Затраты на СЭД: SaaS-решение в сравнении с on-premise

Провайдеры SaaS-решений в числе конкурентных преимуществ своих предложений упоминают экономическую эффективность и относительно невысокие затраты.

Независимые эксперты соглашаются с данным позиционированием. Например, в обзоре «Рынок ИТ-услуг 2014» аналитики CNews посчитали, что приобретение программных продуктов и ИТ-услуг по SaaS-модели обойдется малому и среднему бизнесу в 4-9% годового оборота.

Тем не менее в случае оценки финансовой эффективности хотелось бы видеть сравнение стоимости владения SaaS- и on-premise (разворачиваемого на локальных мощностях) решений. В статье предприму такую попытку применительно к оценке затрат на внедрение и содержание системы электронного документооборота.

Сферический заказчик СЭД

Приблизительный расчет будем проводить на примере автоматизации гипотетической компании, которой необходима СЭД для автоматизации 50 сотрудников и для закрытия основной потребности — ведения классического делопроизводства.

Горизонт оценки TCO (Total Cost of Ownership; совокупная стоимость владения) — 7 лет. Для учета инфляционного фактора, возьмем статистику за 7 последних лет (2008–2014 гг.); средний показатель инфляции — примерно 8,8%.

Кроме того, дополнительно рассчитаем, как изменятся затраты на поддержание систем при необходимости масштабирования и увеличения числа автоматизированных сотрудников в 2 раза (то есть до 100 человек) после 3 лет эксплуатации СЭД.

Затраты на локальное решение

Для разворачивания и поддержания on-premise системы, закрывающей описанные выше потребности, компании потребуются:

●    аппаратное обеспечение (1–4 ядра с частотой 2 ГГц; 2–12 ГБ ОЗУ);

●    помещение (около 1 м²) и электроэнергия;

●    серверная ОС (расчет на примере Windows Server);

●    СУБД (на примере Microsoft SQL Server);

●    администрирование сервера (исходя из загрузки около 10 ч./мес.);

●    лицензии СЭД;

●    обновление и поддержка СЭД в последующие годы;

●    администрирование системы (исходя из загрузки около 20 ч./мес.);

●    поддержание работоспособности оборудования.

Затраты на внедрение системы, обновление аппаратного обеспечения при его устаревании, а также прочие расходы в расчете не учитываются.

Итого — около 325 000 рублей первоначальных затрат и около 120 000 р. ежегодных затрат. При этом решение не будет отказоустойчивым, и для закрытия вопроса потребуются дополнительные инвестиции.

При увеличении количества пользователей системы в 2 раза дополнительно потребуется:

●    увеличить мощность аппаратного обеспечения;

●    докупить лицензии;

●    увеличить затраты на обновление и поддержку СЭД;

●    увеличить затраты на администрирование.

Разовые затраты составят минимум 85 000 рублей. Опять же, здесь не идет речи об обеспечении отказоустойчивости, несмотря на увеличение нагрузки.

Ежегодные затраты возрастут примерно на 55 000 р.

Затраты на SaaS-решение

Покупая программное обеспечение как услугу, компания избавляется от первоначальных затрат (речь не идет о внедрении и кастомизации системы) и имеет только переменные затраты, оплачивая стоимость ПО ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Заказчика фактически не интересует, каково ценообразование: какая часть суммы уходит PaaS- и IaaS-провайдерам, сколько тратится на обслуживание системы и так далее. Заказчику SaaS-решения потребуется только какое-то минимальное администрирование системы силами собственного специалиста (около 10–20 ч./мес.).

Облачная система электронного документооборота, пригодная для работы 50–100 пользователей и для ведения классического делопроизводства, обойдется заказчику примерно в 175 000 рублей в год при работе 50 пользователей и примерно в 275 000 р. в год при 100 пользователях.

В данных ценах заложены следующие расходы SaaS-провайдера:

●    оплата услуг, заказываемых у PaaS- и IaaS-провайдеров под нужды собственного клиента;

●    обеспечение работоспособности, администрирование и поддержка клиента (10–20 ч. работы специалиста в месяц).

Сравнение затрат (с учетом роста цен)

Совокупная стоимость владения on-premise системой на 50 пользователей через 7 лет составит около 1 422 000 рублей. В случае наращивания числа пользователей до 100 на третий год владения затраты к концу седьмого года составят около 1 846 000 р.

Совокупная стоимость владения SaaS-решением на 50 пользователей через 7 лет составит около 1 600 000 р. В случае наращивания числа пользователей — 2 187 000 р.

При работе 50 пользователей SaaS-решение будет выгоднее вплоть до начала 6 года использования СЭД. В случае наращивания мощностей облачная система окажется менее выгодной в конце 5 года владения.

Стоит заметить, что в случае увеличения потребностей в автоматизации за счет облачной системы вероятно появление новых затрат — на заказную разработку и, как следствие, на выделение индивидуального сервера под конкретного заказчика. Альтернативой здесь может быть переход на on-premise систему, который также приведет к дополнительным существенным затратам. В лучшем случае вендор здесь должен предложить заказчику максимально удобные и выгодные условия перехода на локальное решение.

Таким образом, SaaS-модель оказывается выгодной для малых и средних компаний, которые не планируют существенного увеличения потребности в СЭД (подключение более 200–250 пользователей или автоматизация более 5 сложных бизнес-процессов) в течение ближайших 5 лет.

Источник: CNews