Мысли об эволюции СЭД и СЭА
Сейчас довольно активно в России (и не только) для работы с электронными документами используются системы двух классов: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). В чем, собственно, заключаются различия?
Сейчас довольно активно в России (и не только) для работы с электронными документами используются системы двух классов: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). В чем, собственно, заключаются различия и такие ли уж они существенные?
Думаю, основная идея классификации состоит в происхождении систем, которые изначально ориентировались на разные задачи и сценарии использования.
СЭА создавались, чтобы хранить документы. Документ должен быть надежно сохранен надолго, его всегда потом можно найти и просмотреть. Отсюда появляются аппаратные системы хранения и универсальные форматы документов. Однако системе нет никакого дела до документа, пока он не попал в архив.
Если СЭА изначально создавались для учета документов, то СЭД предназначались для управления документами. Документ можно создать, сделать доступным многим сотрудникам еще в процессе его подготовки. Отсюда появляется версионность документов, стадии жизненного цикла, docflow и workflow.
Впрочем, и СЭА не стояли на месте. Появляются политики хранения и миграции документов. Появляются простейшие docflow, стадии жизненного цикла документа. Docflow отрывается от документа и развивается в workflow.
СЭД в свою очередь развиваются по пути усиления функций архива: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.
Оба типа систем сливаются в новом классе систем – Enterprise Content Management (ECM). И только по некоторым нюансам и акцентам можно понять их происхождение.
Комментарии 5
Предлагаю добавить третий класс: системы электронного делопроизводства. Так как аббревиатура СЭД уже занята, можно их назвать СДЭ - системы делопроизводства электронные. :))
Эти решения создавались только для учета документов, не важно электронный он или нет, они не охватывают процесс создания документов, их согласования и хранения в электронном виде.
СУБД становястя ОС, ОС становятся СУБД, ERP-становится СУБД и т.д. Уже скоро в ИТ-мире станет ничего не разобрать. Только "история" компании-разрботчика поможет понять чего-же ждать от системы и что она из себя представляет внутри, а что довески, припарки и пр.
Как может СУБД стать ОС или ОС СУБД и т.д.? Это же абсолютно разные приложения, с разными целями и задачами. :0
А вот история как раз не всегда поможет разобраться с идеологией системы и оценить ее изнутри. Типичный пример Oracle, которая безостановочно скупает самые различные приложения для создания своего системного монстра.
Или EMC и IBM со своими платформами Documentum и Domino. История компаний здесь не поможет, и выделить что реально системы предлагают лучше, документооборот или архив, здесь, мне кажется, не получится. Хотя делопроизводственные, интересные для России функции у них немного страдают, благодаря решениям партнеров накрыть при желании можно все задачи.
Как может СУБД стать ОС или ОС СУБД и т.д.?
Подождем, пока появится WinFS. Тогда можно будет дать ответ на Ваш вопрос ;)
Я уже частично потестировал это решение в виде Windows Desktop Search. Прекрасная идея, хорошая реализация, хотя без ложки дегтя не обошлось: в меню Пуск/Все программы вместо слов Windows Desktop Search отображатся каракули, но на работу жалоб нет.
Пока настораживает одна особенность работы ассоциативных связей: для них нужна дополнительная информация от пользователя. То есть как в системе ЭДО мы заводим карточку на документ, описывая его параметры в системе, так и здесь на плечи пользователя ложится задание своих ассоциаций или, другими словами, интересных для пользователя категорий, по которым он впоследствие планирует искать документы. Кто-то действительно будет их задавать, а кто-то нет.
Напрямую можно связать только объекты имеющие заранее заполненные поля, например связать контакт Outlook и письмо, адресованное этому контакту или полученное от него не составляет никаких проблем, а связать два разных документа, посвященных одной тематике без задания четких ассоциаций уже гораздо сложнее.
Похожее решение сейчас пытается найти совместный проект с кодовым названием "Marvel" компаний IBM и BBC для поиска видео-контента по его содержимому. Посмотрим, чем закончится сие начинание.