Холодное лето 2010 (часть 3)

Краткое содержание первых двух частей.

Компания по внедрению систем электронного документооборота проводит презентацию своего продукта в строительной фирме. На следующий день генеральные директора обоих компаний встречаются и рассчитывают выгоду от такого внедрения. Встреча заканчивается далеко за полночь.

Часть 3. Анализ

Вода в ванной быстро остывала, становилось прохладно. Кто сказал: «Насколько вчера было хорошо, настолько сегодня плохо». Если в ближайшую минуту не вспомню, буду считать, что я придумал. И зачем я вчера столько выпил? Звонок сотового телефона.

– Доброе утро. Это Сергей Владимирович. Как дела? Я вот поплавал в бассейне, сижу, пью сок. Вишневый. Как вы?

– ???...Тоже принимаю водные процедуры…

– Так мы значит с вами спортсмены. Может, я подъеду как-нибудь, и поплаваем наперегонки?

Ударил рукой по воде, и волна через полсекунды врезалась в стенку ванной.

– Лучше на вашей территории.

– Договорились. Я звоню сказать, чтобы вы начинали готовить техническое задание. Автоматизируем все, о чем мы вчера договаривались. Через три недели начинаем внедрение. Аня с Вами свяжется. Пока.

– До встречи.

Нырнул с головой в воду. Слышно как шумит вода в трубах, и ходят наверху соседи.

Через 10 минут зашел на кухню с полотенцем на шее, громко напевая. Там жена готовит на завтрак ... ну то, что обычно готовят на завтрак.

­– Нас утро встречает прохладой, нас ветром встречает река. Любимая, что ты не рада веселому пенью гудка.

– Не кричи. Привет. Я не слышала, как ты вчера вернулся.

– Работа, работа.

Сейчас она скажет: «Садись завтракать». Я отвечу – «Я не ем по утрам». Она – «Уже не утро». И так 3 года.

– Садись завтракать, остынет.

– Ты же знаешь, я не ем по утрам.

– Время уже девятый час, поешь.

– Не хочу. Помчался уже.

– Выпей хоть сок. Какой будешь?

Начну, пожалуй, трудовой день как все люди.

– Вишневый.

В область ехать утром гораздо приятнее, чем из области. Забрал машину, и минут через 25 уже около офиса, за МКАДом.

– Привет, Василий.

Пожал руку, распахнул стеклянную дверь кабинета.

–  Заходи. Времени мало, а дел много.

– Внимательно слушаю.

Все-таки, какие менеджеры «цука» вежливые, а взглядом так и ест начальство. Вас бы всех в армию – там таких любят.

– Ты знаешь мою твердую позицию, что менеджер - это человек, который ничего не умеет. А хороший парень – это не профессия. Согласен?

– Не профессия.

– Вот. Но у тебя есть уникальная возможность сломать стереотип. Для этого необходимо «а» - разобраться в Системе, научиться ее разворачивать и настраивать, «б» - пройти все этапы от анализа до  внедрения, «в» - с чистой совестью и приобретенными навыками начинать снова продавать. При этом постоянно самообразовываться и развиваться. Это все что я  хотел тебе сказать.

– А когда можно будет приступить?

Протянул Васе руку для рукопожатия.

– Добро пожаловать в команду.

Вышли в коридор, и крикнул на весь офис.

– Василий вернулся. Дайте ему кайло и лопату. Да, только блоками питания в офисе торговать запрещаю. Удачного дня.

Спустя несколько дней.

В переговорной собралась вся команда – Василий, аналитики, разработчики, тестировщики. Кто-то сидел с кружкой кофе, кто-то с авторучками и листами бумаги. Около стены стояла доска с маркерами.

– Последняя неделя была насыщенной. Как всем известно, у нас стартовал новый проект, по которому мы уже провели первичный сбор требований и Василий снова с нами. Хочу начать со второго. Василий что-нибудь узнал нового за эту неделю?

– Конечно и многое. Я сам развернул Систему, построил несколько маршрутов, создал шаблон документа и несколько отчетов. Было очень интересно.

– Молодец. Рад, что тебе нравится, продолжай в том же духе.

Всегда приятно видеть, когда человек тянется к знаниям и «не гнушается физическим трудом».

– Цель нашей сегодняшней встречи – обсудить те факты и данные, которые нам «принесли» аналитики. Записать возникшие вопросы. Составить план работ и назначить ответственных. В данном проекте мы автоматизируем два бизнес-процесса – «Делопроизводство» и «Согласование документов». Расскажите, как сейчас работают сотрудники подразделения делопроизводства, какие функции выполняют, что не устраивает.

Наш ведущий аналитик – Дима. Человек с умеренной долей скептицизма и пофигизма. Подвергает анализу и доскональному рассмотрению все высказывания пользователей. И сколько раз нас это выручало, не давало настроить никому не нужных «воздушных замков».

– Обо всем по порядку. Определен окончательный вариант «доступа к телу». Руководитель выпустил приказ,  в котором указал состав рабочей группы. Я составил план встреч и пока протестующих не слышно, но они обязательно появятся. Организационная структура Компании тоже есть. Стремная, на мой взгляд.

– Нет твоей фамилии в Совете директоров?

– И это тоже. Что уже сделали. Отправили анкету по подразделениям, чтобы понять, кто и в каких процессах участвует. После получения ответа, перепроверим все и всех – у нас не забалуешь. В Компании существует «Общий отдел». На данный момент, в обязанности которого входят – регистрация корреспонденции (входящей, исходящей, организационно-распорядительной), подготовка отчетности и формирование архива. Всю работу отдел ведет в Excel – записывает реквизиты документов, место хранения, получателей или отправителей, различные даты. Шаблон данного файла есть у меня – ничего интересного в нем обнаружить не удалось. Бумажные документы хранятся в папках, электронные версии никто не создает.

Электронные версии организационно-распорядительных и внутренних документов лежат в общем доступе на файловой системе. Электронные версии исходящих документов хранятся  в личных папках тех, кто их создал. Согласование и подписание проходит на бумажных носителях.

– Удалось донести необходимость создания электронных копий входящих документов?

– Да, здесь проблем не было. Сотрудники скоро начнут «вешаться по одному» от количества корреспонденции и невозможности полноценного поиска. Показали пример работы со штрих-кодами. Напечатали из Системы штрих-код, приклеили на документ и при сканировании система автоматически создала карточку документа с электронной копией. Сотрудник заполнил несколько полей, нажал кнопку «Зарегистрировать» и аля – все готово.

– И какая реакция?

– Спросили и давно такая техника на страже делопроизводства. Ответил – с времен Хрущева. Походу они расстроились. Всего выделили 4 типа документов – входящие, исходящие, ОРД и внутренние. Для каждого составили перечень атрибутов. Составили перечень представлений, списков и описей документов.

– Исходя их требований, наше типовое решение «прокатит»?

– Да, безусловно. Придется немного «подпилить», но без помощи разработчиков.

– Напиши перечень необходимых доработок, назови документ «Vision», а лучше «Перечень необходимых доработок».

– Очень оригинальное название.

– Кирилл, остряк блин. Дима, пусть посмотрят и если захотят дорабатывать сами, то мы просто разворачиваем решение и на этом здесь заканчиваем. Мы не крохоборы, а платформа для этого и создавалась, чтобы каждый мог своими руками «допилить под себя».

– Немного затронули тему отчетов, и у них появились пожелания - аппетиты потихоньку растут.

– Все туда же, в этот документ. Сколько времени необходимо для этого?

– Пара дней.

– Значится так… Дима. Ты ответственный за «Перечень доработок». Напиши все, что успеешь за два дня и присылай мне. Если Заказчик захочет доработать нашими силами, тогда составляем техническое задание и подключаем остальных членов команды. Критикуем ТЗ и оцениваем сроки реализации. И – товарищи члены, хватит хихикать при слове «члены команды». Расскажи про «Согласование документов».

– Там вообще одни фантазии. Пусть Катя лучше расскажет.

– Удалось разделить на группы то, что они называют документами и хотят согласовывать. А именно – Компания постоянно участвует в коммерческих и государственных тендерах, необходимо внутреннее согласование проектов контрактов, это раз. Иногда компания открывает свои конкурсы - необходимо согласование технических заданий, конкурсных условий и т.п.– это два. Плюс согласование договоров и дополнительных соглашений к ним с подрядчиками – это три. Пока до Заказчика не доходит в чем разница, он думает, что мы просто хотим три раза с него содрать деньги.

Слава, архитектор. Очень важный и не очень дисциплинированный.

– Гы гы гы ))). Правильно думает.

– Слава, ты сказал, что к появлению Заказчика с «нормальным» бизнес-процессом согласования договоров, у тебя уже будет вылизанное и протестированное решение. Позволь спросить. Где оно?

– Да оно готово. Там пару полей только заблокировать. Сейчас работает как швейцарские часы.

– Кирилл?

– Дальше третьего этапа еще ни разу не доходил.

– Хер знает, вчера все работало.

– Понятно. Катя, берешь Славу и Кирилла и к вечеру решение должно «взлететь». Посмотрите можно ли его использовать для автоматизации каких-либо процессов Заказчика. Если да, то, каких. Вопросы?

– А за что брать?

Девушка, а туда же. Скоро откроем отдел по организации «веселых вечеров».

– Катя, решай сама. Дима и Катя – завтра вы у Заказчика целый день, тогда после завтра, к вечеру с вас предварительное описание всех трех процессов по согласованию. Сбор всей рабочей группы послезавтра в 18.00. Всем спасибо, работаем.