Что нам стоит СЭД построить, или как написать ТЗ на систему электронного документооборота?

С детства я запомнил поговорку: «Что нам стоит дом построить? Нарисуем, будем жить!» Попробуем применить похожий способ в разработке технического задания (ТЗ) на внедрение СЭД.

Для чего необходимо Техническое задание на СЭД? ТЗ это и есть тот эскиз по которому вы будете «строить» свою систему, описание того результата, который ваша компания получит после внедрения. Есть два основных варианта, когда необходимо ТЗ:

●  Конкурс (тендер), когда вы только выбираете систему;

●  Приложение к договору, когда вы прописываете не только функционал, но и требования к результату работ.

Отличие между ними одно – в первом случае СЭД не выбрана, т.е. пишем требования к «идеальной» СЭД, во втором случае – СЭД определена, поэтому надо четко зафиксировать результаты и характеристики ее внедрения. Далее рассмотрим процесс подготовки ТЗ в том и другом случае.

Случай первый. Тендерный.

Итак, вы решили выбрать и внедрить СЭД – с чего начать написание ТЗ? Начните с того, что определите наиболее важные для вашей компании функциональные характеристики СЭД. Начните с «Холста» - определите технические требования к СЭД, например, используемая промышленная СУБД, наличие кросс-браузерного интерфейса и т.д. Далее «загрунтуйте холст» – определите перечень решаемых СЭД бизнес-задач. После этого сделайте «наброски» - перечень общих функций вашей СЭД, а затем уже «рисуйте детали» - конкретные выполняемые функции, особенности интерфейса и так далее, т.е. то что позволит решить поставленные бизнес-задачи наиболее эффективным способом.

Получившееся ТЗ - «картину» - отдайте на оценку коллегам, кто может посмотреть на нее «сверху», не привязываясь к мелочам, оценить ее пригодность к вашему предприятию. Возможно, потребуется ТЗ доработать, а после чего выставлять на «аукцион» - искать СЭД, которая максимально будет соответствовать ТЗ, поэтому рекомендую к текстовому документу, где будет описаны требования ТЗ, составить и табличный документ. В нем зафиксируйте требования, с указанием веса (значимости) данного требования для вашей компании, опросив поставщиков и посмотрев различные СЭД, вы заполните таблицу и получите итоговый балл по каждой СЭД.

Конечно, всегда можно поступить проще – если у вас нет таланта «художника», вы можете нанять «мастера» со стороны – и в результате получить готовое ТЗ. Но не забывайте, что если ТЗ для вас будет готовить поставщик той или иной СЭД, то он «нарисует» его под свою систему, причем не со зла, просто привычка :).

Случай второй. Договорной.

Итак, с системой вы уже определились, теперь надо подготовить техническое задание непосредственно на внедрение СЭД. Тут «рисовать» проще.

●  Во-первых, вы всегда можете запросить «трафарет» - пример ТЗ - от поставщика СЭД. Адаптировать его, прописав свои требования и пожелания.

●  Во-вторых, вы можете пообщаться с заказчиками данной СЭД, посмотреть их «картины» - внедренные СЭД, выяснить подводные камни и особенности внедрения и в своем ТЗ прописать именно их.

И это не полный список, были примеры, когда готовые ТЗ под конкретную систему заказчик находил и в Интернете. Можно и так попробовать, но мой совет вам – творите свои шедевры.

Занимаясь творчеством (подготовкой вашего Технического задания) – не увлекайтесь, ведь у вас должно получиться всего лишь Техническое задание на внедрение СЭД, а не «Явление Христа народу» Иванова А.А. (Холст, масло. 540 × 750 см, на создание картины ушло 20 лет).