Что такое управление жизненным циклом контента?

Вопрос от читателя журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота»: Что такое управление жизненным циклом контента?

Ответ: В общем виде жизненный цикл контента можно представить такой схемой

Рис. 1

В течение времени информация проходит разные стадии, что отражает понятие жизненного цикла (ЖЦ): то есть сначала происходит создание информации, она находится в активном использовании определенный период времени, затем она пассивно хранится какое-то время, затем, возможно, архивируется, повторно используется и далее снова хранится в архиве, или происходит ее уничтожение. Для разного типа контента можно рассматривать более детально стадии жизненного цикла. Например, для официальных документов можно выделить стадии: «Создание», «Согласование», «Подписание», «Регистрация» и т.д., для счетов-факутр – будет специфическая стадия «Оплата».

Скорость доступа к данным на разных стадиях жизненного цикла, стоимость хранения может быть разной, например, скорость получения и стоимость хранения архивных данных – меньше, что экономит средства компании.

Таким образом, управление жизненным циклом можно рассматривать как сопровождение контента при переходе из одной стадии в другую, помощь в присвоении реквизитов, символизирующих переход, и оптимизации расходов на его хранение с учетом ценности, актуальности для бизнеса. Оценить, качественно ли осуществляется управление ЖЦ контента в компании, возможно за счет оценки скорости и эффективности прохождения документов по стадиям ЖЦ. В общем случае за решение таких задач отвечают ILM-решения (Information Lifecycle Management). Но на текущий момент многие информационные системы класса ECM имеют собственные средства для обеспечения качественного управления жизненным циклом хранящегося в них контента.

Чтобы раскрыть данный вопрос, давайте разберемся, что такое жизненный цикл контента на примере инициативного письма.

Жизненный цикл инициативного письма начинается с момента его создания. Перед исполнителем стоит задача подготовить проект документа. В большинстве случаев подготовка проекта документа начинается с его создания. В ECM-системе можно определить правила создания таких документов, например, создание инициативного письма из готового шаблона. В этот момент у письма появляются такие реквизиты, как дата создания, приложение-редактор и автор.

Как только мы подготовили письмо, отправляем его на рецензирование, согласование и утверждение. С помощью ECM-системы на этом этапе так же можно задать свои правила согласования инициативного письма: количество итераций, необходимый список согласующий, возможность создания новых версий и т.д. В случае наличия удаленных подразделений компании ECM-система позволяет обеспечить сквозной процесс согласования инициативного письма с помощью различных механизмов, например – репликации.

После утверждения документ попадает на регистрацию, где получает следующий набор реквизитов: регистрационный номер и дату регистрации. Таким образом, на каждом этапе ЖЦ у документа появляется свой уникальный набор реквизитов, который подтверждает переход документа из одной стадии в другую.

Получив ответ на инициативное письмо, мы подшиваем документ в дело. Кстати, на этом этапе документу также присваиваются реквизиты: номер дела, если он не был присвоен раньше, и дата списания документа в дело. На данном этапе ЖЦ ECM-система контролирует и помогает организовать процессы передачи документов в архив и уничтожения документов по истечении срока их хранения.

Кроме того, на любом этапе работы с документом ECM-система обеспечивает его защиту за счет наличия механизмов разграничения прав доступа, использования электронной подписи, ведения истории работы с документом, возможности восстановления документа в случае сбоя в работе системы.

Возможность автоматического переноса (миграции) части документов по определенным правилам (политикам) на более дешевые носители позволяет выстроить экономически оправданную систему хранения электронной информации в зависимости от ее важности для бизнеса.

Управлять жизненным циклом контента – это значит выстроить целесообразную политику работы с определенным типом контента и далее иметь возможность оперативно, в любой момент, скорректировать или оптимизировать порядок работы в соответствии с нуждами компании.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»