СЭД против электронной почты - война или сотрудничество?
При переходе от этапа автоматизации «Файлы + эл. почта» к полноценному использованию СЭД некоторые пользователи хотят получать задания в виде писем электронной почты.
В данный момент мы не рассматриваем вопрос «Что лучше СЭД или электронная почта?» для автоматизации электронного документооборота. Понятно, что электронная почта является средством доставки писем, а не средством корпоративного управления потоками документов (docflow) и работ (workflow). Ведь письмо и задание – это не одно и тоже, в письмах электронной почты отсутствуют возможности сложной маршрутизации, контроля исполнения, поддержки регламентов, затруднена оценка загруженности персонала и т.д. Сейчас мы рассмотрим проблему, что при внедрении появляется фактически две папки «Входящие»: одна в программе электронной почты, другая в СЭД.
При переходе от этапа автоматизации «Файлы + эл. почта» к полноценному использованию СЭД некоторые пользователи хотят получать задания в виде писем электронной почты. Так привычнее, приложение лишнее не болтается, экономия лицензии на подключение. И этим процесс внедрения затягивается. Но почта может только доставить информацию о том, что задание пришло. А чтобы с ним поработать, нужно все равно загрузить приложение-СЭД и поработать в нем, потом выполнить задание, и удалить письмо.
А представьте, если заданий приходит десяток и еще нужно работать с документами. Основная масса пользователей СЭД – руководители среднего звена, менеджеры, ИТР, только и делают, что работают с документами. Поэтому работа в таком режиме: «открыть одно приложение, потом закрыть, пришло очередное задание - снова открыть, снова закрыть и т.д.» становится не эффективной. Такое решение с уведомлениями возможно только для пользователей, которым задания приходят не чаще 1-2 раза в день.
В итоге после полноценного внедрения СЭД электронная почта должна остаться средством общения с внешним миром, а СЭД станет еще одним элементом на вашем рабочем столе. И это должно быть поддержано и организационными методами.
Почта не заменит СЭД, но и СЭД не заменит почту, должно быть разумное сотрудничество.
Похожие статьи
Комментарии 4
Такая проблема не возникает в системах, объединяющих почтового клиента, docflow и workflow клиентов, например, Lotus Notes. Возможно, решение проблемы как раз в более тесной интеграции СЭД и электронной почты.
Конечно, тесная интеграция почтового клиента и СЭД. На текущий момент ничего не мешает возложить на DIRECTUM функции почтового клиента.
С другой стороны, что кроется под термином "общение с внешним миром"? Какое общение с внешним миром у руководителя среднего звена? Для личной переписки, и практика это доказывает. Не деловой, а именно личной. Исключаю ситуации, например, с отделом продаж, где действительно требуется почта для общения с контрагентами. В остальных ситуациях для чего? Вот оттуда и растут корни разного рода "писем счастья". В остальном почта используется для массовой рассылки для ознакомления организационно-распорядительных документов внутри организации, либо для рассмотрения и согласования документов. Т.е., по сути, почтовый клиент выполнял функции СЭД в зародышевом состоянии. Следовательно, решение "обязательно тесно интегрироваться" - это лишь потакание прихотям и боязням клиентов, уход от решения проблемы и неспособность обоснованно и аргументированно перевести работу в новое русло.
Поэтому, СЭД vs электронная почта это игра в одни ворота, за отсутствием производственной необходимости использовать электронную почту. А в остальных, исключительных случаях почтовый клиент это необходимое дополнение.
Что касается интеграции СЭД и электронной почты, то чем больше степень их проникновения, тем лучше. Вообще из опыта внедрения могу сказать, что простому пользователю гораздо проще начинать работать с новой СЭД через уже привычную ему электронную почту. Кстати одной из составляющей успеха систем на платформе Lotus Domino/Notes как раз кроется в том, что функция почты является неотъемлемой ее частью.