МЧД с меткой времени: как сохранить доверие к подписанным документам

Метка доверенного времени (штамп времени) представляет собой достоверную информацию о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью. Она гарантирует, что документ не был изменен после заверения.

В скором времени цифровая платформа распределенного реестра ФНС начнёт обрабатывать метку доверенного времени. Так при регистрации доверенности 002 и 003 формата, если у подписи есть штамп времени, платформа будет проверять соответствие даты из метки и даты начала действия доверенности (ДатаВыдДовер). Если разница дат больше 1 дня, ЦПРР выдаст ошибку регистрации.

Что дает использование метки доверенного времени и машиночитаемой доверенности

Машиночитаемая доверенность: что это такое и как работать с МЧД Такой тандем играет важную роль в обеспечении безопасности и подлинности. Его преимущества:

Доказательство целостности

Комбинация метки доверенного времени и машиночитаемой доверенности позволяет соединить состояние документа, подпись и конкретный момент. Метка подтверждает существование МЧД в конкретный период времени, подтверждает легитимность при подписании документов.

Соответствие законодательству и требованиям

Многие отраслевые стандарты и законодательные акты требуют сохранения документов и информации на протяжении длительного времени. Длительное хранение машиночитаемой доверенности с меткой доверенного времени помогает организациям соответствовать этим требованиям и дает возможность быстро верифицировать документы при необходимости.

Удобство и прозрачность

Использование машиночитаемой доверенности делает проверку простой и доступной. Вся необходимая информация о метке доверенного времени в МЧД представлена в удобном для компьютера формате, что упрощает верификацию и снижает риск ошибок.

Как сейчас компании реализуют хранение МЧД

Сегодня в законе прямо не указано, что машиночитаемые доверенности нужно хранить длительное время. Однако документы, имеющие юридическое значение, должны храниться в течение установленных сроков, которые могут зависеть от типа документа и требований законодательства.

В любом случае ответственное хранение документов, включая машиночитаемые доверенности, является обязанностью организаций и лиц, которые их создают и используют.

Компании, которые перешли на использование машиночитаемых доверенностей, сталкиваются с необходимостью не только оперативно управлять этими документами, но и обеспечить их долгосрочное хранение. Как раз в этом случае приходит на помощь метка доверенного времени. Это важная информация, которая необходима для обеспечения юридической значимости МЧД на всем сроке хранения.

Например, для долгосрочного хранения МЧД можно использовать электронный архив с механизмом усовершенствования электронной подписи. Также компании могут использовать облачные хранилища или другие сервисы, предоставляющие услуги по хранению электронных документов. Насколько это обеспечит надёжное и безопасное хранение доверенностей — зависит от конкретного выбранного сервиса.

Как не ошибиться с выбором метода для долгосрочного хранения МЧД

Чтобы выбрать способ долгосрочного хранения машиночитаемых доверенностей, компании должны учитывать требования законодательства, разбираться в стандартах безопасности и конфиденциальности данных. Это поможет избежать возможных юридических проблем и сохранить доверие клиентов и партнёров.

Чем долговременный электронный архив лучше внеофисного хранения На рынке много различных решений и все они по-своему уникальны. Важно помнить, что нет универсального решения и выбор зависит от конкретных потребностей и возможностей компании. Поэтому необходимо тщательно изучить все доступные варианты и соотнести своими задачами и ресурсами.

Например, используя решение «Долговременный архив» от Directum можно централизованно хранить электронные документы сотни лет, и всё это время контролировать их сохранность и поддерживать юридическую значимость.