Шпаргалка по кадровому документообороту для самых осторожных

Второй эксперимент Минтруда по кадровому электронному документообороту уже стартовал. Как быстро будут внесены поправки в законодательство по его результатам, предугадать сложно – это непредсказуемо. Но уже сейчас многие компании хотят перевести хотя бы часть кадровых документов «в цифру». Разбираемся, для каких бумаг это правомерно.

Сегодня явно прослеживаются два подхода к автоматизации кадрового документооборота. Первый – проактивный, когда компании не ждут результатов эксперимента Минтруда и переходят на электронный формат практически полностью. Второй – осторожный подход, когда в электронный вид переводятся только те документы, которые явно разрешены текущим законодательством.

Крупные компании с большой численностью сотрудников и внушительным объёмом кадрового документооборота уже не первый год прорабатывают вопросы перехода на ЭДО. Как правило, к анализу подключается команда из HR-специалистов, методологов, юристов, ИТ-специалистов. Такой подход позволяет посмотреть на вопрос комплексно.

К каким выводам приходят такие компании:

• неоднозначные формулировки трудового законодательства можно трактовать в пользу электронного взаимодействия. Например, «письменная форма» не равно «устная форма», поэтому под первой можно понимать как бумажный, так и электронный документ. Чтобы закрыть требование законодательства ознакамливать сотрудников «под подпись», можно использовать как «живую» подпись, так и электронную.
• практика прохождения проверок от Государственной инспекции труда в таких компаниях показала, что проверяющим важен сам факт наличия документа. И неважно, в какой форме этот документ существует – бумажной или электронной;
• даже если всем работникам раздать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), ежегодные затраты на покупку сертификатов окупятся за счёт снижения издержек, связанных с трудозатратами на оформление, согласование, подписание документов, ознакомление с ними и их пересылку. Если использовать простую подпись (ПЭП) или усиленную неквалифицированную (УНЭП), затраты будут ещё меньше.

Что важно: компании с проактивным подходом думают о выгоде от перехода на кадровый ЭДО не только для компании, но и для своих сотрудников. Они заботятся о том, чтобы у работников всегда был доступ к их документам в электронном виде, и неважно, офисные ли это специалисты или «синие воротнички».

Уже сейчас Трудовой кодекс РФ (ТК) позволяет для дистанционных работников вести кадровые документы полностью в электронном виде при использовании УКЭП. Для «стационарных» сотрудников такого разрешения нет, но ведь их в организациях больше всего. Поэтому далее в статье будут рассмотрены примеры основных документов с точки зрения оформления именно для «стационарных» работников. Можно условно выделить 3 группы кадровых процессов и документов:

• документы, в отношении которых законодательство требует письменную форму, под которой при осторожном подходе понимается именно бумажный оригинал;
• в рамках одного кадрового процесса часть документов должна быть только на бумаге, часть разрешается вести в электронном виде;
• HR-процессы, которые никак явно не регулируются ТК и их уже можно полностью переводить в электронную форму.

Кадровые документы. Что оформлять в письменном виде?

На бумаге остаются критичные документы, по которым высок риск судебных разбирательств.

Трудоустройство

Документы, оформляемые на стадии трудоустройства, на данный момент должны целиком вестись в письменной форме:

Работа сверхурочно, в выходные дни

Ещё одна сфера, в которой упоминается письменная форма.

Бумаги, от которых можно частично отказаться

Перевод сотрудника

Да, для всех документов, которые появляются в этом процессе, упоминается письменная форма. Но в отличие от процесса приёма, сотрудник уже работает в системе электронного документооборота предприятия. Это позволяет как минимум запустить процесс согласования заявления на перевод в электронном виде. Условия дополнительного соглашения также можно согласовывать без бумаг, что ускоряет процесс перевода в целом. После согласования документы печатаются и отправляются на подписание «живыми» подписями для соблюдения требований законодательства.

Увольнение без бумаг

Документы, рождаемые в этом процессе, частично можно перевести в электронный вид.

Отпуска в электронном виде

Отпуск каждого сотрудника сопровождается оформлением большого количества бумаг:

Законодательство не накладывает никаких ограничений на организацию планирования отпусков. В организации этого процесса работодатели свободны! При использовании цифровизации (например, ECM-системы) работодатели могут:

• своевременно сформировать график отпусков (ст. 123 ТК) за счёт автоматического контроля сроков планирования;
• переложить мониторинг выполнения требований ТК по длительности отпусков, наличию дополнительных отпусков для отдельных категорий работников и т.д. на систему, исключить ошибки из-за человеческого фактора;
• автоматически контролировать возможные пересечения отпусков сотрудников одного отдела/департамента;
• формировать спланированный график отпусков как документ в пару кликов;
• автоматически создавать уведомления о приближении дат отпуска для сотрудников, контролировать сроки ознакомления с таким уведомлением.

Какие кадровые документы можно переводить в электронный вид

Ознакомление с ЛНА

С одной стороны, ТК требует делать это под подпись.

С другой стороны, суды уже сейчас встают на сторону работодателей, которые переводят ознакомление с ЛНА в электронный вид с использованием электронной почты (Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу № 33-1126) и при использовании ПЭП со стороны сотрудников (Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу № 2-1091/14).

Для тех работодателей, кто не готов сейчас рисковать, есть возможность внедрить промежуточный вариант с частичной автоматизацией, когда взаимодействие с сотрудниками организовано в электронном виде, но подписи в листе ознакомления собираются по старинке – на бумаге. Вариантов реализации может быть несколько.

Командировки

Лишь небольшая часть подтверждающих документов, появляющихся в этом процессе, может оставаться в бумажной форме. Всё остальное можно смело вести в электронном виде.

Организация командировок и согласование авансовых отчётов – одна из часто автоматизируемых областей, особенно в компаниях с территориально-распределённой структурой и большим количеством поездок. Причём под автоматизацию «попадают» не только требуемые законодательством документы, но и связанные с процессом задачи.

Например, группа компаний «Миррико» использует связку нескольких ИТ-продуктов: чат-бот, трэвел-сервисы, СЭД, учётная система. Сотрудник, который едет в командировку, работает в основном только с чат-ботом – с его помощью инициирует согласование командировки, выбирает билеты, информация о которых автоматически поступает в чат-бот от трэвел-сервиса, прикладывает подтверждающие документы во время командировки. Система используется для согласования командировки, в том числе происходит автоматический контроль лимитов. Вся необходимая учётная информация передается в учётную систему. Такой подход позволил подключить к процессу всех сотрудников, снизить длительность и трудоёмкость процесса оформления командировок и авансовых отчётов.

В группе компаний «Р-ФАРМ» в согласовании авансовых отчётов участвуют сотрудники разных и отдалённых друг от друга офисов. Для согласования бумажного авансового отчёта и его возврата на доработку ранее использовалась служба доставки. Это затягивало процесс, а иногда приводило к потерям документов. Группа компаний перевела согласование авансовых отчётов в систему. Теперь служба доставки используется только после завершения согласования авансового отчёта и только для пересылки тех подтверждающих документов, которые согласно законодательству должны оставаться на бумаге.

Подбор кандидатов, оценка персонала

Эти процедуры никак не регламентируются ТК, поэтому могут проводиться на 100% в электронном виде.

Так, АО «РПКБ», АО КБ «ЮНИСТРИМ» и «Банк Казани» оптимизировали работу HR-служб по подбору сотрудников. Интеграция истемы с электронной почтой, hr-системами, hr-порталами позволила:

• вести реестр заявок на сотрудников, в том числе собирать статистику по исполнению заявок;
• заполнять базу кандидатов с привязкой всех документов (резюме, результаты тестирования, протоколы встреч с кандидатом и т.д.), вести «резервную» базу кандидатов;
• планировать этапы работы с кандидатами и своевременно напоминать сотруднику HR о необходимости проведения работ;
• быстро отправлять письма кандидатам;
• ускорить процесс рассмотрения кандидата, согласования выхода нового сотрудника на работу.

ООО «Локотех» с помощью решения, разработанного на базе системы Directum, оптимизировали процесс оценки персонала. Решение позволяет:

• спланировать оценку сотрудников, сформировать шаблоны для этой процедуры;
• автоматически контролировать сроки проведения оценки и согласования результатов;
• фиксировать итоги в системе Directum с целью дальнейшей обработки руководителями;
• автоматически рассчитывать рейтинги сотрудников;
• работать с KPI сотрудников: ставить цели, отслеживать их выполнение.

Электронный кадровый документооборот. Что уже можно?

Даже при осторожном подходе рекомендуем:

• перевести в электронный вид согласование кадровых документов. Это ускорит работу даже с теми документами, которые в конечном счёте должны оказаться на бумаге с «живыми» подписями. Процесс будет готов к полному переводу в «цифру»: после внесения поправок в законодательство достаточно будет прекратить печатать документы;
• перед переводом документов, которые можно вести полностью в электронном виде и для которых разрешено подписание ПЭП со стороны сотрудника (например, авансовые отчеты), разработать, утвердить внутреннее «Соглашение об использовании электронной подписи», ознакомить сотрудников с ним под «живую» подпись на бумаге. Подробнее о порядке работ можно прочитать в статье Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?