Наверх

6 проблем, которые поможет решить традиционная ECM-система

Время чтения: 6 минут
1
6 проблем, которые поможет решить традиционная ECM-система

Традиционные системы не канут в лету, ведь, несмотря на сдвиг акцентов в сторону сервисов, компании используют и то, и другое, для решения одних и тех же проблем.

Представляем вашему вниманию перевод статьи Дэвида Роу, журналиста издания CMSWire.com. Оригинал статьи читайте на сайте CMSWire.

Фото Shutterstock 

Фото Shutterstock

Дискуссии на тему так называемой «смерти ECM» по-прежнему в центре внимания экспертов по управлению корпоративным контентом. Впервые этот вопрос был рассмотрен в статье Gartner в начале 2017 года. Речь шла о появлении специализированных сервисов для управления контентом и постепенном отказе от крупных проприетарных ECM-систем. Автор статьи Майкл Вудбридж предсказал, что к 2020 году приложения для управления контентом заменят традиционные ECM-системы в четверти крупных предприятий. Процесс «замены» будет набирать силу по мере того, как сервисы для управления контентом станут проще в использовании и будут доступны большему числу организаций.

Однако, традиционные системы не должны кануть в лету, ведь, несмотря на сдвиг акцентов в сторону сервисов, компании используют и то, и другое, для решения одних и тех же проблем. Майкл Вудбридж заявляет, что несмотря на меняющиеся технологии, бизнес-задачи, которые ранее стремились решить с помощью ECM, остались прежними. А именно:

●   Соблюдение регламентов работы и управление рисками

●   Сохранение и распространение знаний

●   Эффективность процессов и затрат

●   Внедрение инноваций и новых способов работы

Единая ECM-система помогает в достижении этих целей, совмещая в себе возможности хранилищ самого разного типа контента. Однако, по мере появления у компаний нового контента и новых потребностей, некоторым стало проще управлять файлами в нескольких специализированных сервисах.

Традиционная ECM-система объединяет в одной платформе широкий набор различной функциональности, в том числе управление документами, изображениями, веб-контентом и цифровыми ресурсами, делопроизводство и контроль сроков хранения. В отличие от нее, сервисы работают с контентом согласно пользовательским кейсам и используют общий API. При этом традиционная ECM-система по-прежнему решает множество текущих задач.

Управление знаниями

Кристен Крафт, директор по прибыли в компании Tettra, заявляет, что одна из сложнейших задач, которые приходится решать руководителям компаний, – это распространение информации среди сотрудников. Как генеральному директору передать новичкам свои знания? Как эффективно делегировать обязанности, чтобы заняться стратегическим развитием? По мере роста бизнеса главы компаний сталкиваются с необходимостью построить эффективную систему передачи знаний внутри организации.

Однако, большинство растущих компаний об этом не задумывается. Они не документируют свои знания, ресурсы и стандартные рабочие процедуры. Вместо этого люди просто занимаются своим делом и не думают об ECM, пока не наступит критический момент – когда кто-то увольняется, приходит новый сотрудник или что-то идет не так.

Когда хорошо задокументированные процессы хранятся в ECM-системе, людям не приходится выкручиваться при наступлении кризиса. Кроме того, благодаря этому, они могут принимать оптимальные решения на основе самой качественной информации.

Структурирование контента

Согласно Алану Сантиллану, специалисту по управлению контентом в компании G2 Crowd, ECM-система гибко структурирует контент, который по природе своей не структурирован. Это, конечно, во многом зависит от возможностей конкретного ПО, но большинство подобных систем приносит значительную пользу компаниям, особенно в динамично меняющейся среде.

Организация взаимодействия сотрудников

Алану Сантиллан добавляет, что ECM-системы позволяют автоматизировать workflow, что можно использовать для работы с файлами, документами, метаданными и любой другой информацией. Такого уровня стандартизации сложно достичь без использования ECM-системы.

Совместная работа и хранение информации

Большинству компаний управление электронными документами нужно для того, чтобы организовать совместную работу сотрудников. ECM-продукты дают пользователям возможность комментировать документы и участвовать в их редактировании, благодаря чему в компании появляется постоянно пополняемая цифровая библиотека.

Классификация данных

По словам Робба Хекта из Нью-Йоркского колледжа Baruch, во многих крупных и средних компаниях перед отдельными подразделениями могут ставиться разные цели. Они даже могут отвечать за разные части одного и того же корпоративного веб-сайта, разрабатывая стратегию развития и создавая креативный контент, который соответствует целям конкретного департамента.

Однако, если на рынок постоянно выводится несогласованная, противоречащая друг другу информация, со временем это может нанести ущерб корпоративному бренду. Именно здесь в игру вступает ECM-система. Ее роль – управлять, классифицировать, организовывать и, в конечном счете, передавать контент сотрудникам на основе их поисковых запросов. В результате вся необходимая информация хранится в едином доступном для всех сотрудников месте. При этом, кем бы ни был создан контент, в ECM-системе всегда есть его самая актуальная согласованная версия. Таким образом ECM-продукты упрощают создание гибкого цифрового рабочего пространства, предоставляя сотрудникам доступ ко всей необходимой информации.

Преодоление «узкого горлышка»

Рэнди Уттон, генеральный директор компании Percolate, говорит, что одной из сложнейших задач в управлении корпоративными данными является преодоление связанных с контентом сдерживающих факторов. Современные маркетинговые стратегии строятся вокруг персонализации. При этом компании часто сталкиваются с проблемой создания достаточного количества качественного контента для достижения этой персонализации. За последние 25 лет эта проблема только усилилась, превратившись к сегодняшнему дню в фактор, сдерживающий развитие многих компаний.

Этот сдерживающий фактор представляет собой пропасть между потребностью в контенте (информации) и возможностью удовлетворить этот спрос, используя имеющихся в распоряжении людей, инструменты и ресурсы. Часто мы слышим описание этой проблемы в одном из вариантов:

●   КоличествоНам нужно больше контента.

●   КачествоНам нужен более качественный контент.

●   КоординацияНам нужно лучше использовать уже имеющийся контент.

Согласно блогу компании Gartner, в будущем персонализация станет стандартным способом вовлечения потребителей в бренд, однако помешать этому может недостаток масштабируемых процессов создания контента. ECM-системы помогают преодолеть этот сдерживающий фактор, позволяя пользователям находить нужный контент и предоставлять новый, чтобы полноценно удовлетворять потребности клиентов.

* * *

И это лишь несколько примеров использования ECM-систем в организациях.

Мэтт Саггс, исполнительный вице-президент по продажам компании Mediafly, заявляет, что организации уже идут по пути цифровой трансформации, и системы управления контентом не должны от них отставать: «Системы управления контентом играют важную роль в организации, распространении и поддержке контента. Чтобы хорошо вписаться в современное цифровое рабочее пространство, системы управления контентом должны помогать сотрудникам легко находить нужные им данные».

Перевод: Елена Тырина

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 1

Спасибо за статью!

Согласен с автором, что единая ECM-система совмещает в себе возможности хранилищ самого разного типа контента. Особенно актуально лично для меня, такая задача как «Управление знаниями», так как за свою недолгую трудовую деятельность поменял 3 места работы, где приходилось осваивать новые предметные области и с этим были определенные проблемы, кроме последнего места где задокументированы все требования и процессы организации.

Также считаю, что ECM-система должна быть центральным местом управления, где будет хранится весь контент и куда будут интегрироваться все доп. системы, для создания единого инструмента управления.

По поводу «Преодоления «узкого горлышка», не много не понял какими инструментами будет происходить это «преодоление». Правильно ли я понимаю, что в ECM-систему будет стекаться вся информация, происходящая в компании, допустим делится по разным категориям и уже маркетинг будет персонализировать бренд. Или есть какие-то другие инструменты?

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь