Крупный бизнес перешел на ЭДО. Итоги конференции IC ENERGY 2015 "Электронный документооборот"

8-9 октября в Москве прошла 2-ая ежегодная конференция «Электронный документооборот» IC ENERGY. Среди докладчиков и посетителей были представители холдинга ЕВРАЗ, пивоваренной компании «БАЛТИКА», Газпромбанка, METRO Cash & Carry и других.

Особенностью конференции можно считать участие представителей крупного российского бизнеса, которые во время докладов, обсуждения в рамках конференции дали понять – крупные компании активно переходят на электронный документооборот (ЭДО). Полным ходом идет автоматизация как внутреннего документооборота в компании, так и внешнего: переход на электронные документы при работе с контрагентами.

Сейчас уже не стоит вопрос о необходимости автоматизации процессов в компаниях, но скорее констатация факта: внедрять ЭДО в компании и переходить на обмен электронными документами с контрагентами нужно как можно скорее. Тормозящими факторами перехода на ЭДО теперь являются не сомнительная устойчивость законодательной среды, не человеческий и экономический факторы, а организационные и технические вопросы.

На примерах реальных бизнес-кейсах было убедительно показано, что крупный бизнес или уже перешел на ЭДО или находится на стадии внедрения.

Внутренний документооборот в крупных компаниях

Современная СЭД должна обеспечивать работу с двумя параллельными потоками документов – бумажных и электронных. С развитием интеграционных решений к сервисам Операторов ЭДО количество бумажных документов будет сокращаться.

Переход на ЭДО компании необязательно начинается с внутреннего ЭДО. Как показывает практика, некоторые компании начинают с обмена в электронном виде со своими контрагентами, и исходя из этого автоматизируют внутренний. Сейчас облачные сервисы предоставляют необходимые инструменты: согласование документов в облаке, архивное хранение и пр.

По какому пути идти – решение всегда за самой организацией.

Особый интерес вызвал вопрос долгосрочного архивного хранения электронных документов с поддержкой юридической значимости. Это хранение документа, полученного через Оператора ЭДО и подписанного ЭП, а также служебной информации, обеспечивающей юридическую значимость, который содержит сам документ, электронные подписи сторон, квитанции об отправке и получении с точным временем (штампы времени Оператора ЭДО). Отмеченная проблема – обеспечение юридической значимости электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная, особенно когда нужно хранить документы более пяти лет. К сожалению, ничего нового в этой теме сказано не было – как прежде, предлагалось «лечить» ее использованием усовершенствованной электронной подписи.

Интеграция внутренней СЭД и сервиса обмена электронными документами с контрагентами.

Позиция представителей бизнеса – внутренний документооборот может существовать без организации внешнего, но в случае их объединения эффективность перехода на ЭДО увеличивается в разы. Вопросы интеграции СЭД с сервисами Операторов ЭДО на конференции были очень актуальными.

До старта проекта по переходу на ЭДО всегда встает вопрос – с какими контрагентами уже можно начать обмен, а кого-то нужно подключать к Оператору ЭДО. Интеграция с СЭД позволяет не только объединить работу в единую инфраструктуру, но и решить некоторые организационные проблемы – например, отсутствие роуминга. Всегда есть два варианта начать обмен с контрагентами, которые уже работают с другими Операторами ЭДО:

1.     СЭД или учетная система интегрируется с сервисом одного Оператора ЭДО. Обмен с контрагентами – абонентами другого Оператора ЭДО происходит через технологию роуминга.

2.     «Мультиоператорность». Интеграция с СЭД предполагает наличие коннекторов сразу к нескольким сервисам Операторов ЭДО – получается своего рода «интеграционная шина».

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной ситуации и определяется индивидуально, исходя из круга контрагентов, возможностями СЭД и пр.

На рынке давно уже есть готовые интеграционные решения с распространенными СЭД или учетными системами. Однако, остаются интеграции, которые почти всегда нужно дорабатывать по систему заказчика, например, SAP ERP: имеется ввиду наличие базовой части интеграционного решения, которую придется подстраивать под конкретный проект.

Так же, остался открытым вопрос, касающихся холдинговых структур: как организовать интеграцию с целым «зоопарком» систем электронного документооборота, использующихся на разных предприятиях холдинга? Но, это скорее вопрос организационный.

Привлечение контрагентов к ЭДО

К вопросу по организации проекта перехода на ЭДО с контрагентами. Можно выделить два этапа:

●   подключение к Оператору ЭДО контрагентов, не работающих в сервисах обмена,

●   организация работы с контрагентами, которые уже работают в других системах электронного обмена.

В первом случае привлечение и подключение контрагентов к ЭДО – это задача Оператора ЭДО или компании-инициатора проекта? Опять же многое зависит от компании-инициатора перехода на ЭДО с контрагентами. Участники конференции отметили, что не все Операторы ЭДО проявляют активную позицию в подключении контрагентов, и в то же время не каждая компания-инициатор может напрямую повлиять на желание контрагента подключиться к сервису Оператора.

Во втором случае – это организация работы через роуминг Операторов ЭДО. На данный момент роуминг уже налажен между основными Операторами ЭДО и завершение работ по роумингу видится вопросом ближайшего времени.

Итоги

Программа 2-ой ежегодной конференции «Электронный документооборот» IC ENERGY оказалась насыщенной и интересной. Конференция позволила затронуть основные вопросы ЭДО, поделиться накопленным опытом внедрения ЭДО между участниками. Примеры успешных внедрений, продемонстрированные на докладах показали, что при умелом и грамотном подходе, переход на ЭДО становится не только безболезненным для компании, но и показывает реальный эффект.