Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Задачи компаний и их решение

Цифровизация компании: с чего начать и как рассчитать эффект от внедрения

  2 комментариев Добавить в закладки

Вокруг предприятия всегда вьётся множество поставщиков ПО – от крутых вендоров до маленьких студий. Все расхваливают свой продукт, обещают клиенту успех и процветание: CRM, Управление проектами, ERP и много чего ещё. Что внедрять в первую очередь? И как понять, насколько это будет выгодно?

Для начала выделим выгоды, которые чаще всего встречаются маркетинговых материалах. Обычно поставщики ПО пишут, что их новое решение:

  • ускоряет работу пользователя;
  • снижает затраты на расходные материалы;
  • сокращает расходы на инфраструктуру;
  • сводит к минимуму риски ущерба/потерь;
  • и ещё один очень специфический аргумент – установка ПО требуется законодательством.

Посмотрим на эти аргументы глазами клиента – руководителя обычной компании. Поможет нам в этом сам рынок программного обеспечения: поставщики не выпускают универсальные системы – каждое решение нацелено на определенную задачу, работу. Заказчику даже необязательно самому искать и углубляться в особенности ПО. Достаточно взять очередное коммерческое предложение, просмотреть, на какую специфику оно сориентировано, и задать себе несколько вопросов.

 Анализ внедрения. Обязательные вопросы

1. Что представляет собой работа, которой занимаются сотрудники?

Здесь необходимо прикинуть, какую долю от всей работы составляет рутина (отправка, распечатка, ожидание в очереди, простые вычисления). В ней кроется главный потенциал цифровизации.

  • Оцените регулярность, с которой сотрудники повторяют эту работу: раз в час, в неделю, в квартал.
  • Есть ли дополнительные затраты, связанные с работой: приобретение расходных материалов, оплата аренды, ремонт фондов и т.д.

2. Сколько сотрудников занимаются такой задачей?

Это простая и конкретная метрика. Но на большом предприятии может возникнуть сложность такой оценки из-за ветвистых процессов и пересечения ответственности.

Примеры вопросов: сколько сотрудников ездят в командировки? Сколько работников занимаются договорами? Сколько сотрудников ищут информацию во внутренних ресурсах компании?

3. Кто эти сотрудники?

Выясняем, рядовые это специалисты или руководители. Сколько обходится 1 час работы такого сотрудника для предприятия (в том числе с отчислениями в налоговую, ФСС)? Связаны ли с этими работниками дополнительные расходы?

4. Какова цена ошибки? 

Опечатки в документах – явление частое и даже привычное. В большинстве случаев они безвредны: или исправляются вовремя, или не сказываются на результате. Но иногда ошибки в ответственных документах могут поставить под удар целый контракт или парализовать работу производства. Сотрудник рискует только своей зарплатой, а предприятие – выручкой и репутацией.

Раскрываем базовый вопрос через дополнительные. Какова средняя сумма контракта? Средняя сумма закупки? Сколько рублей стоит 1 час простоя цеха? Какова сумма штрафа?

5. Обязывает ли закон использовать специальное ПО?

Для некоторых видов деятельности закон требует наличие специальных технических средств. Наша задача – выяснить конкретные нормативно-правовые акты и возникающие последствия.

Здесь же уточняем, используются ли в задаче персональные данные или иная конфиденциальная информация.

Паспорт задачи

Ответы на наши вопросы удобно регистрировать в виде паспорта – на каждую задачу или процесс заводим собственный.

Общий вид паспорта задачи (процесса)

 

Ниже приводим пару примеров:

Так может выглядеть паспорт задачи по обработке входящего документа

 

 

 

Паспорт задачи по оформлению документов по командировке

 

Задачи в этих двух примерах совершенно разные. Так, обработка входящего документа – это условно простая задача: весь объём работы выполняется одним человеком. Напротив, оформлением документов для командировки занимается целая группа специалистов: сам командировочный, его руководитель, бухгалтер.

В принятых выше метриках трудно оценить задачу/процесс, если в нём участвуют несколько работников, каждый из которых выполняет только свою специфическую работу.

В этом случае паспорт необходимо детализировать. 

Детализация паспорта задачи с несколькими участниками на примере оформления командировки

Варианты развития цифровизации

Первоначально мы имели только общее представление о задаче, которую хотим перевести в цифру. Задавая себе вопросы, углубили её понимание, определили ключевые метрики. Теперь осталось выяснить, на каких направлениях сосредоточить бюджет ИТ-департамента. Особо значительным эффект окажется в следующих случаях.

Вариант 1. Вам удалось найти задачу, в которой задействованы все сотрудники. Каждый пользователь 4-5 раз в день ищет произвольную информацию в существующей базе документов. Пример решения: инструмент корпоративного поиска позволяет находить информацию на 5 минут быстрее, чем обычные средства фильтрации. В пересчёте на 100 человек ежегодная экономия составит 2,5 млн рублей только благодаря оптимизации поиска.

Вариант 2. Если перед вами задача узкого профиля, то ей занимается ограниченный круг пользователей. Для получения полезного эффекта программный инструмент максимально освобождает сотрудника от рутины. Пример решения: сервис интеллектуальной обработки помогает делопроизводителям регистрировать документы. Экономия составляет 10 минут работы на каждый документ, что ускоряет работу всего отдела на 80%.

Вариант 3. Перевести на цифровые рельсы дорогостоящих специалистов. В первую очередь это руководители. Директора и начальники отделов значительную часть времени проводят в командировках и на совещаниях. Важные документы и дальнейшие работы по ним ожидают своей очереди, пока шеф не вернётся в свой кабинет. Пример решения: мобильное рабочее место на планшете или смартфоне, которое позволило бы руководителю согласовать/подписать нужные документы, находясь даже в другом городе или в дороге.

Вариант 4. Цифровизация ответственных бизнес-процессов, ошибки в которых критически опасны для предприятия. Пример: специальное решение для управления закупками – оно позволит взять под контроль издержки компании и снизить риски нецелевых расходов.

Вариант 5. На предприятии обнаружены процедуры, для которых обязательно применение особого ПО. Решение: организации, торгующие маркированным товаром, подключаются к сервисам обмена данными. Другой пример: долговременное хранение юридически значимой информации с автоматической перештамповкой.

Вариант 6. Если цифровизация на предприятии уже началась, то есть два пути её развития:

·         регулярно обновлять ПО, так как вендор постоянно работает над повышением производительности, надёжности и функциональности;

·         переводить в цифровую плоскость взаимодействие с клиентами, партнёрами и поставщиками.

Выводы

Если реализовывать каждый вариант по отдельности – это лоскутная автоматизация. При таком подходе ИТ-ландшафт предприятия раздувается до «зоопарка систем», со слабой интеграцией и большим количеством ручных операций.

Мы знаем, что каждая задача на отдельном рабочем месте всегда входит в состав какой-то более крупной задачи или процесса. Если мы переходим от «точек улучшения» на уровне одного сотрудника к сквозному процессу на уровне компании, то можем говорить о комплексной автоматизации или цифровой трансформации.

Здесь от руководства предприятия требуется понимание собственных процессов – именно тех, высокоуровневых, сквозных. А со стороны поставщика ПО ожидается набор специализированных решений, которые базируются на общей платформе.

Каждое решение или модуль – это инструменты для текущих задач сотрудника, точки улучшения. А интеграция модулей в общую платформу автоматизирует процесс в целом.

Цифровая трансформация – это большое и сложное мероприятие. Главное – помнить, что успех такого проекта обеспечивается только совместными усилиями клиента и вендора.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Наталия Бендерская 30 июня 2020 г. 20:35  

Александр, спасибо за статью!
Эффект от внедрения очень доступно представлен в  виде паспорта задачи. 
Если хочется рассчитать эффект, максимально приближенный к реальности, придётся учесть некоторые нюансы в проработке этого паспорта: 

  1. Сколько времени тратит сотрудник на задачу? Навык оттачивается со временем, одну операцию могут выполнять сотрудники разных "уровней". Кто-то работает 5 лет, его навык доведён до автоматизма, соответственно на работу уходит меньше времени в отличие от новичка, который работает в разы медленнее. 
  2. Регулярность задачи. Договорная работа - процесс трудно поддающийся измерению во времени. Количество заключаемых сделок меняется из года в год. В таких процессах возможно имеет смысл брать статистику, использовать средние показатели.
  3. Внутренняя ставка на 1 чел./час. Сотрудники, выполняющие одну и ту же работу, могут получать разную зарплату. Так бывает в компаниях, в которых зарплата является коммерческой тайной. Для большей конкретики - можно провести расчеты по каждому отдельно взятому сотруднику или же взять некое усреднённое значение
     
Александр Палагин 02 июля 2020 г. 11:47  

Наталия, согласен с Вашими замечаниями.

С одной стороны, избыточная детализация процесса съест много времени на подготовку. Но, с другой стороны, именно глубокое погружение в процесс (список участников, взаимодействия, артефакты) покажет другие уязвимости. 

В таком подходе необходимо соблюсти баланс между точность результата и скоростью его получения. В угоду быстроте усреднять оценки действительно придется.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев