Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Рубрики
Моделирование и регламентация бизнес-процессов

Корпоративная культура и оптимизация бизнес-процессов

  0 комментариев Добавить в закладки

Организации все чаще обращаются к оптимизации бизнес-процессов как к мощному инструменту использования внутренних ресурсов для успешной борьбы с конкурентами. Мир меняется, и успешные организации должны меняться вместе с ним, и даже быстрее.

Описание и моделирование бизнес-процессов позволяет выявлять узкие места, наглядно демонстрирует возможность их оптимизации.  Последовательная декомпозиция бизнес-процесса помогает определить владельца каждой операции, разработать контрольные процедуры и предупреждающие мероприятия. Цифровая трансформация бизнес-процессов избавляет их участников от выполнения рутины, предоставляя удобные механизмы для выполнения задач.

adult, chill, computer

Какие бывают бизнес-процессы

В классификации бизнес-процессов распространено их подразделение по отношению к цепочке добавленной стоимости на следующие группы:

●   основные бизнес-процессы: создают доходы организации, отражают специфику ее деятельности;

●   обеспечивающие бизнес-процессы: их роль заключается в поддержании инфраструктуры компании;

●   бизнес-процессы управления: формирование планов, мониторинг, контроль и корректирующее воздействие;

●   бизнес-процессы развития: направлены на внесение системных изменений, изучение потребностей клиентов.

Для оценки бизнес-процессов используются различные показатели эффективности и результативности процесса. Важность показателей зависят от типа корпоративной культуры организации.

Модели корпоративной культуры и оценка бизнес-процессов

Организации с консервативной корпоративной культурой воспитывают тип работника, способного качественно выполнять определенную операцию (блок задач) подобно работникам на конвейере. В таком случае автоматизация представляется перенесением последовательности операций в систему. Для таких компаний характерны жесткие регламенты согласования, зависимость состава подписантов от большого количества строго определенных условий. Руководитель видит в системе электронного документооборота гарант прозрачности жизни организации, способ установить тотальный контроль. В таком случае ключевыми критериями эффективности процесса, помимо его производительности, являются прозрачность и управляемость.

Яркие проявления корпоративной культуры нового типа: вместо регламентов выбирают свободное согласование, вместо регистрации – нумерацию, доверяют, исходя из предпосылки, что каждый сотрудник ответственно выполняет свою работу и не нуждается во всестороннем контроле. Такие компании в качестве приоритета выбирают наилучшее удовлетворение потребности клиента, а не прибыль. Эффективность бизнес-процесса в первую очередь заключается в его скорости и гибкости, оптимальности, качестве готового продукта. В подобных компаниях автоматизация позволяет сохранить гибкость и увеличить скорость бизнес-процессов, даже при их перестройке и существенном масштабировании (увеличении потока задач и объемов информации, усложнении иерархии и т.д.).

Корпоративная культура "бирюзовых" организаций формирует определенный тип работника, его основные характеристики – стремление к свободе, развитию, совершенствованию, максимально эффективному выполнению работы. Информационные системы рассматриваются как инструмент, который повышает мобильность сотрудников, уменьшает преграды и бюрократические процедуры. Важными факторами оценки инструментов будут UI/UX, наличие ИИ, чат-ботов, интеграция порталов. Ориентация внутренних процессов идет на креатив и достижение результата без рутины, возможности быстрых изменений.

В целях обеспечения наиболее полной характеристики и всесторонней оценки бизнес-процесса в организации с любым типом корпоративной культуры на практике рекомендуется использование системы показателей. Набор индикаторов подбирается индивидуально для каждого процесса в зависимости от его характеристик.

Привычные схемы управления часто не срабатывают, и компании ищут новые способы, как не сбавлять темпов роста и развития.

Бирюзовые организациикомпании, которые основаны на самоорганизации.

  • никакой иерархии
  • никакого подчинения
  • никаких сроков и назначаемых планов

Только самомотивация, коучинг, самоуправление, движение к эволюционным целям и следование ценностям компании.

Рассмотрим основные принципы работы в организациях будущего:

https://pp.userapi.com/c850224/v850224371/17704/N0BZuTtItj8.jpg

https://pp.userapi.com/c850224/v850224371/176fc/Kh__rCMiXS8.jpg

https://pp.userapi.com/c850224/v850224371/176f4/NvBv53UA-5o.jpg

https://pp.userapi.com/c850224/v850224371/176ec/4qqT8RIoPv0.jpg

На пути к оптимизации

При внедрении инноваций точки влияния и мотивация сотрудников в организациях разных типов будут отличаться. Способы внедрения тоже – для организаций с корпоративной культурой нового типа будет ближе Agile, для консервативных – водопадное внедрение с фиксированным проектом.

Но любая оптимизация связана с изменениями, которые скорее всего будут встречать сопротивление людей. Часть сложностей обусловлены особенностями человеческого восприятия вообще и будут проявляться вне зависимости от типа корпоративной культуры. Несколько рекомендаций для обеспечения успешной оптимизации ниже.

Недовольство – это нормально

Прежде всего, нужно смириться с фактом: всегда есть кто-то недовольный. Это нормально. При инновациях сложно добиться 100% лояльности сотрудников. Оптимизация бизнес-процесса – это постепенная работа с его участниками. Вы можете столкнуться с психологическими эффектами: сотрудники будут сопротивляться новому, отвергать нововведения из-за потерь.

Страх перед новым

Люди боятся нового, им кажется, что они не смогут перестроиться, научиться, ошибутся. Этот эффект тесно связан со следующим.

Что такое страх перед электронным документом и как с ним бороться

Страх перед технологией возникает не из-за опасности как таковой, а скорее имеет оттенок таких эмоций, как растерянность, недоверие, стыд или даже неприязнь.

Не хотят терять старое

Человек может искренне испытывать нежные чувства к существующей организации труда.

Поймите, почему людям нравится старый порядок и что можно из него воплотить в новой системе. Покажите преемственность. Например, нравится им структура папок в файловом хранилище -- создавая документ в новой системе электронного документооборота, называйте классификаторы видов, подвидов и разделов как «путь до файла».

Донесите персональную выгоду от изменений

Важно донести до каждого сотрудника его персональную выгоду от изменений. Оставьте красивые презентации и цифры о сокращении количества бумаги для кабинета директоров. Когда вы идете к конкретному человеку, смотрите на мир его глазами.

Например, когда секретарь генерального директора грустно набирает имя своей собачки в качестве пароля от новой информационной системы, экономия в полтора миллиона рублей для компании не мотивирует ее посмотреть на систему более дружелюбно. Попробуйте показать ей, что возможность отправить документ на согласование в один клик мышки и не бегать по этажам, собирая подписи, -- это возможность носить любимые туфли на высоком каблуке.

* * *

Какой бы ни была корпоративная культура вашей организации, какие бы цели вы ни преследовали при изменении бизнес-процессов, важно помнить, что ключевой фактор успеха – это человек. Именно человек – самый важный индикатор эффективности оптимизации.

Читайте в новом разделе на ECM-Journal о возможностях и шагах на пути к цифровой трансформации.

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев