Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

10 бизнес-задач, которые решает сервис обмена. Часть 1: Базовые потребности

  2 комментариев Добавить в закладки

Если вы все еще считаете, что сервис обмена – это просто «транспорт», который доставляет электронные документы, моя статья вас наверняка удивит. Спектр задач, решаемых сервисами, разнообразен. В этой и следующей статьях я подробно расскажу, как бизнес должен использовать подобный инструмент. Это будут не голые рассуждения, а конкретные расчеты и кейсы с реальных проектов в известных компаниях.

Часть 1. Базовые потребности

В первой части я рассмотрю четыре базовые бизнес-задачи, которые актуальны для любой компании. Вторую и третью статью посвящу наиболее распространенным потребностям (шесть бизнес-задач), но уже с отраслевым уклоном.

Итак, как же уменьшить сроки получения оплаты за оказанные услуги и реализованные товары? Как избавиться от «КАМАЗов» документации, при этом сэкономить миллионы рублей в год, а нужные документы находить за считанные минуты?

Задача 1. Меньше времени на получение оплаты за товары и услуги

Часто получение денежных средств за оказанные услуги или поставленные товары напрямую зависит от скорости доставки оригиналов документов до заказчика. Особенно если компании работают по системе постоплаты. Такова, к примеру, специфика рынка транспортно-логистических компаний, франчайзинговой модели бизнеса (оплата роялти), страхования (взаимодействие с агентами) и не только.

Внедрение электронного документооборота ускоряет получение оплаты и уже на реальных клиентах доказало свою эффективность. Приведу в пример проект, реализованный Synerdocs в одной из крупнейших страховых компаний России, – в СПАО «Ингосстрах».

Что сделали: Автоматизировали процесс обмена отчетами между страховой компанией и агентами. Агентский отчет теперь формируется в электронном виде и по умолчанию содержит в себе информацию о бонусе сотрудника на базе заключенных им договоров страхования. Также важно было исключить появление ошибок при оформлении отчетов. Для этого был выработан механизм:

1.   Страховая компания формирует отчеты и направляет их агентам в сервисе Synerdocs.

2.   Если данные верны, агенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью.

3.   На завершающем этапе отчеты заверяет своей подписью сотрудник страховой компании.

Какой результат получил клиент: СПАО «Ингосстрах» значительно сократило сроки выплаты вознаграждений своим агентам и продолжает подключать новых к сервису.

Подробнее об этапах проекта: «Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах».

Задача 2. Уменьшение затрат на документооборот

Из опыта реализованных проектов можно сделать вывод, что затраты на документооборот складываются из нескольких частей (расходы на печать, отправку, обработку и хранение), при этом требуется время на занесение документов в систему и на исправление ошибок.

Для того, чтобы наглядно показать актуальность проблемы, решим самую простую задачу.

Дано: Документооборот компании N составляет 90 000 первичных документов и 10 000 прочих (договоры, письма и др.) в год.

Вопрос: Сколько сэкономит компания N при переходе на электронный вид взаимодействия с контрагентами?

Шаг1. Рассчитаем затраты на бумажный документооборот

Статья затрат

1 документ, руб.

Все документы, руб.

Печать

3,60*

360 000

Стоимость отправки

22,40**

2 240 000

Стоимость обработки

37,27***

3 727 000

Стоимость хранения

Не считаем

Итого:

63,27

6 327 000

 

* Себестоимость печати трех страниц формата А4 при 5%-ном заполнении, стандарт ISO/IEC 19752/19798. Включает стоимость листа бумаги.

 

** Расчет произведен с учетом того, что 10% документов отправляются c командировочными сотрудниками. Учтена отправка курьерскими службами (не более 10% от общего объема) и «Почтой России» (80%). Таким образом, средняя стоимость доставки при документообороте в 100 000 в год составляет 22,40 руб.

 

Вид отправки

1 документ, руб.

Затраты на отправку в год, руб.

«Почта России»

Отправка одного комплекта заказным письмом весом до 20 г. В комплекте 2 документа.

(80% от общего числа).

38,50

1 540 000

Курьер (DHL, PonyExpress и т.)

Доставка пакетов (10 документов) – стоимость 700 руб. (10% от общего числа).

70

700 000

Сотрудник

Командировка (10% от общего числа)

0

0

 

***Обработка документов рассчитывается исходя из средней часовой ставки сотрудника в 298 руб./час (с налогами). На обработку одного документа уходит 7,5 мин., что составляет 750 000 мин. на всю документацию. В денежном выражении совокупные затраты равны 3 727 500 руб. или 4,97 руб. на один документ.

Шаг 2. Рассчитаем расходы при электронном взаимодействии

Статья

1 док.

Все документы в год, руб.

Стоимость печати

0

0

Стоимость отправки

6

600 000

Стоимость обработки

18

1 800 000

Стоимость хранения

Не считаем

Итого:

24

2 400 000

Шаг 3. Делаем выводы

Вид документа

1 документ, руб.

Все документы, руб.

Бумажные документы

63,27

6 327 000

Электронные документы

24

2 400 000

Экономия средств при электронном взаимодействии составила 3 927 000 руб. Это практически в 3 раза меньше чем при обмене документами в бумаге. А о стоимости отправки и содержания поговорим ниже.

Задача 3. Оперативный доступ к документам и экономичное хранение

Выше мы рассмотрели, как можно снизить издержки на документооборот, но не учли такую статью, как хранение.  Оно всегда подразумевает огромные площади, множество коробок и папок, где поиск одного конкретного документа превращается в целый квест.

Чтобы закрыть вопрос архива и километров пыльных стеллажей, переведите документы в электронный вид, начните использовать системы ЭДО – для внешнего и внутреннего документооборота. Увидите, работать с документами в едином информационном пространстве удобнее и быстрее:

●    Заводите скан-образы бумажных договоров, счетов, актов.

●    Согласовывайте входящие и исходящие документы (в т.ч. электронные).

●    Отправляйте их контрагентам за считанные минуты.

●    Отслеживайте сроки договоров и своевременно их продлевайте.

Приведу наглядный пример из опыта Nokian Tyres – мирового производителя шин, один из заводов которого находится во Всеволжске (Россия).

Что сделали: В компании объединили электронные и бумажные потоки документов, используя для автоматизации внутреннего документооборота систему DIRECTUM, а для внешнего обмена с контрагентами – сервис Synerdocs.

Какой результат получил клиент: Российское представительство Nokian Tyres практически полностью отказалось от работы с контрагентами в бумаге. Теперь у компании есть единый архив электронных и бумажных документов, разграничены права доступа, настроены замещения, а сотрудники всегда могут найти нужный документ за считанные минуты в системе.

Подробнее об этапах проекта: «Концерн Nokian Tyres: от внутреннего документооборота к внешнему обмену через Synerdocs».

Задача 4. Быстрая работа с корректировками и отсутствие потерь документов

Выставление исправлений и корректировок – трудоемкий и финансово затратный процесс, который часто сопровождается ошибками (в оформлении) и делает доставку более длительной. Из-за затягивающихся корректировок возникают задержки поступления средств за отгруженные товары и оказанные услуги. При электронном взаимодействии исправить, скорректировать документы и отправить их контрагенту можно в считанные минуты, при этом вы будете уверены, что «в пути» обойдетесь без потерь.

Компании обязаны хранить первичные учетные документы в течение установленного законом срока, однако не редки случаи их утери, порчи и даже кражи. Как следствие, главному бухгалтеру необходимо проделывать множество дополнительных действий: выявлять и документально подтверждать причины потери, информировать ИНФС о случившемся инциденте. Огромные силы уходят на то, чтобы восстановить документы в законодательно отведенные сроки. И завершающий «круг ада» – формирование регистра бухгалтерского и налогового учета и пересчет налогов. Если же восстановить не получается, приходится пересчитывать налоговые обязательства.

Обо всех этих проблемах можно забыть навсегда, внедрив систему электронного взаимодействия. Документы будут храниться в сервисе с обеспечением юридической значимости. Компрометация их невозможна благодаря использованию квалифицированной электронной подписи.

***

В данной статье я ознакомила вас с базовыми задачами, которые может решить сервис электронного документооборота Synerdocs. В следующей части рассмотрим, как можно сократить трудозатраты при приемке товара, упорядочить ведение договорной кампании, контролировать остатки по точкам продаж, и как сервис обмена ускоряет получение оплаты за товар с использованием договора факторинга, и конечно, приведем примеры реальных проектов.

 

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Евгения Жвакина 28 ноября 2017 г. 13:46  

Спасибо за статью, Алиса!

Недавно у Клиента при изучении наших сайтов и продуктов возникли следующие вопросы по использованию сервиса обмена Synerdocs:

1) У них на предприятии своя закрытая локальная сеть и нет выхода в интернет. Не станет ли это ограничением для обмена с контрагентами?

2) Сколько нужно квалифицированных подписей для обмена с контрагентами? Каждому сотруднику или ответственному за абонентские ящики?

Алиса Муратова 04 декабря 2017 г. 09:16  

Евгения, благодарю за интерес!

Попытаюсь ответить на вопросы.

1. На самом деле ограничением для обмена с контрагентами данный факт не является. К примеру, используя систему электронного документооборота, сотрудники компании могут создавать и согласовывать документы в ней, а с помощью службы DISI (соответствующая служба в ECM-системе DIRECTUM) эти документы могут быть направлены в сервис обмена, а оттуда непосредственно контрагенту.

2.Количество сертификатов электронной подписи зависит от того, сколько сотрудников обладают правом подписания конкретных документов. Чаще всего бывает, что подписывать документы могут только главный бухгалтер или генеральный директор.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев