Организация групповой работы
Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем?
Вопрос читателя: Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем?
Для начала отвечу на вопрос: «Что это за компоненты, которые обеспечивают групповую работу»?
Предположим, что Ваша организация морально подготовилась к полному или частичному переходу на безбумажный документооборот. Документы начинают создаваться, храниться и подписываться в электронном виде. Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное мнение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но начинаются сложности, такие как:
● вложение может быть изменено, а в случае большого документа поиск изменений в нем может затянуться. Хорошо, если в организации введена культура создания примечаний или выделение цветом, а если нет?
● параллельных согласующих может быть много и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа. Далее инициатору или ответственному приходится сводить все примечаний и исправления, что, конечно же, влияет на его время и нервы, ведь примечания бывают противоположными;
● в процессе согласования может быть довольно сложная логика и чем крупнее организация, тем сложнее процесс (регламент);
● у каждого вида документа свой процесс согласования (регламент), а видов документов в организациях бывает свыше 30. А если приходит новый специалист в организацию, то знание тонкостей процесса согласования приходит не сразу
Это лишь некоторые, наиболее яркие моменты, с которыми сталкиваются организации, выбравшие для процесса согласования электронную почту. Что же делать? Очень важным критерием при выборе электронного документооборота должен стать вопрос по качественному и проработанному инструменту согласования электронных документов (Workflow). Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу. Функционал хорошего инструмента должен быть тщательно проработан. Я считаю, что основными важными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента:
● простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному окну электронной почты;
● простой, удобный и гибкий инструмент для автоматизации процессов согласования (регламентов).
Теперь вторая часть вопроса: «Какими знаниями нужно обладать, для работы с этим модулем»?
Все зависит от вашего выбора системы электронного документооборота. Есть системы, в которых без привлечения вендора изменить автоматизированный ранее регламент невозможно. И, конечно же, есть системы, в которых инструмент настолько прост и удобен в использовании, что бизнес-аналитик, изучивший справку F1, может разобраться и легко изменить созданные ранее автоматизированные бизнес-процессы, а также автоматизировать самостоятельно новые бизнес-процессы в организации.
При выборе системы электронного документооборота анализируйте инструменты для групповой работы внимательно, ведь выбрав систему единожды, очень сложно будет ее потом заменить. Успехов.
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Комментарии 5
Автор, видимо, начал священную войну по повсеместному искоренению электронной почты и замены её на иные инструменты управления процессами, но как и в прошлый раз, исходил в своих выводах из некоторых предпосылок, в общем случае неверных:
Вообще-то, никто не мешает отправить ссылку на документ в хранилище, а не пересылать его копию. Это разом решит 2 из перечисленных проблем - опасность несанкционированной правки и необходимость сведения документа после исправления несколькими согласующими.
По поводу сложных процессов и регламентов - спору нет, Workflow-движок здесь предпочтителен... Вот только:
Ну и откровенно говоря, отвечая на вопрос
по меньшей мере странно ограничиваться рассмотрением только механизма Workflow, который, к тому же относиться к нему как как к
Совместная работа, в моем понимании это просто огромный перечень всяких разных активностей. Например, небольшой проект (порядка 10-15 человек), в котором я сейчас работаю, используется следующие:
Никакой системы Workflow мы не используем, хотя реально контента довольно много.
Могу сказать, что мы используем много других инструментов удаленной работы (для телеконференций, удаленных демонстраций, ...), которые я не упомянул только потому, что не уверен, в том, что они как-то относятся к понятию ECM, хотя это не окончательное мнение.
Почему же автор ничего из этого не упомянул, а всё свел к (в нашем случае) не слишком-то востребованному Workflow-механизму? Чем был продиктован такой выбор?
И?..
Если это документ Word, то можно использовать встроенные средства сравнения документов. Если это документ в Google Docs, то есть полноценная история. В случае других редакторов - да, все печально. Но чем здесь могут помочь средства ECM - я решительно не понимаю.
Это специально была придумана самая плохая схема? Google Docs или Office 365 никто не отменял же.
Как?! О_о
Workflow - это маленькая часть групповой работы. Например, там нет совместного редактирования документов. Или чатов/конференций (как текстовых, так и голосовых и видео).
Открою большой секрет: нет привычного окна электронной почты. Outlook и GMail выглядят по разному. Я уж не говорю о том, что на десктопе и в мобильных устройствах "окна" электронной почты разительно отличаются.
Так и не прозвучало ответа на самый главный вопрос: как Workflow решает задачу одновременного согласования документа множеством согласующих? Не так, чтобы каждый ждал своей очереди написать примечания, а писал их когда ему удобно.
То есть, нужно что-то похожее на электронную почту, но не электронная почта :)
Согласен с Михаилом, что групповая работа - это часто гораздо больше, чем Workflow. Который, если честно, только обеспечивает очередность и контроль выполнения заданий, но не комментирование и защиту документа от правок. Последнее реализуется в приложении-редакторе.
На мой взгляд, групповая работа с документами, кроме workflow, включает также:
Ну и, все таки, решение о внедрении ECM-системы принимается не тогда, когда у кого-то лопнули нервы, сломались ногти и выпали зубы, а когда рост эффективности труда вследствие более жесткой его организации превысит затраты на внедрение и сопровождение. Это в идеале, конечно :)
Да, ставлю "лайки" двум предыдущим комментаторам :)