Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Нормативные документы и правовые аспекты

Шпаргалка по кадровому документообороту для самых осторожных

  1 комментариев Добавить в закладки

Второй эксперимент Минтруда по кадровому электронному документообороту уже стартовал. Как быстро будут внесены поправки в законодательство по его результатам, предугадать сложно – это непредсказуемо. Но уже сейчас многие компании хотят перевести хотя бы часть кадровых документов «в цифру». Разбираемся, для каких бумаг это правомерно.

Сегодня явно прослеживаются два подхода к автоматизации кадрового документооборота. Первый – проактивный, когда компании не ждут результатов эксперимента Минтруда и переходят на электронный формат практически полностью. Второй – осторожный подход, когда в электронный вид переводятся только те документы, которые явно разрешены текущим законодательством.

Крупные компании с большой численностью сотрудников и внушительным объёмом кадрового документооборота уже не первый год прорабатывают вопросы перехода на ЭДО. Как правило, к анализу подключается команда из HR-специалистов, методологов, юристов, ИТ-специалистов. Такой подход позволяет посмотреть на вопрос комплексно.

К каким выводам приходят такие компании:

  • неоднозначные формулировки трудового законодательства можно трактовать в пользу электронного взаимодействия. Например, «письменная форма» не равно «устная форма», поэтому под первой можно понимать как бумажный, так и электронный документ. Чтобы закрыть требование законодательства ознакамливать сотрудников «под подпись», можно использовать как «живую» подпись, так и электронную.
  • практика прохождения проверок от Государственной инспекции труда в таких компаниях показала, что проверяющим важен сам факт наличия документа. И неважно, в какой форме этот документ существует – бумажной или электронной;
  • даже если всем работникам раздать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), ежегодные затраты на покупку сертификатов окупятся за счёт снижения издержек, связанных с трудозатратами на оформление, согласование, подписание документов, ознакомление с ними и их пересылку. Если использовать простую подпись (ПЭП) или усиленную неквалифицированную (УНЭП), затраты будут ещё меньше.

Что важно: компании с проактивным подходом думают о выгоде от перехода на кадровый ЭДО не только для компании, но и для своих сотрудников. Они заботятся о том, чтобы у работников всегда был доступ к их документам в электронном виде, и неважно, офисные ли это специалисты или «синие воротнички».

Пути экономии, в том числе при работе с кадровыми документами, ищут все. Поэтому далее рассмотрим самый осторожный с точки зрения законодательства подход к переводу документов HR в «цифру», когда неоднозначные формулировки законодательства трактуются без рисков для компании.

Уже сейчас Трудовой кодекс РФ (ТК) позволяет для дистанционных работников вести кадровые документы полностью в электронном виде при использовании УКЭП. Для «стационарных» сотрудников такого разрешения нет, но ведь их в организациях больше всего. Поэтому далее в статье будут рассмотрены примеры основных документов с точки зрения оформления именно для «стационарных» работников. Можно условно выделить 3 группы кадровых процессов и документов:

  • документы, в отношении которых законодательство требует письменную форму, под которой при осторожном подходе понимается именно бумажный оригинал;
  • в рамках одного кадрового процесса часть документов должна быть только на бумаге, часть разрешается вести в электронном виде;
  • HR-процессы, которые никак явно не регулируются ТК и их уже можно полностью переводить в электронную форму.

Кадровые документы. Что оформлять в письменном виде?

На бумаге остаются критичные документы, по которым высок риск судебных разбирательств.

Трудоустройство

Документы, оформляемые на стадии трудоустройства, на данный момент должны целиком вестись в письменной форме:

Документ

НПА

Заявление о приёме на работу

Ст. 65 ТК содержит список обязательных при приёме на работу документов, заявления в списке нет. Поэтому коммерческим организациям рекомендуется отказаться от использования этого документа. 

Для государственных структур допускается ведение только в бумажной форме: Указ Президента РФ от № 609 требует прикладывать к личному делу письменное заявление работника с просьбой о поступлении на гражданскую службу.

Согласие на обработку персональных данных

Отдельные пункты ст. 86 ТК говорят о том, что согласие на обработку персональных данных должно быть получено от работника в письменном виде.

Для сокращения количества бумаг можно включить согласие на обработку персональных данных как отдельный пункт в текст трудового договора.

Трудовой договор

Ст. 67 ТК: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя».

Приказ (распоряжение) о приёме на работу

Ст. 68 ТК требует ознакамливать работника с приказом (распоряжением) о приёме под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

 

Личная карточка

Постановление Госкомстата РФ №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учёту труда и его оплаты» содержит форму карточки, которая сейчас необязательна к ведению на предприятиях. Но ч. 4 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и письмо Роструда № ПГ/1487-6-1 явно говорят о том, что работодатели обязаны вести личную карточку, которая должна содержать все реквизиты формы Т-2, среди которых есть и личные подписи сотрудника.

При этом известны примеры, когда организации хранят данные личной карточки исключительно в электронном виде. На бумагу личные карточки выводятся перед увольнением, когда сотрудник расписывается сразу в нескольких местах этого документа. К такому способу работы с личными карточками у Роструда нет претензий.

Работа сверхурочно, в выходные дни

Ещё одна сфера, в которой упоминается письменная форма.

Документ

НПА

Приказ о привлечении к работе в выходные и праздничные дни

Ст. 113 ТК: «Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя с письменного согласия работника».

 

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Ст. 99 ТК: «Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия»

Бумаги, от которых можно частично отказаться

Перевод сотрудника

Да, для всех документов, которые появляются в этом процессе, упоминается письменная форма. Но в отличие от процесса приёма, сотрудник уже работает в системе электронного документооборота предприятия. Это позволяет как минимум запустить процесс согласования заявления на перевод в электронном виде. Условия дополнительного соглашения также можно согласовывать без бумаг, что ускоряет процесс перевода в целом. После согласования документы печатаются и отправляются на подписание «живыми» подписями для соблюдения требований законодательства.

Документ

НПА

Заявление о переводе

Ст. 72.1 ТК требует обязательного оформления «письменного согласия» работника на перевод.

Заявление не требуется только в исключительных ситуациях, например, для предотвращения несчастных случаев, катастроф и т.д.

 

Дополнительное соглашение

Ст. 72 ТК: «Соглашение об изменении определённых сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме».

Приказ о переводе

Как и в случае с личной карточкой, приказ о переводе содержит реквизит – личную подпись сотрудника. Обязательность реквизита закрепляется и письмом Роструда № ПГ/1487-6-1.

Увольнение без бумаг

Документы, рождаемые в этом процессе, частично можно перевести в электронный вид.

Документ

В электронной форме?

НПА

Уведомление о прекращении срочного трудового договора

Нет

Ст. 79: «О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме».

Заявление об увольнении

Да

Ст. 80 ТК обязывает работника предупреждать работодателя о предстоящем увольнении в письменной форме. Но! Существует судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.10.2014 № 33-16698/2014), когда суд встал на сторону работника, который направил заявление об увольнении по электронной почте.

Приказ об увольнении

Нет

Ст. 84.1 ТК требует, чтобы с приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска в электронном виде

Отпуск каждого сотрудника сопровождается оформлением большого количества бумаг:

Документ

В электронной форме?

НПА

График отпусков

Да

График отпусков является локальным нормативным актом – ЛНА (ст. 123 ТК). При этом ст. 22 обязывает работодателя «знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью».

Однако если изучить судебную практику, становится понятно – в России можно ознакамливать сотрудника с ЛНА полностью в электронном виде.

Уведомление о приближении отпуска по графику

Нет

Ст. 123 ТК требует извещать работника о времени начала отпуска под подпись.

Заявление о переносе отпуска или на отпуск без сохранения заработной платы

Нет

Для таких заявлений в ТК сказано: «по письменному заявлению работника» (ст. 124 и 128).

Приказ о предоставлении отпуска

Нет

Как и в случае с личной карточкой, приказ о предоставлении отпуска содержит реквизит – личную подпись сотрудника. Обязательность реквизита закрепляется письмом Роструда № ПГ/1487-6-1.

Перенос отпуска

Нет

Ст. 124 ТК допускает перенос отпуска только по письменному заявлению работника.

Законодательство не накладывает никаких ограничений на организацию планирования отпусков. В организации этого процесса работодатели свободны! При использовании цифровизации (например, ECM-системы) работодатели могут:

  • своевременно сформировать график отпусков (ст. 123 ТК) за счёт автоматического контроля сроков планирования;
  • переложить мониторинг выполнения требований ТК по длительности отпусков, наличию дополнительных отпусков для отдельных категорий работников и т.д. на систему, исключить ошибки из-за человеческого фактора;
  • автоматически контролировать возможные пересечения отпусков сотрудников одного отдела/департамента;
  • формировать спланированный график отпусков как документ в пару кликов;
  • автоматически создавать уведомления о приближении дат отпуска для сотрудников, контролировать сроки ознакомления с таким уведомлением.

Какие кадровые документы можно переводить в электронный вид

Ознакомление с ЛНА

С одной стороны, ТК требует делать это под подпись.

Документ

НПА

Локальные нормативные акты

Ст. 22 ТК обязывает работодателя «знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью».

С другой стороны, суды уже сейчас встают на сторону работодателей, которые переводят ознакомление с ЛНА в электронный вид с использованием электронной почты (Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу № 33-1126) и при использовании ПЭП со стороны сотрудников (Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу № 2-1091/14).

Для тех работодателей, кто не готов сейчас рисковать, есть возможность внедрить промежуточный вариант с частичной автоматизацией, когда взаимодействие с сотрудниками организовано в электронном виде, но подписи в листе ознакомления собираются по старинке – на бумаге. Вариантов реализации может быть несколько.

Командировки

Лишь небольшая часть подтверждающих документов, появляющихся в этом процессе, может оставаться в бумажной форме. Всё остальное можно смело вести в электронном виде.

Документ

Можно вести в электронной форме?

НПА

Приказ о направлении в командировку/служебное задание

Да

В п. 3 Постановления Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» сказано: «Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя». Указание ознакамливать работника с решением работодателя отсутствует.

Авансовые отчёты

Да

Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты в электронном виде.

Подтверждающие документы к авансовым отчётам

Частично

Подтверждающие документы, изначально созданные в электронном виде, бухгалтерия имеет право принимать к учёту в электронной форме. Бумажные документы передаются в бухгалтерию в оригинале. Подробнее – Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?

Организация командировок и согласование авансовых отчётов – одна из часто автоматизируемых областей, особенно в компаниях с территориально-распределённой структурой и большим количеством поездок. Причём под автоматизацию «попадают» не только требуемые законодательством документы, но и связанные с процессом задачи.

Например, группа компаний «Миррико» использует связку нескольких ИТ-продуктов: чат-бот, трэвел-сервисы, СЭД, учётная система. Сотрудник, который едет в командировку, работает в основном только с чат-ботом – с его помощью инициирует согласование командировки, выбирает билеты, информация о которых автоматически поступает в чат-бот от трэвел-сервиса, прикладывает подтверждающие документы во время командировки. Система используется для согласования командировки, в том числе происходит автоматический контроль лимитов. Вся необходимая учётная информация передается в учётную систему. Такой подход позволил подключить к процессу всех сотрудников, снизить длительность и трудоёмкость процесса оформления командировок и авансовых отчётов.

В группе компаний «Р-ФАРМ» в согласовании авансовых отчётов участвуют сотрудники разных и отдалённых друг от друга офисов. Для согласования бумажного авансового отчёта и его возврата на доработку ранее использовалась служба доставки. Это затягивало процесс, а иногда приводило к потерям документов. Группа компаний перевела согласование авансовых отчётов в систему. Теперь служба доставки используется только после завершения согласования авансового отчёта и только для пересылки тех подтверждающих документов, которые согласно законодательству должны оставаться на бумаге.

Подбор кандидатов, оценка персонала

Эти процедуры никак не регламентируются ТК, поэтому могут проводиться на 100% в электронном виде.

Так, АО «РПКБ», АО КБ «ЮНИСТРИМ» и «Банк Казани» оптимизировали работу HR-служб по подбору сотрудников. Интеграция истемы с электронной почтой, hr-системами, hr-порталами позволила:

  • вести реестр заявок на сотрудников, в том числе собирать статистику по исполнению заявок;
  • заполнять базу кандидатов с привязкой всех документов (резюме, результаты тестирования, протоколы встреч с кандидатом и т.д.), вести «резервную» базу кандидатов;
  • планировать этапы работы с кандидатами и своевременно напоминать сотруднику HR о необходимости проведения работ;
  • быстро отправлять письма кандидатам;
  • ускорить процесс рассмотрения кандидата, согласования выхода нового сотрудника на работу.

ООО «Локотех» с помощью решения, разработанного на базе системы Directum, оптимизировали процесс оценки персонала. Решение позволяет:

  • спланировать оценку сотрудников, сформировать шаблоны для этой процедуры;
  • автоматически контролировать сроки проведения оценки и согласования результатов;
  • фиксировать итоги в системе Directum с целью дальнейшей обработки руководителями;
  • автоматически рассчитывать рейтинги сотрудников;
  • работать с KPI сотрудников: ставить цели, отслеживать их выполнение.

Электронный кадровый документооборот. Что уже можно?

Даже при осторожном подходе рекомендуем:

  • перевести в электронный вид согласование кадровых документов. Это ускорит работу даже с теми документами, которые в конечном счёте должны оказаться на бумаге с «живыми» подписями. Процесс будет готов к полному переводу в «цифру»: после внесения поправок в законодательство достаточно будет прекратить печатать документы;
  • перед переводом документов, которые можно вести полностью в электронном виде и для которых разрешено подписание ПЭП со стороны сотрудника (например, авансовые отчеты), разработать, утвердить внутреннее «Соглашение об использовании электронной подписи», ознакомить сотрудников с ним под «живую» подпись на бумаге. Подробнее о порядке работ можно прочитать в статье Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Айрат Сибгатуллин 29 июня 2020 г. 16:15  

Несмотря на то, что пока не все кадровые документы можно перевести полностью в электронный вид, можно уверенно говорить о том, что львиную долю бумажной волокиты можно сокращать уже сейчас. Взяв только ознакомление с ЛНА и командировки, мы уже получаем огромный пласт работ, который можно увести в "цифру". И здесь отказ от бумаги уже не самоцель: на первое место выходит ускорение внутренних процессов (и, как следствие, удешевление). Спасибо за обзор, было интересно.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев