"На границе" опять вопросы по договорам

Ох, не зря из всей серии блогов про пограничные задачи наибольший интерес вызвал пост про работу с договорами. Но в предыдущий раз я не рассматривала вопрос планирования работы по договорам, а последнее время с такой задачей приходится сталкиваться все чаще, и как обычно встает вопрос: «Где решать в СЭД или в ERP?».

Вопросы чаще всего возникают у организаций, занимающихся оказанием услуг. В рамках договора обычно планируются какие-то работы, причем, как правило, объемы работ по договорам разбиваются на определенные этапы со своими сроками, стоимостью, результатом. На основании условий договора предприятию нужно составить план работ, ведь договор-то не один и не два, нужно обеспечить как равномерную загрузку персонала, так и своевременное выполнение услуг по всем договорам. А теперь скажите мне: много ли крупных договоров на оказание услуг не меняются от начала до завершения? Единицы. Обычно по ходу работ возникают корректировки, уточнения, оформляются допсоглашения. В результате план работ тоже надо скорректировать. А еще неплохо бы получать какие-то напоминания, сообщения о наступающих сроках начала и завершения этапов.

Для решения всех этих вопросов необходим тесный тандем электронного архива документов (тексты или скан-образы договоров, писем, допов и т.п.), механизмов workflow (согласования, напоминания и пр.) и структурированной информации (этапы договоров, привязка их к исполнителям, планы работы и т.д.). Очевидно, что первые два компонента – часть ECM-системы, а последний - все же ближе к ERP. Процесс должен идти «прозрачно» для пользователя, ну и не хочется, конечно, дважды вводить информацию (в структурированном и неструктурированном виде). Т.е. граница должна быть типа «евросоюза», когда о попадании в другую страну только по дорожным знакам догадываешься.

А теперь попробуем смоделировать процесс:

●     договор (вернее спецификация к нему в разрезе этапов и сумм) изначально вводится в структурированном виде в ERP-систему, что позволяет сразу вписать его в предварительный план работ, оценить соответствие утвержденному бюджету и т.д. Кроме того, при занесении в структурированном виде можно заложить больше автоматических расчетов по справочным данным (цены, нормы трудоемкости и т.п.);

●     на основании структурированных данных формируется текст документа, который согласуется и подписывается ЭЦП средствами ECM-системы;

●     после этого в структурированных данных ERP-системы тоже может проставляться какой-то признак утверждения, чтобы перенести работы из предварительного в действующий план;

●     напоминания о сроках этапов договоров контролируются ERP-системой и рассылаются средствами ECM-системы;

●     в случае изменений условий договора, процесс повторяется вновь.

Одна из самых сложных проблем в этом вопросе: определить, какая именно информация нужна в структурированном виде, а какую можно оставить просто в тексте документа. Но давайте этот вопрос рассмотрим в следующий раз.