Что не стоит хранить в ECM. 1-я серия

Согласитесь, обычно вопрос задают как-то наоборот. О том, для чего нужна организации ECM-система, какая часть корпоративного контента должна в ней присутствовать, говорят и пишут много. И маркетологи и журналисты. Высказывалось и  мнение, что в ECM должна храниться и персональная информация. И вот, в развитие этой темы, опираясь на личный опыт и мнения коллег, высказанные в комментариях на ecm-journal, я предлагаю порассуждать, а для чего не стоит использовать ECM, чтобы не "сломать недешевый микроскоп о более крепкие гвозди".  Вдохновившись примером Дмитрия Лазарева (каждую новую часть его мегаинтересной повести я ждал с большим нетерпением), я решил размазать этот разговор на несколько маленьких серий. Встречайте 1-ю серию.

Итак, к контенту non grata в ECM-системе можно отнести:

Нелегальный медиа-контент. У российских офисных работников есть давняя традиция – хранить на рабочем компьютере гигабайты музыки, видео и цифровых фотографий. Если, даже в небольшой организации, собрать весь этот «цифровой балласт», получатся террабайты дискового пространства и годы непрерывного звучания. Даже самый молодой сотрудник, с перерывами на заваривание чая, стояние в очереди за зарплатой и обсуждению с коллегами прошедшего темного времени суток и дорожных пробок  не успеет прослушать и посмотреть этот хлам  до пенсии. И ведь хранят. Хранят все: от ранней Овсиенки до последнего «Армена» (ArmindvanBuuren), от лично-семейных  фотоальбомов типа «Турция 2006» до «экранок» еще не вышедших в широкий прокат голливудских блокбастеров.  И не выкинут ничего – пусть будет, ибо места на диске хватает. Я уже не говорю про дубли: ну есть у офисного планктона еще одна традиция, связанная с медиаконтентом – это страсть копировать у коллег все, что хоть каким образом является якорем для нашей памяти. Ага, что у тебя там есть? Оооо, хиты 90-х!!! Помню, помню, на школьной дискотеки под это колбасились... Скопирую, потом порефлексирую послушаю… Не важно, что это «потом», как правило, никогда не наступает…

Разумеется, для организации этот медиаконтент крайне нежелателен, если не сказать, опасен. Даже не столько тем, что имеющее ненулевую стоимость  дисковое пространство используется в «непроизводственных» целях. Современные офисные машинки комплектуются жёсткими дисками в несколько сот гигабайт – хватит и на ОС, на все прикладное ПО. Гораздо абстрактнее,  если говорить об ощущениях, но серьезнее, если брать последствия, выглядит угроза преследования за нелицензионный контент со стороны правоохранителей.  

Скорбь системных администраторов и головная боль руководства компании, нелегальный медиаконтент – первая персона нон грата для ECM-системы. В то же время, файловое хранилище на базе ECM-системы может хранить нужный и полезный медиаконтент, – те же записи вебинаров или выступлений коллег и конкурентов на различных мероприятиях. Разграничение прав доступа, папки, возможность поиска, мощь workflow– все это делают ECM-систему не «микроскопом в неумелых руках», а удобным, «заточенным» инструментом для решения практических задач.

Продолжение следует…