Электронное кадровое дело. Зачем отказываться от бумажного документооборота

Управление персоналом и кадровое дело сопровождаются огромным объёмом бумаг. На документооборот тратится внушительное количество ресурсов. Выход — цифровизация этого направления, которая значительно сокращает расходы на печать и транспортировку документов, их хранение в архивах, а также избавляет сотрудников отдела по персоналу от рутинных операций.

Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера Наиболее продвинутые компании уже перевели или сейчас переводят кадровые процессы и документооборот в цифровой вид — они руководствуются текущей редакцией ТК РФ, но трактуют некоторые понятия шире. Например, «письменная форма» кадровых документов может вписываться в сущность электронного документа. В цифровом виде кадровое событие фиксируется в документе, который подписывается электронной подписью (ЭП). Текущая редакция 63-ФЗ признает юридически значимые документы, подписанные ЭП, равнозначными бумажным, подписанным собственноручно.

Ведение электронного кадрового делопроизводства без прямого разрешения со стороны трудового законодательства кажется для многих рискованным предприятием. Однако преимущества, которые даёт цифровизация, перевешивают все возможные страхи.

Ускорение кадровых процессов

Формирование документов на основе готовых шаблонов и согласование по настроенным правилам, когда исполнителю не нужно помнить в точности последовательность согласования, экономит большое количество времени. При этом о необходимости рассмотреть документ и других этапах процесса система напоминает участникам сама.

В разы ускоряется и упрощается выгрузка кадровых документов для представления регуляторам во время проверок. Вообще, нагрузка на кадровые службы после цифровизации снижается пропорционально ускорению процедур.

Внедрение инструментов на основе искусственного интеллекта не только упрощает обработку документов (например, занесение резюме кандидатов в систему с автоматическим распознаванием значимых реквизитов документа), но и исключает человеческие ошибки, а значит, не нужно тратить дополнительное время на их поиск и исправление.

Снижение затрат

В кадровом делопроизводстве почти все процессы «массовые» — трудоустройство и перемещения работников, согласование кадровых заявлений, организация отпусков и командировок — задействуют до 100% персонала. Поэтому электронный кадровый документооборот и процессы экономят компании значительные суммы. Соответственно, чем крупнее предприятие, тем заметнее эффект.

Еще в 2019 году в ходе закрытого экспертного HR-клуба, организованного компанией Directum, участники высказались, что экономическая выгода от электронного кадрового делопроизводства перекрывает все возможные риски.

Удобство для работника

Времена, когда сотрудники были готовы терпеть дискомфорт на рабочем месте в угоду работодателю, стремительно уходят. Новые поколения работников ставят личный комфорт выше корпоративного и при поиске работы не в последнюю очередь обращают внимание на то, как выстроены внутренние процессы компании. Электронный кадровый документооборот повышает привлекательность работодателя в глазах кандидатов.

Цифровизация взаимодействия с компанией упрощает и делает понятным для работника доступ к корпоративным сервисам. Заказ справок, составление и отправка заявлений на согласование, ознакомление с кадровыми приказами, подтверждение планового отпуска и пр. — все эти процессы проще инициировать в удобном интерфейсе автоматизированной системы.

Проще перейти на дистанционную работу

Ещё недавно массовый переход компаний на удалёнку казался чем-то из области фантастики, однако всем известные события показали осязаемость такого сценария. Пандемия изменила взгляды многих работодателей и работников на дистанционный режим занятости. Огромное число сотрудников теперь выбирают трудиться «на дому» и взаимодействовать с работодателем в цифровом виде, а компании обнаруживают в этом свои прямые выгоды.

В посткарантин необходимость внедрения электронного кадрового делопроизводства становится ещё более явной для обеих сторон трудовых отношений. Государство поспешно латает бреши в регламентации дистанционной работы, а компании активно включаются в эксперимент Минтруда по использованию электронных документов.

Готовность к всеобщей цифровизации

Ведение кадрового документооборота без дублирования на бумаге входит в повестку национальной программы «Цифровая экономика», а ожидаемый результат уже упомянутого эксперимента Минтруда — изменения в трудовом законодательстве, упрощающие электронный документооборот и цифровое взаимодействие в кадровой сфере.

Сначала все нововведения в ТК РФ будут иметь рекомендательный характер, но впоследствии, во исполнение вышеупомянутой нацпрограммы электронное кадровое делопроизводство станет обязательным. Поэтому готовиться к общей цифровизации лучше уже сейчас — необходимо постепенно переводить кадровое делопроизводство в электронный вид.

***

Даже самые осторожные компании должны понимать, что электронное кадровое делопроизводство входит в планы государства по выстраиванию безопасной ИТ-инфраструктуры РФ, и переходить на «цифровую сторону» рано или поздно придётся всем.

С учётом всех бенефитов, которые несёт кадровая цифровизация, относиться к ней стоит как к ремонту — перетерпеть «шум и строительную пыль», чтобы в будущем компания смогла наслаждаться обновлённой функциональной средой.