У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот

Чем КЭДО полезен сотрудникам

При обсуждении КЭДО чаще всего говорят о том, как нововведение облегчит работу отделов кадров и какой эффект окажет на бизнес в целом. Но и рядовым сотрудникам цифровизация HR-процессов значительно упростит многие рутинные процессы.

Главный плюс — оперативность решения кадровых запросов, в том числе удаленно и без посещения офиса. Если процессы с бумажными документами могут затянуться на дни и даже недели, с КЭДО все пройдет в несколько раз быстрее. Вот лишь некоторые из очевидных преимуществ для коллектива:

• больше не нужно ходить в отдел кадров, чтобы отдать заявление на отпуск: его можно оформить и отправить на согласование в системе;
• удаленные работники могут получать доступ к необходимой документации, оставлять свои комментарии и предложения, быть в курсе всех изменений в кадровых процессах;

• не нужно выжидать удобный момент, чтобы подать руководству на согласование, например, заявление об отгуле: документ легко отправить начальнику даже с телефона, а у руководителя есть возможность подписать его и за пределами офиса;

• без посещения бухгалтерии и отдела кадров можно запросить справку 2-НДФЛ и заверенную копию трудовой книжки.

Примеры из кейсов клиентов компании Directum

И всё же сотрудники не хотят КЭДО

Почему? Причины две — нежелание выходить из зоны комфорта и страх перед неизвестностью из-за недостатка информации. Просто поставить сотрудников перед фактом КЭДО — нельзя, закон обязывает работодателей получить согласие каждого работника на обмен кадровыми документами в цифре. Исключение — те, кто был впервые трудоустроен после 31 декабря 2021 года.

Топ страхов сотрудников перед КЭДО и аргументы для их преодоления

Работу с этим возражением сотрудников лучше начать заранее и включить в список требований к будущей системе КЭДО интуитивно понятный интерфейс, чтобы все смогли без проблем в нем работать. В первую очередь обратить внимание на понятный внешний вид личного кабинета: удобно ли в нем расположены кнопки, читабельны ли они с мобильного устройства, сколько действий можно совершить в одном окне без дополнительных переключений.

Побороть страх перед КЭДО поможет качественное обучение коллектива, демонстрация работы системы, опубликованные во внутренних чатах понятные текстовые инструкции со скриншотами и короткие видеоролики-скринкасты.

Ходить в удостоверяющий центр или куда-либо еще — не нужно. Например, в Directum HR Pro электронная подпись генерируется прямо в системе при первом входе. Для подписания кадровых документов работникам «выдается» усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Ее выпуск оплачивает работодатель.

Специальные меры по идентификации и аутентификации, безопасности носителей информации, антивирусной защите, обнаружению и предотвращению вторжений сводят к минимуму риск утечки персональных данных.

Украсть электронную подпись невозможно — она хранится в облаке. Чтобы ею воспользоваться, сотруднику нужно авторизоваться в своем личном кабинете и при подписании документа ввести соответствующий код, который приходит на его телефон.

Подделать электронные документы нельзя в отличие от их бумажных вариантов. Посторонний человек не сможет воспользоваться чужим заявлением или любым другим документом в электронном виде, потому что система не даст ему даже увидеть эту информацию.

Чтобы поставить подпись в системе КЭДО, нужно совершить несколько осознанных действий: открыть документ, кликнуть на кнопку «Подписать», выбрать способ подписания, получить одноразовый пароль на телефон и ввести его. Если случайно нажать на клавишу еще возможно, то правильно ввести цифры пароля — вряд ли.

В случае судебных разбирательств работодатель обязан предоставить запрошенные судом документы. Кроме того, в системе Directum HR Pro, например, взаимодействие между работником и работодателем фиксируется в личном кабинете (ЛК) сотрудника. В нем хранятся все документы, подписанные работником, за весь период трудоустройства, и удалить их оттуда может только сам владелец ЛК. Для доказательства достаточно документы распечатать и предъявить по требованию.

На подписание документов в личном кабинете — в ПК или смартфоне — обычно дается 3 рабочих дня. К концу этого срока система напоминает о задаче на подписание. Если за отведенное время сотрудник не успеет поставить ЭП, работодатель обязан предоставить ему аналогичный документ для подписания на бумаге.

В офисе работодатель обязан обеспечить сотруднику доступ к кадровому электронному документообороту — предоставить компьютер. Вне офиса дорогой телефон со сложной функциональностью не нужен, достаточно любого устройства с выходом в Интернет.

Что еще сделать, чтобы сотрудники перестали бояться КЭДО

Попросите помощи у разработчика системы, вендоры и их партнеры готовы к таким вопросам. Например, в компании Directum обучение — это часть проекта внедрения. Представители разработчика подробно рассказывают о системе, обучают администраторов, ключевых пользователей и предоставляют шаблоны кадровых документов. Занятия могут проходить короткими курсами офлайн и онлайн.

Екатерина Сюрсина

руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro

При внедрении системы кадрового электронного документооборота крайне важно, чтобы каждый сотрудник получил необходимые разъяснения. Подготовка и публикация инструкций, документов, материалов с ответами на страхи, боли, вопросы сотрудников являются важной составляющей процесса. В большинстве случаев отказы от КЭДО связаны с незнанием или сомнениями, которые можно развеять на этапе подготовки и обучения ключевых пользователей.