования наименования может потребоваться разный (тебе нужны все договоры за период или все договоры по клиенту). Тут поможет, если СЭД умеет выводить в отдельные колонки реквизиты карточки документа. Тогда название можно оставить человеческое, а в список документов вытащить нужные реквизиты и сортировать/фильтровать по ним.

Юлия Вотинцева 30 августа 2018 г. 16:26  

Заменять папки структурированным наименованием документа, думаю, что не стоит. Но если взять какой-либо документ из папки и скрыть название папки, то он должен иметь такое наименование, которое максимально раскрывает его содержание и не являться избыточным. На мой взгляд, второй вариант является таковым. 

Согласна, что "человекоприятные" наименования документов воспринимаются лучше. Можно в наименование документа "зашить" какие-либо условные символы, которые бы позволяли точно определить к чему относится документ (вопрос, контрагент, вид документа и т.д) и сделать наименование лаконичным. Например, Договор №DIR-18-06 от 29.01.2018 с OOO Автозавод. Внедрение. 

Наталия Агафонова 31 августа 2018 г. 08:43  

По пункту b) если сместить фокус в сторону прав на документы папки, то очень удобно выдать права сразу на все документы папки (если в ЕСМ-системе есть такая возможность). Хотя с такой «массовой» выдачей прав нужно быть аккуратнее. Но при передаче дел такая функциональность выручала не раз.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев