Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Задачи компаний и их решение

Цифровизация в HR: от кастомных разработок до ИИ

  4 комментариев Добавить в закладки

Подходить к автоматизации бизнес-процессов или даже целой отрасли следует комплексно. Работа с кадрами – не исключение. Предлагаю взглянуть на функции специалистов по персоналу и оценить уровень их цифровизации. В этом обзоре вы узнаете, как уже изменились HR-процессы и как они меняются сейчас.

Выбирая решения для цифровизации HR, сначала «примерьте» их на себя

Система HR

HR включает в себя несколько направлений. Функции зависят от размеров и деятельности компании. Мы выделим следующие:

 

HR administration

Кадровое делопроизводство (КДП) состоит из множества рутинных, систематически повторяющихся и играющих второстепенную роль операций. Его нужно автоматизировать в первую очередь. Для этого рынок предлагает различные системы и инструменты. Выбирать их для автоматизации КДП следует, отталкиваясь от размеров компании и поставленных задач. Существуют следующие варианты:

1. Кастомная разработка, предсистема, утилита

Встречаются разные названия. Это программа, которая решает одну конкретную задачу. Например, учёт рабочего времени, ведение штатного расписания, расчёт заработной платы и др. Такой вариант подойдёт компании с количеством сотрудников до 100 человек. Просто, недорого, «точно в цель».

2. Специализированные HRM-модули

Они создаются для уже внедренных ECM или ERP-систем.[1] Например, на базе ECM-системы Directum RX разработано решение «HR-процессы», которое позволяет:

  • цифровизировать кадровое делопроизводство;
  • перевести кадровые документы в электронный вид.

Решение автоматизирует полный жизненный цикл сотрудника в компании: от рассмотрения кандидата и приёма его на работу до перехода в другую компанию или увольнения. Все документы, сопровождающие эти процессы, можно перевести в электронный вид. Заявления, приказы, соглашения и документы для ознакомления – все они без исключения могут существовать не на бумаге. Для подписания кадровых электронных документов можно использовать все виды электронной подписи (ЭП): усиленную квалифицированную и неквалифицированную, а также простую. Последняя не несёт дополнительных расходов на приобретение сертификатов и не требует сложного администрирования. Простая ЭП реализована средствами системы Directum RX. Универсальный вариант для компаний с численностью сотрудников от нескольких сотен до десятков тысяч человек.

 

Обложка модуля «HR-процессы» в системе Directum RX

 

В условиях пандемии любой сотрудник мог выпасть из трудового процесса. Отсутствие длилось от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от тяжести заболевания. Только представьте, как нелегко пришлось компаниям с персоналом более 1000 сотрудников, которые на тот момент работали «в бумаге» и не могли оперативно организовать замещение.[3] Автоматизация только одного этого процесса позволяет не останавливать рабочий процесс и быстро реагировать на незапланированное отсутствие сотрудников.

3. Полноценные HRM-системы (Human Resources Management) или HCM-системы (Human Capital Management)

«Тяжёлые» мощные системы, которые решают задачи от автоматизации КДП до комплексного управления человеческим капиталом. Работают с большими массивами данных. Хранят всю информацию о сотрудниках: образование, карьерные успехи, мотивации и др. Такие системы подойдут компаниям с десятками и сотнями тысяч сотрудников в штате. Известные вендоры в этом направлении: SAP, Oracle, «Галактика» и др.[2]

Также существуют специализированные системы, разработанные для автоматизации HR-процессов компаний из определённой ниши. Например, WFM-системы (Workforce Management) помогают автоматизировать процесс управления рабочим временем. Они хорошо зарекомендовали себя в колл- и контакт-центрах.

Управление талантами

Автоматизация, цифровизация, роботизация – уже не просто дань моде, а необходимость. Особенно если изменения касаются следующего направления HR – управления талантами.

Recruitment

Рекрутмент – активно автоматизируемое направление. Первое и очевидное – использование социальных сетей для поиска соискателей. Социальные сети содержат огромный объём информации и позволяют взглянуть на кандидата с разных сторон. Для работы с ними рекрутеры используют различные плагины, которые помогают находить соискателей по заданным критериям, например, AmazingHiring, в основе которого лежит машинное обучение.

Другой вариант автоматизации работы с кандидатами – ATS (Applicant Tracking System) – система управления кандидатами. ATS позволяет компаниям создавать собственные базы данных соискателей, где фиксируются все активности по работе с резюме, общение с кандидатом и действия сторон. Система экономит время и деньги на подборе персонала, повышает эффективность работы рекрутера. Примеры ATS: HURMA, CleverStaff, webtutor и др. Компании выбирают из десятков таких систем, представленных сегодня на рынке – как от зарубежных, так и отечественных вендеров.

В системе Directum RX можно вести собственную базу кандидатов, а именно:

1.     Хранить информацию о них: хронологию общения, резюме, контакты, комментарии.

2.     Настраивать фильтры с разными параметрами. Собирать статистику.

3.     Благодаря настроенным маршрутам отправлять кандидатов на рассмотрение руководителям.

4.     Настраивать отправку уведомлений рекрутёру о том, что нужно совершить какое-то действие – позвонить, отправить тест, написать письмо и др.

5.     При необходимости настраивать интеграцию с сайтами по поиску работы.

Автоматизация HR набирает обороты. Вводные собеседования уже легко может провести чат-бот или аудиобот. «Как hr-менеджер, только робот», – сказано в описании известного проекта «робот Вера». Вера ищет резюме по заданным параметрам, обзванивает подходящих кандидатов и проводит собеседования. И это только начало. Не удивляйтесь, если однажды к вам в чат постучится hr-бот и предложит пообщаться о смене работы.

Performance

Набирают популярность онлайн-инструменты оценки персонала. Это различные сервисы опросов, например, Simpoll или самописные сервисы оценки по методу «360 градусов».

Появляются новые системы прогнозирования, которые анализируют поведение сотрудника и моделируют сценарии развития, просчитывают риски, что в свою очередь позволяет компании вовремя реагировать и не допускать отток ценных кадров.

Основа прогнозирования – инструменты hr-аналитики, которые могут быть встроены в HCM-систему или реализованы в виде самостоятельного решения. Примеры инструментов hr-анализа: Power BI, Tableau, Visier и др.

Training & development

Любая компания стремится сохранить накопленные знания, опыт и компетенции, что дает развитие электронным базам знаний. Новичкам сейчас не надо собираться в классах и учиться, достаточно грамотно воспользоваться поиском в корпоративной сети и найти ответы на все свои вопросы. Сам процесс обучения тоже изменился, он стал непрерывным. Компании всё чаще используют микрообучение, LMS-системы, внедряют элементы геймификации.

LMS (Learning Management System) – система управления учебным процессом предназначена для хранения учебных материалов, получить доступ к которым может любой сотрудник компании с любого устройства, находясь в любой точке мира. Видео, книги, презентации, курсы и другие материалы – всё в одном месте. Система позволяет организовать классы, курсы, а также проводить контроль знаний. Существенно экономит время и деньги компании на процессе обучения сотрудников. Примеры LMS-систем: Teachbase, iSpring, moodle.

В условиях пандемии заметно возрос спрос на видеоконференции и платформы для проведения обучающих вебинаров для персонала. Семинары и тренинги проходят онлайн на различных площадках: Skype, Zoom, Miro, GoWebinar, Google Classroom и др.

Сompensation & benefits

В автоматизации данного направления помогут как классические учётные и бухгалтерские системы, так и специализированное ПО. В основе системы оплаты труда часто используют KPI (Key Performance Indicator) – показатель эффективности выполняемой работы. Для автоматизации KPI можно использовать системы, построенные на принципах low-code, например, Comindware Business Application Platform. Связь автоматизированных KPI и процесса замещения помогает быстро и точно рассчитывать вознаграждения для сотрудников без участия человека.

В условиях пандемии кадровики компаний, которые не автоматизировали направление compensation, пересчитывали зарплаты тысячей сотрудников несколько раз в неделю. Люди работали практически круглосуточно.[3] Согласитесь, машина в такой ситуации сработает быстрее и не допустит ошибок.

 

Любое из выше рассмотренных направлений может быть также автоматизировано с помощью специализированного модуля единой HCM-системы.

Corporate culture & internal communication

Входит в норму использование личного кабинета сотрудника. Запросить расчётный лист, заказать справку, указать даты отпуска, изменить свои персональные данные и многое другое уже сегодня можно сделать с помощью смартфона. Корпоративный портал вполне может служить системой самообслуживания для сотрудников, снимая тем самым нагрузку с HR-службы.

Чат-боты и пульс-опросы помогут оперативно собрать обратную связь от тысяч сотрудников и эффективно среагировать на полученные результаты. Примеры: пульс опрос или EPSI.

В компании SAP во время пандемии пульс-опрос позволил понять, что людям на удалёнке не хватает удобных кресел и больших мониторов. Руководство компании сразу распорядилось и предоставило сотрудникам возможность забрать всё необходимое из офиса домой.[3] Уровень удовлетворенности сотрудников повысился, возросла и их эффективность.

Плюсы цифровизации в HR

В каждом направлении HR есть задачи, которые уже сегодня легко автоматизировать. Пандемия спровоцировала ускорение автоматизации кадровых процессов. То, что раньше компании не решались внедрять, стало необходимостью. И она коснулась не только инновационных компаний.

Цифровизация и автоматизация рутинных операций в HR многократно снижает трудозатраты специалистов. Вместе с этим:

1.     HR-процессы ускоряются.

2.     Они становятся прозрачными.

3.     Благодаря электронному кадровому делопроизводству компании экономят на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.

Автоматизация повышает скорость работы HR-специалистов, как следствие, их эффективность. Напомним, главная цель HR как раз – помогать бизнесу достигать своих целей. «Роботы не ошибаются, они трудятся круглосуточно и гораздо быстрее человека. А высвободившихся людей можно будет загрузить более творческой и интересной работой», – уверен Станислав Цырлин, вице-президент по кадрам и системе управления Новолипецкого металлургического комбината.

Что дальше?

По данным PwC, 74% российских компаний в ближайшие три года планируют инвестировать в ИИ в целях автоматизации рутины. Примерно 40% российского рынка труда изменится за счёт использования искусственного интеллекта. По оценкам PwC, внедрение ИИ к 2030 году даст прирост 14% мирового ВВП (на $15,7 трлн). Это больше, чем нынешний суммарный объём промышленного производства Китая и Индии.

Вопрос к читателям: насколько автоматизирована HR-служба в вашей компании? Расскажите в комментариях к этой статье.

Источники:

[1] – Автоматизация кадрового делопроизводства

[2] – Российский рынок HRM в 2018-2019 годах

[3] – доклад А. Маслюк «Зачем HR нужна цифровизация: уроки коронавируса?»

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Светлана Гржещук 28 августа 2020 г. 10:42  

Создается ощущение, что классификация HR-систем очень запутана. Простой пример, легко ли отличить HRM от HCM? Думаю, что при выборе систем нужно ориентироваться в первую очередь не столько на спозиционированный вендором тип системы, а на набор автоматизируемых процессов. Для сравнения подбирать не системы одного типа, а те системы, которые соответствуют требованиям по автоматизации конкретных процессов. Т.е. начать с того, что выписать процессы систем, и сравнивать уже в разрезе процессов.

Поэтому на сегодняшний день наряду с полноценной HRM/HCM или коллекции узко-процессных систем стало возможным рассматривать и HRM-модуль ECM системы, так как с помощью него можно также обеспечить автоматизацию ключевых кадровых процессов. Например, подбор, прием и управление персоналом, автоматизацию обслуживания запросов через личный кабинет. А также получить преимущество в виде организованного электронного архива кадровых документов.

Андрей Ильин 31 августа 2020 г. 22:52  
нужно ориентироваться в первую очередь не столько на спозиционированный вендором тип системы, а на набор автоматизируемых процессов

Подобный подход будет успешным не только при выборе HR-систем, а в принципе при автоматизации любых бизнес-процессов. В противном случае ожидания могут сильно отличаться от полученного результата автоматизации.

При этом важно иметь еще при выборе системы понимание, какие процессы можно автоматизировать в перспективе. Иначе можно на этапе развития столкнуться с ограничениями функциональности и развитие текущей системы может оказать значительно дороже, чем отказ от избыточной функциональности других систем на этапе сравнения.

Григорий Меньших 16 сентября 2020 г. 11:45  

 Отличная статья, спасибо!

Действительно отказываться от бумаги и переходить в цифру это правильно. Так и надо действовать. Есть много плюсов и минусов данного перехода. В статье приведены плюсы цифровизации процесса:

Цифровизация и автоматизация рутинных операций в HR многократно снижает трудозатраты специалистов. Вместе с этим:
1.     HR-процессы ускоряются.
2.     Они становятся прозрачными.
3.     Благодаря электронному кадровому делопроизводству компании экономят на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.

Вопрос по второму пункту: Они становятся прозрачными. Для кого становятся? Для работодателя или сотрудника? И в чем заключается эта прозрачность?

Заранее, спасибо!

 

Карина Кассис 18 сентября 2020 г. 09:37  
 Отличная статья, спасибо!

Благодарю!

Вопрос по второму пункту: Они становятся прозрачными. Для кого становятся? Для работодателя или сотрудника? И в чем заключается эта прозрачность?

Процессы становятся прозрачными для всех участников.

Прозрачный, значит, открытый, понятный. Это процесс, который можно контролировать, повышая тем самым его управляемость и вероятность успешного завершения.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев