Введение в тему ECM. Потребители ECM

Ежедневно каждая организация в процессе своей деятельности создаёт десятки, сотни, а порой и тысячи документов. Среди них и стратегические договоры, и приказы, и протоколы совещаний. На первых порах организациям достаточно неформального подхода к управлению, однако, когда со временем он перестаёт быть эффективным и в управлении предприятием вводится определённый формализм, хотя бы часть бизнес-процессов переводится на документационную основу.

При этом если документооборотом не управлять, повышается риск возникновения различных проблем: потери нужных документов, возникновения ошибок в их содержании, отсутствия одной из необходимых для согласования документа виз и пр. К тому же, количество документов непрерывно возрастает, а значит увеличивается и риск возникновения проблем.

Исторически для управления потоком документов использовали каталоги бумажных документов с карточками, хранящимися в ящиках, сшивали документы в дела и составляли гигантские библиотеки. Однако, мир изменился с возникновением вычислительной техники, и теперь бумажный документооборот уже считается пережитком прошлого, ведь, очевидно, что машинная память куда надёжнее человеческой, компьютер способен отыскать то, что вам нужно, в считанные секунды, а крохотная флешка-токен защищает информацию лучше самого крепкого сейфа.

Как правило, для работы с документами, теперь уже в электронном виде, сначала организации вырабатывают разумные схемы хранения файлов на серверах, а для их передачи, обсуждения и согласования используют электронную почту. Однако, эти меры только частично закрывают потребность в эффективном управлении потоком документов, и поэтому с ростом организации появляется потребность использования специализированных решений. В этом случае на помощь приходят ECM-системы, которые не только используют самые современные технологии, но обладают методологической основой, способствующей максимально эффективному управлению.

Что такое ECM

ECM – это аббревиатура, обозначающая в английском языке системы управления информационными ресурсами предприятия (Enterprise Content Management). Организация AIIM (www.aiim.org), даёт следующее определение ECM: совокупность технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Основная задача ECM  состоит в поддержке жизненного цикла информации.

Рассмотрим каждую из составляющих аббревиатуры ECM подробнее.

Информационные ресурсы (иначе «контент» - Content) — это, в первую очередь, те самые документы, о которых шла речь ранее: долгосрочные контракты, первичная финансовая документация и пр. Однако термин «контент» значительно расширяет набор информационных ресурсов предприятия: здесь и видео- и аудиозаписи, и изображения, электронные письма и изменяющиеся веб-страницы, и мультимедийные данные. Словом, информационные ресурсы предприятия — это та информация, которую предприятие порождает и может использовать для того, чтобы повысить качество своей продукции и, как следствие, привлечь новых клиентов и укрепить свои позиции на рынке.

ECM-системы — это, в первую очередь, системы управления (Management), и под управлением здесь мы понимаем широкий спектр разнообразных функций, среди которых, в частности:

• обеспечение безопасного хранения и архивирования информационных ресурсов;
• осуществление поиска и обработки нужной информации среди множества хранящихся записей;
• поддержка жизненного цикла информационных ресурсов (от создания, категоризации и процесса согласования до долгосрочного архивирования и уничтожения).

И наконец, слово «предприятие» (Enterprise) в аббревиатуре означает любое предприятие: от крохотного стартапа до международных концернов и холдингов, ведь любое предприятие, независимо от его размера и рода деятельности, всегда порождает новую информацию, и чем крупнее организация, тем важнее для неё создать максимально эффективную среду для управления стремительно расширяющимся потоком информации.

Однако, чтобы свести вместе все три составных части аббревиатуры и начать эффективно управлять информационными ресурсами предприятия, мало купить и установить соответствующее программное обеспечение. Необходимо соблюдение определённой методологии обращения c информацией, выполнение требований законодательства, понимание того, как протекают процессы на предприятии, а также осознание того, кому, в каком виде и когда необходима та или иная информация.

Понятно, что управление информацией немыслимо без участия человека, ведь именно человек является источником возникновения информации и её основным пользователем, к тому же на некоторых предприятиях информационные ресурсы могут храниться и обрабатываться одновременно целым набором программных средств. Именно поэтому ECM — это не отдельно стоящая система, а целая совокупность стратегически подобранных систем и технологий их взаимодействия как с человеком, так и между собой.

Потребители ECM

Потребителем ECM может быть абсолютно любой сотрудник предприятия, ведь даже те сотрудники, которые не работают с компьютером ежедневно, время от времени, например, ходят в отпуск, а следовательно, также являются источниками возникновения информации, требующей хранения. Однако, в любой организации есть сотрудники, которые работают с информацией постоянно и плотно, и таким сотрудникам ECM может сослужить большую службу.

Выделим следующие группы пользователей ECM-системы:

Руководитель

Главными задачами руководителя являются принятие решений и контроль их исполнения. Для принятия решения руководителю очень важно иметь перед собой как можно более полную картину происходящего, содержащую только достоверные данные. ECM-системы позволяют в считанные секунды и в любой момент времени подготовить необходимые руководителю отчёты и выборки разнообразных данных, они помогут подсчитать значения необходимых для принятия решения параметров, учесть одновременно множество факторов и принять наиболее верное в каждой ситуации решение.

Для того, чтобы помочь руководителю проследить исполнение важных решений, ECM-системы оснащены автоматическими средствами напоминания о необходимости контроля. Когда решение будет исполнено, руководитель получит соответствующее сообщение, после чего ECM-система поможет безошибочно подсчитать значения ключевых показателей эффективности, позволяющие оценить качество исполнения.

Делопроизводитель

Делопроизводитель — это своего рода фильтр для документов. Через его руки ежедневно проходят десятки входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый из них при этом необходимо сохранить, классифицировать, понять, кто ждёт этот документ и в какие сроки важно его получить или исполнить. ECM-технологии позволяют значительно упростить жизнь делопроизводителя, ведь системы, построенные на их основе, позволяют переложить на машину утомительную и трудоёмкую работу, например, по сканированию документов, таким образом, существенно ускорив рабочий процесс. Кроме того, ECM-системы позволяют сопоставить каждому документу наиболее соответствующий ему тип жизненного цикла, тем самым дав делопроизводителю возможность избежать ошибок при определении дальнейшей судьбы документа. Именно к делопроизводителю (или к специалисту архива) чаще всего обращаются сотрудники, когда они ищут какой-либо документ. В этом случае ECM-технологии позволяют делопроизводителю в считанные секунды найти запрашиваемый документ, а также дадут понять, действительно ли сотрудник имеет право его просматривать.

Юрист

ECM-системы позволяют юристам сохранять полную историю подготовки юридически значимого документа. Они всегда смогут достоверно узнать дату и автора внесённых изменений, а также содержание каждой версии документа. С помощью ECM-технологий юрист всегда сможет узнать, на какой стадии согласования в данный момент находится документ. ECM-система гарантирует соблюдение необходимой процедуры согласования договоров, и юрист может быть уверен в том, что все важные документы попадут к нему на проверку. В случае, когда содержание документа подразумевает участие контрагента, то после его подписания сторонами юрист сможет отследить выполнение предписанных сроков и соблюдение всех договорённостей.

Бухгалтер, финансист

Бухгалтеры и финансисты ежедневно работают с большими объёмами данных, которые они используют в оперативной работе и при подготовке отчётности. ECM-системы помогут организовать максимально удобную структуру хранения первичной финансовой документации, позволят избежать повторного ввода данных и облегчат их обработку, согласование.

Сотрудник, специализирующийся на общении с клиентами

Для специалистов, например, отделов продаж, важно знать, на какой стадии находится общение с тем или иным клиентом, завершился ли процесс согласования договора, а также в удобном и доступном виде хранить полную информацию о клиенте, особенностях его бизнеса, всю историю взаимодействия и её особенности. Все эти функции, в том числе, способна выполнить ECM-система, либо в связке ECM и CRM-системы.

Другие сотрудники

Имеется множество сотрудников, которые «генерируют» документы и контент, требующий эффективного хранения и использования. Кроме того, в любом случае, сотрудники потребляют корпоративную информацию – приказы по общей деятельности, должностные инструкции, описание технологий работы или, скажем, условий предоставления соцпакета и так далее. ECM-система позволит любому сотруднику быстро отыскать нужные документы, она поможет организовать эффективную совместную работу над документами, а при наличии блока управления бизнес-процессами (workflow), позволит каждому своевременно и качественно выполнять свою часть рабочего процесса.

От редакции:

Статья входит в рекомендованный курс для новичка «Просто о СЭД».

О потребностях и решениях для разных задач и групп пользователей читайте на страницах ECM-Journal. Рекомендуем далее читать материал: Управление корпоративной информацией. Карта технологий ECM.