6 проблем, которые поможет решить традиционная ECM-система

Представляем вашему вниманию перевод статьи Дэвида Роу, журналиста издания CMSWire.com. Оригинал статьи читайте на сайте CMSWire.

Фото Shutterstock

Дискуссии на тему так называемой «смерти ECM» по-прежнему в центре внимания экспертов по управлению корпоративным контентом. Впервые этот вопрос был рассмотрен в статье Gartner в начале 2017 года. Речь шла о появлении специализированных сервисов для управления контентом и постепенном отказе от крупных проприетарных ECM-систем. Автор статьи Майкл Вудбридж предсказал, что к 2020 году приложения для управления контентом заменят традиционные ECM-системы в четверти крупных предприятий. Процесс «замены» будет набирать силу по мере того, как сервисы для управления контентом станут проще в использовании и будут доступны большему числу организаций.

Однако, традиционные системы не должны кануть в лету, ведь, несмотря на сдвиг акцентов в сторону сервисов, компании используют и то, и другое, для решения одних и тех же проблем. Майкл Вудбридж заявляет, что несмотря на меняющиеся технологии, бизнес-задачи, которые ранее стремились решить с помощью ECM, остались прежними. А именно:

●   Соблюдение регламентов работы и управление рисками

●   Сохранение и распространение знаний

●   Эффективность процессов и затрат

●   Внедрение инноваций и новых способов работы

Единая ECM-система помогает в достижении этих целей, совмещая в себе возможности хранилищ самого разного типа контента. Однако, по мере появления у компаний нового контента и новых потребностей, некоторым стало проще управлять файлами в нескольких специализированных сервисах.

Традиционная ECM-система объединяет в одной платформе широкий набор различной функциональности, в том числе управление документами, изображениями, веб-контентом и цифровыми ресурсами, делопроизводство и контроль сроков хранения. В отличие от нее, сервисы работают с контентом согласно пользовательским кейсам и используют общий API. При этом традиционная ECM-система по-прежнему решает множество текущих задач.

Управление знаниями

Кристен Крафт, директор по прибыли в компании Tettra, заявляет, что одна из сложнейших задач, которые приходится решать руководителям компаний, – это распространение информации среди сотрудников. Как генеральному директору передать новичкам свои знания? Как эффективно делегировать обязанности, чтобы заняться стратегическим развитием? По мере роста бизнеса главы компаний сталкиваются с необходимостью построить эффективную систему передачи знаний внутри организации.

Однако, большинство растущих компаний об этом не задумывается. Они не документируют свои знания, ресурсы и стандартные рабочие процедуры. Вместо этого люди просто занимаются своим делом и не думают об ECM, пока не наступит критический момент – когда кто-то увольняется, приходит новый сотрудник или что-то идет не так.

Когда хорошо задокументированные процессы хранятся в ECM-системе, людям не приходится выкручиваться при наступлении кризиса. Кроме того, благодаря этому, они могут принимать оптимальные решения на основе самой качественной информации.

Структурирование контента

Согласно Алану Сантиллану, специалисту по управлению контентом в компании G2 Crowd, ECM-система гибко структурирует контент, который по природе своей не структурирован. Это, конечно, во многом зависит от возможностей конкретного ПО, но большинство подобных систем приносит значительную пользу компаниям, особенно в динамично меняющейся среде.

Организация взаимодействия сотрудников

Алану Сантиллан добавляет, что ECM-системы позволяют автоматизировать workflow, что можно использовать для работы с файлами, документами, метаданными и любой другой информацией. Такого уровня стандартизации сложно достичь без использования ECM-системы.

Совместная работа и хранение информации

Большинству компаний управление электронными документами нужно для того, чтобы организовать совместную работу сотрудников. ECM-продукты дают пользователям возможность комментировать документы и участвовать в их редактировании, благодаря чему в компании появляется постоянно пополняемая цифровая библиотека.

Классификация данных

По словам Робба Хекта из Нью-Йоркского колледжа Baruch, во многих крупных и средних компаниях перед отдельными подразделениями могут ставиться разные цели. Они даже могут отвечать за разные части одного и того же корпоративного веб-сайта, разрабатывая стратегию развития и создавая креативный контент, который соответствует целям конкретного департамента.

Однако, если на рынок постоянно выводится несогласованная, противоречащая друг другу информация, со временем это может нанести ущерб корпоративному бренду. Именно здесь в игру вступает ECM-система. Ее роль – управлять, классифицировать, организовывать и, в конечном счете, передавать контент сотрудникам на основе их поисковых запросов. В результате вся необходимая информация хранится в едином доступном для всех сотрудников месте. При этом, кем бы ни был создан контент, в ECM-системе всегда есть его самая актуальная согласованная версия. Таким образом ECM-продукты упрощают создание гибкого цифрового рабочего пространства, предоставляя сотрудникам доступ ко всей необходимой информации.

Преодоление «узкого горлышка»

Рэнди Уттон, генеральный директор компании Percolate, говорит, что одной из сложнейших задач в управлении корпоративными данными является преодоление связанных с контентом сдерживающих факторов. Современные маркетинговые стратегии строятся вокруг персонализации. При этом компании часто сталкиваются с проблемой создания достаточного количества качественного контента для достижения этой персонализации. За последние 25 лет эта проблема только усилилась, превратившись к сегодняшнему дню в фактор, сдерживающий развитие многих компаний.

Этот сдерживающий фактор представляет собой пропасть между потребностью в контенте (информации) и возможностью удовлетворить этот спрос, используя имеющихся в распоряжении людей, инструменты и ресурсы. Часто мы слышим описание этой проблемы в одном из вариантов:

●   Количество – Нам нужно больше контента.

●   Качество – Нам нужен более качественный контент.

●   Координация – Нам нужно лучше использовать уже имеющийся контент.

Согласно блогу компании Gartner, в будущем персонализация станет стандартным способом вовлечения потребителей в бренд, однако помешать этому может недостаток масштабируемых процессов создания контента. ECM-системы помогают преодолеть этот сдерживающий фактор, позволяя пользователям находить нужный контент и предоставлять новый, чтобы полноценно удовлетворять потребности клиентов.

* * *

И это лишь несколько примеров использования ECM-систем в организациях.

Мэтт Саггс, исполнительный вице-президент по продажам компании Mediafly, заявляет, что организации уже идут по пути цифровой трансформации, и системы управления контентом не должны от них отставать: «Системы управления контентом играют важную роль в организации, распространении и поддержке контента. Чтобы хорошо вписаться в современное цифровое рабочее пространство, системы управления контентом должны помогать сотрудникам легко находить нужные им данные».

Перевод: Елена Тырина