Кадровый документооборот в электронном виде. С чего начать
Каждый год Правительство Российской Федерации наносит новый удар по бумажным документам. Цифровизация наступает буквально со всех сторон. Что нужно знать, если вы решили быть в тренде и хотите перейти на электронное кадровое делопроизводство?
Каждый год Правительство Российской Федерации наносит новый удар по бумажным документам. Цифровизация наступает буквально со всех сторон. Что нужно знать, если вы решили быть в тренде и хотите перейти на электронное кадровое делопроизводство?
Почему пора отказаться от кадрового делопроизводства на бумаге
Документооборот в работе с персоналом — это непрекращающийся поток ежедневных задач, на выполнение которых ежедневно тратятся значительные трудовые ресурсы.
Если определённый вид деятельности занимает существенную часть времени сотрудников, то логичное решение — оптимизировать это направление. Один и возможных вариантов — цифровизация. Ведение кадрового делопроизводства в электронном формате помогает не только сэкономить человеко-часы, но и повышает эффективность HR-процессов в целом.
Плюсы электронного кадрового документооборота:
1. Быстрее: документы создаются по готовым шаблонам и согласовываются по уже установленным маршрутам, а выгрузка нужных оригиналов при проверках регулирующими органами занимает несколько минут.
2. Дешевле: все кадровые процессы задействуют 100% сотрудников, поэтому цифровизация позволяет не только оптимизировать нагрузку, но и сэкономить на канцелярских расходах и печати.
3. Удобнее: переход на электронный кадровый документооборот помогает всему персоналу получить понятный и простой доступ к корпоративным сервисам. Оформление справок, формирование заявлений — всё это становится более быстрым и комфортным.
4. Мобильнее: когда у компании уже выстроено цифровое взаимодействие с сотрудниками, она может сохранять эффективность бизнес-процессов даже на удалёнке.
5. Эффективнее: перевод документооборота в электронный вид — это не только индивидуальное решение каждой компании, но и общий курс Правительства РФ. Своевременная цифровизация позволит бизнесу вписаться в новую модель экономики России.
Уже пора, или Какие кадровые документы пора переводить в цифру
Документы в кадровом делопроизводстве условно можно разделить на три группы:
- первую часть нужно оформлять в письменном виде, это все экземпляры, оформляемые при трудоустройстве, и приказы по сверхурочной работе, в том числе в выходные;
- вторые могут быть частично выстроены в электронном виде, например, приказы о переводе, увольнении и отпуске;
- с третьей группой документов можно полностью работать в цифре, в их числе ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА), оформление командировок, процессы по подбору кандидатов и оценке персонала.
Начать можно с перевода в электронный вид процесса согласования кадровых документов. Даже если они по законодательству в итоге должны быть оформлены на бумаге, вся работа по их созданию и согласованию значительно ускорится. А перед тем, как переводить в цифру документы, которые можно подписывать ПЭП, необходимо разработать и ознакомить персонал с «Соглашением об использовании ЭП».
Три, два, один — цифровизируемся
Готовое решение для цифровизации в кадрах — Directum HR Pro Давайте разберём поэтапный переход на электронное кадровое делопроизводство на примере цифровизации локально нормативных актов, которые, как мы упоминали выше, могут полностью вестись без бумаги.
Работу с ЛНА возможно организовать даже через электронную почту. Для этого нужно последовательно выполнить следующие действия:
- утвердить внутри компании документ, в котором будет прописан порядок работы в email;
- оформить это положение на бумаге и ознакомить с ним каждого сотрудника под живую подпись;
- закрепить адреса email сотрудников документально, например, в трудовом договоре, и завизировать оригинал каждым сотрудником.
Что обязательно должно быть в положении:
- порядок применения работниками электронной почты;
- прописанные временные рамки на отправку ответа и хранение полученных и отправленных писем;
- обязанности сотрудника по работе с email, в том числе необходимость уведомлять работодателя о получении сообщений и проверять электронный адрес на предмет новых писем;
- прописанную информацию о том, что общение по электронной почте приравнивается к обмену оригиналами на бумаге.
***
Своевременный перевод кадрового делопроизводства в электронный вид поможет быстрее и эффективнее вписаться в новые реалии, которые устанавливает Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации».
Комментарии 5
Все кадровые документы содержат персональные данные. Очень дорого создавать защищенную ИСПДн со всеми работниками, тем более на мобильных терминалах.
Простая ЭП (несмотря на то, что заявлена в законе) пока технологически отсутствует в природе, невозможно реализовать эти характеристики.
email как канал связи можно использовать, а для обмена ДОКУМЕНТАМИ обязательно еще нужно СКЗИ для ЭЦП с целью обеспечения целостности, подлинности, неотказуемости и юридической силы электронных документов и для шифрования с целью обеспечения конфиденциальности ПДн.
Действительно, безбумажный кадровый документооборот уже становится практически нормой действительности.
Переводу документов полностью в электронный вид способствуют изменения в законодательных базах (эксперимент Мин. труда, например)
Пандемия так же вносит свои коррективы. Дистанционный труд уже становится нормой для некоторых компаний, и остро встает вопрос об обеспечении непрерывного кадрового документооборота с такими работниками.
Тем более, современные ИТ-системы соответствуют потребностям рынка и создают все условия для хранения, учета, согласования и подписания кадровых документов. Такие инструменты, как логирование, информация об ЭП, штампы времени могут доказать юридическую значимость подписанного документа даже простой ЭП (при соблюдении соответствующих организационных моментов, о которых пишет Автор)
Естественно, для компаний это огромный труд, требующий тщательной проработки: подготовка и изменение локальных нормативных актов, переводимых в эл. вид, подписание доп. соглашений и многое другое.
Немаловажную роль играет определение и утверждение перечня документов, которые "безболезненно" можно перевести в эл. вид: заявления, график отпусков, уведомления о начале отпуска и т.д
Начав прорабатывать перечень документов, можно задуматься о необходимости или, наоборот, избыточности некоторых кадровых документов и дальнейшем их пересмотре (например, заявления и приказ о приеме на работу/об увольнении, есть трудовой договор, который расписывает и закрепляет все обязательства).
С чем же мы тогда имеем дело, взаимодействуя, например, с банками или операторами связи, клиентами которых мы являемся? Практически с каждым подписывается соглашение/договор, в котором регламентируется использование простой электронной подписи, в частности коды подтверждения и т.д.
Начнем с того, что такое ЭП (все ссылки на 63-ФЗ): ч.1 ст.2 «электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
Что такое Простая ЭП: ч.2 ст.5 «Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».
Электронный документ СЧИТАЕТСЯ подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий: пп.1 и 2 ч.1 ст.9 «1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе; 2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.»
Т.е. законом закладывается незамысловатое противоречие – Простая ЭП может не содержаться в документе! Значит, удостовериться в действительности подписи (в т.ч. по причине ее отсутствия) невозможно!
Ну и самое странное: в отличие от усиленной подписи, которая (пп.3 ч.3 ст.5) «позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания», Простая ЭП будет указывать на автора документа, даже если документ бесконтрольно и динамично (или умышленно) меняется после его создания.
Отвечая на вопрос, сегодня под видом Простой ЭП участники втягиваются в процесс подмены сущностей - Подписи нет (ничего не формируется, нечего проверить), но бездоказательно «считается», что она есть, а отказаться от авторства измененного документа невозможно. Процесс установления субъекта/автора (идентификация+аутентификация), что по сути пытаются реализовать с помощью Простой ЭП, не может быть комплексным механизмом защиты документа от подделки и обеспечения авторства и юридической силы (задача усиленной подписи).
Покажу эту статью подруге, она как раз прошла дистанционные курсы по кадровому делопроизводству. Уже устроилась на работу. Теперь главное опыта набраться! Кстати, обучением она осталась очень довольна!