Электронная почта - инструмент для согласования?
Можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM-систему. Так и добраться из точки А до точки В можно на велосипеде, а не на автомобиле.
Вопрос читателя: Для организации системы согласования нельзя ли обойтись обычной электронной почтой? Зачем нужна ECM-система?
Электронная почта – может быть использован как инструмент для согласования. Можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM-систему. Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом. Из точки А до точки В можно добраться на велосипеде. На свежем воздухе, не спеша и не затратив средств на приобретение автомобиля.
Но, есть несколько ограничений. Затрону лишь некоторые:
● 
порой, из точки А в точку В необходимо добраться быстрее.
Не за час, а например за 15 минут, но преодолеть такое расстояние на велосипеде
за это время просто невозможно;
● расстояние от точки А до точки В может оказаться настолько большим, что на велосипеде этот путь можно просто не преодолеть;
● может пойти дождь и за поворотом вас может окатить водой невнимательный водитель;
● после дороги желательно принять душ, что не в каждой точке В предусмотрено;
● порой, в точке В надо быть в галстуке и в отглаженном костюмчике;
● летом жарко, а кондиционер на велосипеде не предусмотрен;
● зимой по гололеду сложно ездить, да и холодно;
● без присмотра велосипед не оставишь, а в точке В не всегда есть оборудованная парковка.
Также ограничения есть и при использовании электронной почты при согласовании того или иного документа. Вот лишь наиболее важные и критичные:
● нет возможности повлиять на исполнительскую дисциплину, так как нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования. Нет прозрачности процессов и уведомлений ответственным лицам и контролерам при нарушении сроков согласования
● сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте, либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования;
● отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве;
● переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов;
● нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью.
Конечно же, автомобиль требует средств на амортизацию, на бензин, на приобретение самого автомобиля и ремонт в случае поломки. Но автовладельцы меня поймут, если я скажу, что эти затраты с лихвой окупаются мобильностью, удобством и комфортом от владения.
Но и автомобили бывают разные, как и системы электронного документооборота. На рынке можно найти на любой вкус: от отечественной «шестерки» до Bentley. Все зависит от средств, желания и необходимости.
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Комментарии 19
Так их и в ECM-системе нет автоматически. Отчеты - это серьезный труд программистов. Логично, что их надо делать, платить за разработку и т.д. Другое дело, что в ECM-системе с хорошей платформой это часто бывает проще, чем при отсутствии хоть каких-то платформ.
"Невозможно" - это, конечно же, неправда. Но сложнее (причем на порядки, а не в разы) - это безусловно.
А что такое "поручение" в терминологии работы с электронной почтой? Я такой термин только в мощных ECM встречал.
И это говорит бывший сисадмин? Ай-ай-ай. Конечно же, концы просто так не удалить. Все протоколируется и хранится.
Здравствуйте, приехали. А какое отношение транспорт имеет к редактированию и подписанию документов? Это вообще не его дело.
Думаю основная проблема этой статьи проистекает как раз из последнего пункта. Сравнение одного только транспорта с ECM-системой, конечно же, некорректно. Если в компании нет ECM-системы, то обязательно следует рассмотреть, что у них есть кроме почты (т.е. транспорта). Портал? Google Docs? Офисные пакеты? Exchange?
Как это часто бывает, все аналогии заведомо ложные. :(
Как уже абсолютно верно спросил Андрей: а что мы подразумеваем под "электронной почтой"? Если это простой smtp/pop3 сервер, то да, много от него требовать не приходится. Однако, если речь идет о системе на базе, например, Exchange + Outlook + AD + AD RM, то расклад будет уже совсем другой.
Я согласен, что для сложных процессов и регламентов одна лишь почта - не самый лучший выбор. И это еще мягко говоря! Однако согласование согласованию рознь. Так что приведенные ограничения в некоторых случаях надуманы, а местами и вовсе ложны (собственно, Андрей все перечислил - повторять нет смысла).
Однако, для полноты картины, необходимо рассмотреть ограничения и ECM по отношению к почте:
ECM практически всегда, это внутренняя закрытая система, к которой не имеют доступа внешние пользователи: клиенты, партнеры, ... Значит, если согласование предполагает участие внешних пользователей, все равно придется использовать почту (и работать сразу в 2-х системах, или отказаться для данного процесса от использования ECM)
Почта имеет очень низкий порог вхождения в плане цены. Для маленькой компании не зазорно использовать e-mail на публичных сервисах. Или заплатить небольшие деньги и иметь собственный домен и большое (а то и неограниченное) число ящиков для разных нужд.
Если этого не хватает, можно арендовать полноценный хостинг того же Exchange, по вполне приемлемым ценам. Например, Exchange Online от Microsoft будет стоить от 130 руб/месяц на пользователя (и я думаю, это еще не самый дешевый вариант). Много ли ECM систем могут похвастаться подобными тарифами?
Почта, инструмент, который не требует освоения. Т.е. конечно же, как и все другие системы почта требует обучения. Но, для большинства работадателей это не будет ничего стоить. Почему? А много ли вы найдете сейчас офисных пользователей, не умеющих отправить электронное письмо?
И наоборот, а много ли найдете пользователей уже владеющих определенной ECM-системой?
Почта изначально строилась на открытых стандартах. Что это дает пользователю (компании)? А то, что практически любая система, генерирующая документы, умеет работать (как минимум отправлять документы, а зачастую еще и кучу другой информации) по почте, что называется "из коробки".
А вот за интеграцию ECM с любой другой системой (даже если эта интеграция будет ограничена тем же незамысловатым "положить документ и отправить на согласование") почти наверняка придется заплатить отдельно.
Ой-ой-ой, как же нет-то? Вот тут можно почитать об использовании ЭП в электронной почте. Другое дело, что для корректной работы принимающей стороны с установленными на письмо (и вложение) ЭП должен соблюдаться ряд дополнительных условий, но он точно так же должен соблюдаться и при использовании ECM. Так что очень уж спорное ограничение.
Совершенно верно, причем это только 1 вариант - когда подписывается все отправленное сообщение (а не только вложенный документ). Но он, пожалуй, самый распространенный, т.к. не требует (после настройки) никаких дополнительных усилий - все письма будут подписываться автоматом.
Другой вариант - внедрять подпись в сам документ. Практически все распространенные офисные приложения это позволяют.
Вроде как достаточно, чтобы у принимающий стороны был сертификат удостоверяющего центра, выдавшего ключ отправителю, т.е. не так и много. Я даже встречал реализации ЭЦП в некоторых ECM, которые требовали даже большего (например, ведения реестра всех используемых сертификатов в самой ECM).
Михаил, именно. Для пущей верности можно подписать документ, средствами того же MS Word, вложить его в письмо MS Outlook и "запечатать" письмо ещё одной ЭП.
Касаемо условий, если я не ошибаюсь, вдобавок к сертификату принимающей стороне необходимо иметь аналогичное отправляющей стороне ПО, тот же КриптоПро к примеру, если подпись ставилась с ним.
Кстати, да, об этом я забыл. :( Наше оригинальное законадательство, не признающее международных алгоритмов криптографии ставит здесь подножку.
Я бы рекомендовал делать именно так - т.к. меньше проблем с тем как хранить подписанный документ (если подписывать только письмо, то придется хранить всегда полное сообщение).
Тем временем в Соединенных Штатах - это место дремучее, там только и думают, чтобы работать эффективно да деньги зарабатывать, и не понимают всей красоты поручений да резолюций в 32 этажа, ЭЦП в три слоя и сложных регламентов - там электронная почта как раз является самым популярным инструментом согласования... :)
Ой, они вообще странные люди, у них даже Операторов ЭДО нету!
P.S. Прошу прощения, не удержался :)
Между прочим, на самом деле дремучее. Вы вспомните, что у них в телекоме творилось года 3-4 назад, до того, как операторы за ум взялись: казалось что до Европы у них такая пропасть, которую и за 10 лет не сократить. Однако те самые деньги, которые там столь эффективно зарабатывают, были резко направлены в одну точку и очень быстро переломили ситуацию.
Да, периодически слышу такое: а чем СЭД лучше электронной почты в целом и, в частности, MS Outlook? :)
Приходится обычно упирать на:
Может еще кто-то дополнит. :)
Прямо вот так и задают? Без уточнения условий (для кого/каких задач/в какой среде/...)?
Ну тогда можно фантазировать можно практически бесконечно. Например, аргумент "СЭД гораздо выгоднеедля производителя СЭД" под него тоже целиком и полностью подпадает.
Не в тему... Но даже если это единственная выгода вообще (первого уровня), то что плохо? У нас таки общество потребления... заказчик может закатить корпоратив с Басковым, а может купить СЭД. И даже если и то и другое бессмысленно, то пускай уж лучше СЭД. Мне лично программисты приятнее, чем Басков ).
Так что Михаил - не расстраивайтесь так, оно все к лучшему ).
Нет, не плохо, конечно. Только каков интерес потребителя в этом случае?
Собственно, абсурдность аргумента должна была продемонстрировать, что абстрактный вопрос "что лучше" - это бессмысленная полемика. Вы, Виктор, привели пример еще один замечательный пример, показывающий бессмысленность абстрактных рассуждений "как лучше потратить деньги компании на X или Y". Без знания целей и контекста ответить на этот вопрос не возможно.
Но, по-моему, это не значит, что не нужно обсуждать общие вопросы и давать общие советы. Важно, чтобы было общее видение и понимание, что переходе к частностям, все становится сложнее.
Ну как же... программисты - это хороший мультипликатор.
Вот даст, например, хлебозавод, много денег Баскову. Что сделает Басков? Ну купит бентли, например (в выгоде не хлебозавод). Что сделают программисты? Купят хлебушек (в выгоде хлебозавод).
Вывод - СЭД гораздо лучше ).
Andrei Sukach привел для нас понятные преимущества СЭД, но для заказчика они выглядят лозунгами. Лучше просто взять и последовательно рассмотреть процесс согласования в СЭД и в почте. Сразу же станут понятны все преимущества СЭД. Например, делегирование согласования. В СЭД я могу делегировать согласование заместителю и забыть об этом, в почте все равно мне вернется ответ от подчиненного и я уже отпишусь с замечаниями инициатору согласования. И таких удобств даже при поверхностном рассмотрении процессу будет видно очень много.
Коллеги, забыли существенный недостаток почты при согласовании - плодится огромное количество копий документа в хранилище. В СЭД всем согласующим отправляется ссылка на один документ, а в почте каждому своя копия.
Если посчитать, то цифры получаются внушительные. Например, я направляю на 10 согласующих документ в почте, появилось 11 копий документа (1 у меня в исходящей, 10 во входящей у получателей). После того как каждый мне отписался с замечаниями, добавилось еще 20 (!!!) копий документа (у меня 10 входящих и у каждого по одному исходящему). А если согласующий еще и делегировал согласование подчиненному, то появится по 4 дополнительных копии документа на каждое делегирование.
Из этого еще одно следствие - проблема с актуальностью документа, после нескольких пересылок уже не так легко понять - у кого последняя актуальная копия.
Андрей, на мой взгляд, затронул интересную тему. Сначала мы все переносили свои бумажные привычки в СЭД, сейчас продолжаем переносить в эпоху облачных сред взаимодействия какие-то даже не дооблачные, а до-ECM стереотипы. Что в сообщение электронной почты непременно должно быть вставлено вложение, а не гиперссылка. Тот же Google Docs позволит дать согласующим лишь право на комментирование. В СЭД, что оперирует документами, как "черными ящиками", такое, насколько я знаю, делается сложнее.
Что же касается транспорта, то для нерегламентированного согласования может использоваться любой удобный транспорт: почта, Скайп, Линк и т.п. А если в вашей организации засилье типовых маршрутов, то еще не факт, что все из них работают на повышение эффективности компании ;)
Именно так. Если топ-менеджер по скайпу просит меня срочно дать ему ссылку на документ, я прямо там ему и отправлю. И никакой бюрократии с workflow разводить не буду. А он мне прямо в скайп и ответит, есть ли замечания (если есть - они будут в документе).