Налоговый мониторинг и финансовый архив: разбираем нюансы

Налоговый мониторинг — новый способ взаимодействия бизнеса с ФНС через удаленный доступ к бухгалтерской документации налогоплательщика.

Сегодня новый подход взаимодействия с налоговыми органами выбрали уже более 200 компаний из различных отраслей экономики.

Планы ФНС в отношении перевода бизнеса на онлайн-взаимодействие довольно амбициозные — 7 тыс. компаний к 2024 году. Для этого в 2021 году уже снизили критерии для вступления и расширили перечень налогов.

Как представлять данные в налоговую: различия в подходах

Представлять данные можно как минимум тремя способами:

• предоставить доступ напрямую к учетной системе;
• открыть витрину данных;
• отправить данные через операторов телекоммуникационной связи (ТСК).

Участники налогового мониторинга отдают преимущество первым двум. Способ представления данных через ТКС полностью запретят к 2024 году, поэтому он отходит на второй план.

Кому подходят витрины данных

Преимущественно бизнес открывает доступ к информационной системе напрямую. Но есть некоторые компании, которым лучше и удобнее выбрать аналитические витрины данных:

• холдинговые компании, у которых только несколько представителей вступили в налоговый мониторинг. Обычно у таких предприятий возникает сложность синхронизации из-за несвязанных информационных систем (ИС). Поэтому собрать информацию по единому стандарту им будет проще в витрине;
• большое количество пользователей в одной системе. Если открыть онлайн-доступ напрямую, то это повлечет за собой большую нагрузку на ПО. Проще разместить необходимые данные в витрине, где пользователей будет меньше;
• компании, которые используют иностранную информационную систему. Бухгалтерский учет в них обычно отличается от российского, поэтому витрина приведет отчеты в привычный для ФНС вид.

Для чего нужен электронный финансовый архив в налоговом мониторинге

Проще взаимодействовать с налоговой

Недостаточно просто дать налоговой логин и пароль к информационной системе. Как правило в компаниях данные хранятся в разных системах. Скорее всего инспектору будет сложно разобраться в ПО, настроенном под особенности конкретной компании.

Вашей ИТ-службе придется обучать налоговые органы работе в программе, оказывать им поддержку, вносить внеплановые доработки в систему под возникающие потребности.

Чтобы ФНС получила все необходимые данные о деятельности предприятия, вам понадобится электронный финансовый архив — он структурирует данные и свяжет учетные системы.

Налоговый мониторинг требует доступа сотрудников ФНС к данным по каждой транзакции. Наличие электронного архива организует «бесшовный» доступ к документам и повысит эффективность процесса.

Избавление от бумажного документооборота

Чтобы отказаться от представления в налоговую бумажной отчетности и организовать удаленный доступ к данным, важно перевести документы в электронный вид.

Для этого цифровое хранилище соберет в одном месте все виды документов: отсканированные бумажные и полученные через ЭДО электронные. А далее безопасно откроет доступ к налоговым данным и позволит отказаться от дублирования подтверждающих документов в витрине.

С электронным архивом на поиск документов будет уходить несколько секунд, потому что нужные документы можно находить по реквизитам или текстовому поиску.

В современных информационных системах, такие как Directum RX, уже разработаны решения по цифровому хранению документов для проведения налогового мониторинга. В них уже предусмотрена интеграция с витриной данных и налоговой системой — АИС «Налог-3». А высокая производительность и масштабируемость архитектуры Directum RX гарантирует круглосуточный доступ к архивным документам и возможность просмотра и скачивания файла в любой момент.

В чем польза работы в архиве?

Архив для налогового мониторинга принесет вам ряд выгод:

• сокращение трудозатрат бухгалтера с помощью автоматической обработки первичных учетных документов;
• снижение затрат на бумагу за счет содержания архива в электронном виде; · на поиск документов уходят секунды, ведь они хранятся в упорядоченном виде и связаны по операциям;
• уменьшение штрафов и репутационных рисков за счет сведения к минимуму ошибок человеческого фактора.

Читайте подробности быстрого перехода АО «Теплоэнерго» на налоговый мониторинг с помощью цифрового финансового архива Directum.