Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Государство и электронный документооборот

Электронный кадровый документооборот. Чего ждать от государства в 2021 году?

  0 комментариев Добавить в закладки

Богатый на сюрпризы 2020-й привнёс много нового в нашу жизнь и вызвал необратимые изменения не просто на уровне личного и общественного, но и в масштабе государства и законов — особенно в трудовой сфере. Оказалось, что ходить на работу не обязательно (как бы двусмысленно это ни звучало) — на ней можно присутствовать, оставаясь дома. И если ранее об этом знали только фрилансеры и мамы в декрете, то в ушедшем году с удалёнкой познакомилось абсолютное большинство трудящихся.

С 1 января в России легализована дистанционная занятость для классических работников, трудоустроенных «стационарно». Мы расспросили экспертов, каких перемен ждать в 2021-м, что ещё рассматривают депутаты и что планирует государство в сфере кадров и трудовых отношений.

Действительно нужные поправки

Бумажные документы в кадрах ярко показали свою неуместность и архаичность именно в период карантинных ограничений. Из-за бумажного документооборота и необходимости получать «живые» подписи работников в период пандемии серьезно затруднялось оформление любого кадрового события.

Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum:

«Сегодня бумажные документы в кадрах — невероятный анахронизм, и цифровизация этой области не только необходима, она логична и естественна. Изменения в законодательстве назрели давно. Документы подписываются в цифровом виде в самых разных сферах: в банках, при сдаче налоговой отчетности, в сделках по продаже недвижимости. Одновременно гигантская с точки зрения документооборота сфера трудовых отношений долгое время оставалась не у дел. Хорошо, что ситуация начала меняться».

Юлия Попова, эксперт сервиса Контур.Диадок, соглашается, что изменения были необходимы и бизнес их ждал: «К переходу на электронные кадровые документы готовы и участники государственного эксперимента, и компании, которые во время пандемии перевели штат на удалённую работу. Теперь в законе закреплен порядок электронного документооборота между работодателем и сотрудниками, упростилась сама процедура по переходу на кадровый ЭДО с удалёнными сотрудниками».

Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг», перечисляет важные нововведения трудового законодательства:

«Разрешается применять со стороны сотрудника усиленную неквалифицированную и простую электронные подписи. Ранее компаниям приходилось покупать квалифицированные подписи для дистанционных сотрудников и обновлять их ежегодно, что делало процесс перехода «в цифру» очень дорогим или даже неокупаемым. Сейчас преобладающая часть работников компаний продолжает работать удалённо, и этот формат сохранится ещё долго».

Кабы не было волны

Пандемия бесспорно стала катализатором цифровизации кадровых документов. Логично поинтересоваться: а были бы изменения столь же стремительными в условиях привычной экономической и социальной активности? Строить прогнозы — дело неблагодарное, куда хуже описывать события в сослагательном наклонении, когда они уже не произошли. Но мы попробуем.

Второй эксперимент Минтруда был назначен на 2020-й год и должен был стартовать уже 1 января. Ковидные вызовы сдвинули начало мероприятия на апрель. Можно предположить, что без карантина участвовать в нём пожелало бы меньше компаний. Однако цели изначально лежали в плоскости законодательных изменений, и эксперимент планировали увенчать прямыми разрешениями электронного взаимодействия в отношениях работников и работодателей.

Гузель Муллахметова напоминает, что тенденция кадровой цифровизации появилась задолго до пандемии и экспериментов Минтруда: «Крупные компании переводили кадровые процессы в электронный вид, не дожидаясь прямого законодательного разрешения. Подспорьем такому прогрессивному подходу послужили широкая трактовка ТК и 63-ФЗ, а также судебная практика применения электронных документов. Бизнес понимает выгоды цифровизации: централизованное хранение документов и быстрый поиск позволяют лучше ориентироваться в ситуации и реагировать на изменения оперативнее. Важно, что сегодня участники эксперимента вносят свои предложения по совершенствованию трудового законодательства, то есть непосредственно влияют на него».

Юлия Попова среди важных отличий нового эксперимента называет возможность вступить в него всех желающих:

 «Это положительно повлияло на отношение компаний к кадровому ЭДО. У рынка появилось больше доверия к кадровым электронным документам. Было понятно, что следующим шагом станет поддержка на законодательном уровне».

Не всё так однозначно?

На любое «почему» можно дать вполне обоснованный ответ про исторически сложившуюся практику, однако вряд ли это поможет найти истину. Тот факт, что появившаяся ещё 10 лет назад электронная подпись оставалась «непригодной» для сферы трудовых отношений вплоть до 2020-го, говорит о системности проблемы — о множестве факторов, влияющих на кадровую цифровизацию.

По мнению Гузель Муллахметовой, за все эти годы не было достаточного по силе драйвера развития трудового законодательства. Любые изменения вносились с опасениями. Единственное положение о цифровом взаимодействии касалось только дистанционных работников и не менялось с 2013-го года до недавнего времени.

«Многое можно было сделать за прошедшие 7 лет, однако активно этой сферой не занимались и не задумывались до принятия нацпрограммы «Цифровая экономика». В приоритете оставались задачи цифровизации во благо эффективности бизнеса, взаимодействия государства с бизнесом (в части налогового контроля и пр.), а об удобстве работников особо не задумывались.

Реальные факторы, тормозящие развитие — отсутствие законодательной базы для цифрового взаимодействия компаний со стационарными сотрудниками, а также вопросы архивного хранения электронных кадровых документов», — добавляет Гузель Муллахметова.

Так как сам Минтруд всегда смотрел на цифровизацию с опасением, то и бизнес относился к ней с недоверием. Антон Бобров в числе факторов, тормозивших перемены, называет отсутствие законодательной базы по подписанию кадровых документов в электронном виде, недоверие сотрудников к ЭП и высокую стоимость квалифицированных подписей.

Стоит напомнить, что в 2018-м году уже проходил первый эксперимент Минтруда, а сегодня мы видим, что второй этап каких-то новых глобальных проблем не выявляет — изменения в трудовое законодательство могли быть внесены еще два года назад.

Руководитель отдела развития ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia Павел Шалагинов считает, что, хотя технологическая готовность сегодня намного выше, чем несколько лет назад, не менее важна методологическая и правовая подкованность подрядчика:

«Гораздо важнее уметь правильно выстроить процесс и доказать свою точку зрения, что для многих поставщиков ИТ-решений оказывается непростой задачей. Когда работодатель точно знает, что находится в рамках правового поля, он чувствует себя более уверенно при любых проверках и спорных ситуациях. Сейчас практики судов и проверок сформированы не до конца».

Юлия Попова среди препятствий на пути кадровой цифровизации называет трепетное отношение государства к правам работников: «Государство не было готово принудительно переводить документы работников в электронный вид, как это произошло с бухгалтерскими документами, – отмечает она. – Начиная с 2017-го года в Правительстве создано несколько рабочих групп, где над проблемой совместно работали чиновники и крупнейшие компании-работодатели, в том числе СКБ Контур. И именно такой состав экспертов позволил найти баланс, чтобы соблюсти права работников и сделать удобно бизнесу».

По словам эксперта, сейчас стоп-факторов для перевода кадровых документов в электронный вид практически не осталось, по крайней мере, пока длится пандемия, которая является достаточным законным основанием для развития кадрового ЭДО.

Постепенно довести государство до готовности

По давно назревшим изменениям всё ясно. С 1 января вступил в силу 407-ФЗ, регулирующий дистанционную работу. Он значительно упростил взаимодействие работодателей и удалённых работников, позволяя использовать любые виды электронных подписей, а это значительное благо и большой шаг, который ждали компании.

Однако нельзя просто так взять, принять и применить закон в первозданном виде. По сложившейся практике, НПА какое-то время «обкатываются», выясняются нюансы, требующие уточнения. Каких перемен стоит ждать в скором времени?

Гузель Муллахметова и Юлия Попова ожидают распространения положений об электронном взаимодействии на всех работников, не только удалённых, что потребует изменений и в 407-ФЗ, и в смежные законы. Действительно, почему бы не дать возможность всем сотрудникам обмениваться с работодателем электронными документами?

Гузель Муллахметова резонно напоминает, что необходимо обучить новым стандартам регуляторов, и вспоминает недостаточную проработанность вопросов хранения документов:

«Для большей части госинспекций, особенно в региональных представительствах, цифровое взаимодействие — существенное изменение в работе, к которому они не вполне готовы.  Потребуются инструкции, переобучение, повышение квалификации для госинспекций и других контролирующих органов.

Кроме того, мы ждём, что будут урегулированы вопросы хранения электронных документов вообще и кадровых в частности. В этой области остаётся много белых пятен, пока нам приходится ориентироваться на международную практику хранения и некоторые положения российского законодательства».

Павел Шалагинов говорит о неточности терминологии в отношении удалённой или дистанционной работы: «С одной стороны, в трудовом кодексе такой формулировки не существует, и проверяющие органы не могут на неё опираться. Но с другой стороны, сейчас её часто используют в приказах, – уточняет он. – В ближайшее время, скорее всего, будут уточнены характеристики удалённого рабочего места, а также разъяснена система дистанционного взаимодействия работодателя и работника. Пока не совсем ясно, как взаимодействовать с сотрудником, когда он находится дома или в любом другом месте».

Также эксперт считает, что трудовые договоры будут размещаться не только на программном продукте работодателя, но и на единой государственной платформе — так будет проводиться обмен данными со всеми заинтересованными сторонами, включая страховые и пенсионные фонды.

По мнению Антона Боброва, эксперимент по использованию электронных документов, вероятнее всего, будет продлен до июля. По его итогам эксперт ждёт принятия закона, обязывающего компании переходить на электронный кадровый документооборот, поэтому рекомендует уже сейчас переводить работу с кадровыми документами в цифровой вид, не ожидая принудительных мер со стороны государства.

Эксперты едины во мнении, что кадровая цифровизация назрела давно, она необходима. Многие ожидают дальнейших инициатив государства в этом направлении: распространения положений об электронном взаимодействии на всех работников, уточнения формулировок, связанных с удалённым рабочим местом, прояснения вопросов, связанных с хранением электронных кадровых документов, и переобучения контролирующих ведомств.

Сомневающийся бизнес ждёт прямого разрешения от государства, а государство — подсказок, какие белые пятна нужно ещё регламентировать.

 

Читайте также:

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев